Funções, acesso e organograma
Nomear os responsáveis de um departamento, dar acesso ao planeamento e ver o organograma atualizar-se sozinho.
Quando organiza um departamento, três coisas passam agora a decorrer automaticamente: a função de cada pessoa, o seu acesso ao sistema (se quiser) e o seu lugar no organograma. Deixa de ser preciso escrever duas vezes.
As funções dentro de um departamento
Ao adicionar um membro, escolhe o seu papel na equipa:
- Responsável - dirige a equipa e, uma vez nomeado, fica automaticamente acima dos seus membros no organograma.
- Adjunto - apoia o responsável.
- Secretário - assegura o acompanhamento da equipa.
- Membro - serve na equipa.
Cada pertença cria automaticamente uma função ligada ao departamento («Responsável Acolhimento», «Membro Acolhimento»…), no idioma da sua igreja. Não há nada a preparar de antemão.
Dar acesso ao planeamento
Ao adicionar um membro, a caixa «Dar acesso ao planeamento (ver, aceitar, recusar)» está marcada por defeito. Concede à pessoa exatamente o acesso de que precisa, conforme o seu papel:
- Responsável, Adjunto, Secretário recebem o acesso Responsável de departamento: gerem os planeamentos e os relatórios da sua equipa.
- Membro recebe o acesso Participante: vê apenas o seu planeamento e aceita ou recusa as suas atribuições. Nada mais - sem acesso ao diretório nem ao resto da igreja.
Se a caixa estiver marcada e a pessoa tiver um email, é enviado um convite: aparece como «pendente» em Definições → Utilizadores. A pessoa cria a sua palavra-passe e chega ao seu espaço.
Nota: um membro que já tem um papel (tesoureiro, secretário…) mantém o seu acesso - o planeamento já lhe está aberto, nada é acrescentado.
O membro responde ao seu planeamento
Depois de iniciar sessão, o membro abre Serviços → O meu planeamento. Aí vê as suas atribuições próximas e, para cada uma, pode:
- Confirmar a sua disponibilidade.
- Recusar.
- Propor um substituto ou outra data.
O coordenador vê as respostas em tempo real e resolve as trocas com um clique.
O organograma atualiza-se sozinho
Basta nomear um responsável: no Organograma (menu Membros), cada membro do departamento aparece sob o seu responsável, com a cor do departamento. Nenhuma ligação a traçar à mão.
Na página Funções, as funções são agrupadas por departamento para que a lista continue legível mesmo com muitas equipas.
Imprimir o organograma
O botão Imprimir produz um documento limpo: um ramo (departamento / responsável) por página, ajustado para continuar legível seja qual for o tamanho da sua igreja, com cabeçalho (logótipo, nome da igreja) e rodapé numerado.
Quando um responsável muda
- Nomear um novo responsável despromove o anterior a membro: mantém o acesso ao seu planeamento (Participante) mas deixa de gerir a equipa.
- Retirar um responsável do departamento retira-lhe o acesso de Responsável se já não dirigir nenhuma equipa.
Dica: o acesso é reversível. Pode sempre voltar a conceder ou retirar um acesso em Definições → Utilizadores.