Suivre vos bénévoles
Voir qui sert, à quel rythme, qui s'essouffle et qui décroche - sans rien saisir en double.
Le planning vous dit qui sert dimanche prochain. Les départements vous disent qui appartient à une équipe. L'écran Bénévoles répond à une troisième question, que ni l'un ni l'autre ne posait : qui sert dans cette église, à quel rythme, et qui appelle un geste de votre part ?
Note: Vous n'avez rien à saisir. Cet écran est entièrement déduit des affectations du planning, des compétences et des indisponibilités déjà enregistrées. Dès qu'une personne est proposée sur un poste, elle apparaît ici.
Ce que vous voyez en arrivant
Quatre chiffres résument la situation :
- Bénévoles - le nombre de personnes sollicitées sur la période, et le total des services assurés.
- En train de décrocher - celles qui servaient régulièrement et qu'on n'a plus vues depuis six semaines.
- Sur-sollicités - celles qui servent plus de 60 % des semaines.
- Dépendance - la part du service portée par les cinq personnes les plus sollicitées.
Ce dernier chiffre mérite votre attention. Une église où cinq personnes assurent 60 % du service est fragile, quel que soit le nombre de bénévoles inscrits : il suffit d'un déménagement ou d'une fatigue pour que tout vacille. C'est le chiffre que l'on regarde rarement et qui annonce les crises.
Les signaux
Chaque personne porte des étiquettes qui disent ce qu'elle appelle, pas seulement ce qu'elle a fait :
- Décroche - servait régulièrement, silence depuis six semaines. Un signal réservé à ceux qui étaient installés : quelqu'un qui a servi deux fois et s'arrête n'a pas décroché, il n'a simplement pas encore commencé.
- Sur-sollicité - sert plus de 60 % des semaines. Engagement ou épuisement ? C'est à vous d'aller voir.
- En attente - une proposition attend sa réponse.
- Nouveau - a commencé à servir il y a moins de trois mois. On le félicite, on ne l'alerte pas.
- Fidèle - au moins cinq services, aucun refus.
- Jamais venu - sollicité, jamais présent. À comprendre, pas à relancer mécaniquement.
Une même personne peut porter plusieurs étiquettes. « Sur-sollicité » et « Fidèle » désigne justement celui sur qui l'église s'appuie trop.
Pourquoi la liste n'est pas triée par mérite
Les personnes qui appellent une réaction passent avant les plus méritantes. Une liste classée par nombre de services récompense les visibles ; celle-ci remonte d'abord ceux que vous êtes en train de perdre. C'est un choix : cet écran sert à prendre soin, pas à décerner des médailles.
Filtrer et chercher
Les filtres n'apparaissent que s'ils ont matière : un filtre qui ne renvoie rien est un faux espoir. Vous pouvez aussi chercher par nom, par poste ou par équipe. La liste se pagine par 25, et toute recherche vous ramène à la première page.
La fenêtre d'observation
Deux réglages en haut à droite :
- 12 mois - le cycle complet de la vie d'église, celui qui révèle les rythmes de fond.
- 3 mois - la période récente, sans le bruit de l'année écoulée.
Un bénévole peut paraître régulier sur douze mois et absent sur trois. Comparez les deux avant de conclure.
La fiche d'un bénévole
Cliquez sur une ligne pour ouvrir sa fiche. Elle réunit ce qu'il fallait auparavant aller chercher dans trois écrans : son rythme, ses postes, ses refus, ses compétences et ses indisponibilités déclarées.
Une absence déclarée s'affiche en tête, avant tout le reste. C'est essentiel : un bénévole qui ne répond plus et un bénévole qui a prévenu qu'il serait absent appellent des réactions opposées, et rien ne les distinguait avant.