Cada departamento da cuenta de su actividad semana tras semana. El informe semanal reúne en un solo lugar la asistencia del equipo, algunas cifras clave propias del ministerio y un breve resumen escrito. Una vez completado, se envía al equipo pastoral para su validación.
Abrir el informe de la semana
- Desde Departamentos, abra la tarjeta del departamento y luego Informes.
- Elija el mes con las flechas y después la semana que va a rellenar. Por defecto se propone el informe de la semana en curso.
- Las semanas futuras no están disponibles: solo se informa del pasado y de la semana actual.
Consejo: empiece por indicar la fecha de la reunión. Debe caer dentro de la semana elegida; de lo contrario, el envío quedará bloqueado.
Marcar la asistencia
La lista muestra a los miembros del departamento. Para cada uno, indique su estado:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Presente | La persona asistió a la reunión. |
| Ausente justificado | Ausente, con un motivo (que se anota en el campo correspondiente). |
| Ausente | Ausente sin justificación. |
El informe calcula automáticamente el total de presentes, ausentes justificados y ausentes.
Nota: no se puede enviar un informe si no se ha marcado ninguna asistencia. Marque al menos un estado antes de enviar.
Introducir las estadísticas
Cada departamento parte de un conjunto de indicadores adaptados a su ministerio: almas ganadas y personas contactadas para Evangelización, casos recibidos en oración para Intercesión, cantores y ensayos para Música, número y asistencia por franja de edad para la Escuela Dominical (Ecodim). Introduzca las cifras de la semana.
Estos indicadores no son fijos: su iglesia adapta la lista a su realidad (véase más abajo). Un campo marcado como obligatorio debe rellenarse antes del envío; los demás siguen siendo opcionales, incluso en borrador.
Personalizar los campos del informe
Los responsables (con permiso de gestión de departamentos) ajustan los campos ellos mismos, sin programar nada. Desde el informe o la ficha del departamento, abra Campos del informe.
- Añadir un campo: asígnele una etiqueta y un tipo - Número, Importe, Texto, Sí/No o Porcentaje.
- Ocultar un campo: el icono del ojo retira un campo por defecto de la captura sin eliminarlo; un segundo clic lo vuelve a mostrar.
- Reordenar: las flechas suben o bajan un campo para seguir el orden de su hoja de informe.
- Renombrar o agrupar: abra un campo para ajustar su etiqueta o su grupo. El tipo de un campo por defecto es fijo; un campo creado por usted se modifica libremente.
- Hacer obligatorio: active « obligatorio para validar » para que bloquee el envío mientras esté vacío.
- Eliminar: solo se pueden eliminar los campos que usted haya creado; un campo por defecto se oculta, no se elimina.
Nota: la captura y el PDF con membrete siguen exactamente esta configuración - sus campos personalizados aparecen en ellos, con sus etiquetas.
Vincular a un contenido y completar el resumen
Puede vincular el informe a contenido ya registrado en otro lugar de Sanctumel:
- un tema de predicación compartido durante la reunión,
- una lección de la escuela dominical,
- un servicio de culto.
A continuación, añada el tema, la persona que exhortó, el intercesor, una referencia bíblica, la proyección para la semana siguiente y sus observaciones.
Guardar y enviar
- Guardar conserva un borrador que podrá retomar más tarde.
- Enviar remite el informe al pastor: pasa al estado «Enviado». Mientras no esté validado, todavía puede corregirlo y volver a enviarlo - sus correcciones se guardan y se retransmiten.
- La validación por el pastor bloquea el informe de forma definitiva: ya no se puede modificar.
- En cuanto está enviado, puede imprimir el informe en PDF con el membrete de la iglesia.
Seguir el estado del informe
En la parte superior del informe, un hilo de seguimiento muestra su recorrido de un vistazo, de la emisión a la validación:
- Borrador - el informe se está redactando.
- Enviado - se ha remitido al pastor; el registro indica quién lo envió y cuándo.
- Validado - el pastor lo aprobó y lo bloqueó (el registro anota quién lo validó y la fecha).
La etapa en curso se resalta y cada etapa alcanzada queda fechada: siempre sabe en qué punto está un informe y quién hizo qué.
Más información
- Crear un departamento
- Validar los informes de los departamentos
- Añadir un miembro
- Construir un programa
Importar la asistencia desde los turnos
Si su reunion (ensayo, servicio) tambien existe en Servicios y Turnos y esta vinculada a este departamento, el boton "Importar desde turnos" de la pestana Asistencia marca automaticamente presentes a los miembros cuya asignacion estaba confirmada ese dia. Una sola captura, dos modulos al dia; el marcado manual sigue disponible para ajustar.