Roles, acceso y organigrama
Nombrar a los responsables de un departamento, dar acceso al planning y ver el organigrama actualizarse solo.
Cuando organizas un departamento, ahora tres cosas se derivan automáticamente: la función de cada persona, su acceso al sistema (si lo deseas) y su lugar en el organigrama. Ya no hay que escribir nada dos veces.
Los roles dentro de un departamento
Al añadir a un miembro, eliges su rol en el equipo:
- Responsable - dirige el equipo y, una vez nombrado, se sitúa automáticamente por encima de sus miembros en el organigrama.
- Adjunto - apoya al responsable.
- Secretario - lleva el seguimiento del equipo.
- Miembro - sirve en el equipo.
Cada pertenencia crea automáticamente una función ligada al departamento («Responsable Acogida», «Miembro Acogida»…), en el idioma de tu iglesia. No hay que preparar nada de antemano.
Dar acceso al planning
Al añadir a un miembro, la casilla «Dar acceso al planning (ver, aceptar, rechazar)» está marcada por defecto. Otorga a la persona justo el acceso que necesita, según su rol:
- Responsable, Adjunto, Secretario reciben el acceso Responsable de departamento: gestionan los plannings y los informes de su equipo.
- Miembro recibe el acceso Participante: solo ve su planning y acepta o rechaza sus asignaciones. Nada más - sin acceso al directorio ni al resto de la iglesia.
Si la casilla está marcada y la persona tiene un correo, se envía una invitación: aparece «pendiente» en Ajustes → Usuarios. La persona crea su contraseña y accede a su espacio.
Nota: un miembro que ya tiene un rol (tesorero, secretario…) conserva su acceso - el planning ya está abierto para él, no se le añade nada.
El miembro responde a su planning
Una vez conectado, el miembro abre Servicios → Mi planning. Allí ve sus asignaciones próximas y, para cada una, puede:
- Confirmar su disponibilidad.
- Rechazar.
- Proponer un sustituto u otra fecha.
El coordinador ve las respuestas en tiempo real y resuelve los intercambios con un clic.
El organigrama se actualiza solo
Basta con nombrar a un responsable: en el Organigrama (menú Miembros), cada miembro del departamento aparece bajo su responsable, con el color del departamento. Ningún enlace que trazar a mano.
En la página Funciones, las funciones se agrupan por departamento para que la lista siga siendo legible incluso con muchos equipos.
Imprimir el organigrama
El botón Imprimir produce un documento limpio: una rama (departamento / responsable) por página, ajustada para seguir siendo legible sea cual sea el tamaño de tu iglesia, con encabezado (logo, nombre de la iglesia) y pie de página numerado.
Cuando cambia un responsable
- Nombrar a un nuevo responsable degrada al anterior a miembro: conserva el acceso a su planning (Participante) pero ya no gestiona el equipo.
- Retirar a un responsable del departamento le quita el acceso de Responsable si ya no dirige ningún equipo.
Consejo: el acceso es reversible. Siempre puedes volver a conceder o retirar un acceso desde Ajustes → Usuarios.