Sanctumel Learning, l'espace école de votre église, structure l'enseignement des enfants et des nouveaux convertis par classes, chacune avec ses élèves, ses moniteurs et ses leçons. Voici comment démarrer.
Créer une classe
- Ouvrez Sanctumel Learning, puis Créer une classe.
- Donnez-lui un nom (par exemple une tranche d'âge ou un niveau).
- Nommez le ou les moniteurs responsables.
Astuce: nommez vos classes de façon claire et durable (« Benjamins », « Nouveaux convertis ») plutôt que par année, pour ne pas avoir à tout renommer chaque rentrée.
Nommer le moniteur d'une classe
Le moniteur n'est pas une étiquette sur une carte : c'est la personne qui voit les enfants, reçoit leurs messages et ouvre leurs dossiers. Le nommer lui accorde une fonction.
- Ouvrez la classe, puis Modifier.
- Dans Moniteur de la classe, cherchez la personne par son nom. Vous choisissez un membre de l'église, pas un compte.
- Sanctumel annonce ce qui va se passer, avant que vous validiez.
- Enregistrez.
Trois situations, trois suites différentes, et l'écran vous dit laquelle vous concerne :
- La personne a déjà un compte : la fonction Moniteur lui est accordée immédiatement, et la classe s'ouvre à elle.
- Elle n'a pas de compte : elle reçoit une invitation par e-mail. La classe l'attend ; l'accès s'ouvre quand elle accepte.
- Elle n'a ni compte ni adresse e-mail : elle est nommée sur la classe, mais ne pourra pas y accéder. Renseignez son adresse sur sa fiche membre, puis nommez-la de nouveau.
Tant que l'invitation n'est pas acceptée, la carte de la classe affiche Invitation en attente. Ce n'est pas un détail : personne ne reçoit encore les notifications de cette classe.
La fonction se lit sur la fiche membre. Elle apparaît dans ses fonctions au même titre que les autres, avec sa date. On peut donc répondre à la question qui compte : qui encadre les enfants de cette église ?
Note: retirer le moniteur d'une classe retire la nomination, pas la fonction. La personne encadre peut-être une autre classe. La fonction Moniteur se retire depuis sa fiche membre, là où l'on voit tout ce qu'elle porte.
L'habilitation à servir auprès de mineurs
Une classe d'école du dimanche est, par construction, un service auprès d'enfants. Votre église peut exiger que tout moniteur soit habilité avant d'être nommé.
- Dans l'onglet Classes de l'école, basculez Habilitation des encadrants. Réservé au pasteur et à l'administrateur : un moniteur ne lève pas lui-même l'exigence qui le concerne.
- Enregistrez la vérification de chaque encadrant depuis sa fiche bénévole.
Une fois l'exigence activée, nommer quelqu'un sans habilitation valide est refusé, et le message dit où corriger. Une habilitation expirée compte comme absente : c'est précisément le cas qui donne l'illusion que la vérification a été faite.
L'état de l'habilitation s'affiche dans tous les cas, même si votre église ne l'exige pas. Vous informer ne coûte rien, et il s'agit d'enfants.
Note: activer l'exigence ne retire son moniteur à aucune classe déjà pourvue. Elle vaut pour les nominations à venir. La conformité n'a pas à commencer par une punition.
Inscrire les élèves
- Ouvrez la classe, puis Ajouter un élève.
- Reliez l'élève à sa fiche membre s'il en a une, ou créez-la.
- Répétez pour toute la classe.
Note: les données des enfants sont sensibles. Sanctumel protège l'accès à l'école : seuls les moniteurs et responsables autorisés voient les élèves.
Déplacer un élève dans une autre classe
Un enfant change de classe en cours d'année, et sa fiche doit le suivre : ses points, ses badges, son historique de présence et le consentement de ses parents y sont attachés.
Le geste est le même qu'une inscription. Ouvrez la classe d'arrivée, puis Ajouter un élève, et saisissez son nom.
Sanctumel reconnaît alors que la fiche existe déjà, vous dit où elle se trouve (inscrite dans une autre classe, retirée d'une classe, ou rattachée à aucune classe) et vous laisse choisir :
- Déplacer sa fiche ici : l'élève arrive dans cette classe avec tout son parcours.
- C'est un autre enfant : deux enfants portent réellement le même nom, et vous créez une seconde fiche.
Si la fiche est déjà dans la classe où vous vous trouvez, Sanctumel vous le dit et ne propose aucun déplacement : il n'y a rien à déplacer.
Note: ne créez une seconde fiche que s'il s'agit vraiment d'un autre enfant. Deux fiches pour le même élève coupent ses points et son historique en deux, et le pointage devient ambigu.
Supprimer une classe : ce qui arrive aux élèves
Supprimer une classe ne supprime aucun élève. Les fiches sont détachées : elles gardent leurs points, leurs badges, leur historique de présence et le consentement des parents. Avant de confirmer, Sanctumel vous annonce combien d'élèves sont concernés.
En revanche, un élève sans classe n'apparaît plus dans la liste des classes, puisque la console affiche les élèves classe par classe. Il n'est pas perdu, il est seulement sans place.
Retrouver les élèves sans classe
Quand des élèves n'ont plus de classe, un bandeau apparaît en haut de l'onglet Classes et indique combien ils sont.
- Ouvrez l'onglet Classes.
- Cliquez sur Les réaffecter dans le bandeau.
- Pour chaque élève, cliquez sur Choisir sa classe, puis sélectionnez la classe d'accueil.
La liste indique pour chacun pourquoi il est là : sa classe a été supprimée, ou il n'a jamais été inscrit dans une classe. Le bandeau disparaît de lui-même quand tout le monde a retrouvé une place.
Note: ne recréez jamais une fiche pour un élève que vous ne retrouvez pas dans sa classe. Regardez d'abord ce bandeau : la fiche existe presque toujours, et en créer une seconde coupe ses points et son historique en deux.
Suivre les leçons
Chaque classe suit un fil de leçons. Vous pouvez préparer une leçon, y joindre un support, et marquer la présence des élèves à chaque séance.
Suivre la progression
Au fil des séances, l'école garde la trace des présences et de l'avancement, utile pour accompagner chaque enfant et informer les parents.
Aller plus loin
La discussion de classe
Chaque classe dispose d'un fil de discussion entre le moniteur et ses élèves. Vous choisissez son régime à la création de la classe (modifiable à tout moment) :
- Ouverte : le moniteur et les élèves écrivent.
- Annonces seules : seul le moniteur publie, les élèves lisent.
- Fermée : la discussion n'apparaît pas côté élève.
Quand un élève écrit, le moniteur de la classe reçoit une notification (cloche et navigateur) qui l'amène directement dans le fil. L'élève, lui, voit un badge « non lu » dès qu'il ouvre son espace, même s'il change d'appareil.
Note: un espace où l'on parle d'enfants n'est pas un salon ouvert. Les parents n'accèdent pas à la discussion ; le moniteur peut masquer ou supprimer tout message.