Algunos eventos no caben en un solo bloque. Un congreso dura tres días y ofrece talleres en paralelo el sábado por la tarde. Un espectáculo de Navidad se representa tres veces el mismo día, con 300 plazas en cada pase. En esos casos, una sola fecha y un solo aforo no bastan: las sesiones dividen el evento en momentos, cada uno con su horario, su sala, su aforo y su control de entrada.
Note: un evento sin sesiones funciona exactamente igual que antes. Las sesiones solo se añaden si las necesita.
Añadir una sesión
- Abra su evento y luego la pestaña Sesiones.
- Pulse Añadir una sesión.
- Póngale un título comprensible para el público: «Segundo pase», «Taller de alabanza», «Sábado por la mañana».
- Indique el inicio y, si lo conoce, el final.
- Elija una sala o escriba un lugar a mano.
- Fije un aforo si la sesión tiene un número de plazas limitado.
Una sesión que se sale del periodo del evento lo amplía automáticamente. Si el cartel anuncia el sábado y usted añade una sesión el domingo, el evento se extiende al domingo por sí solo: así la página pública no puede anunciar una fecha falsa.
Elegir cómo se inscriben las personas
Es el ajuste más importante y está arriba en la pestaña Sesiones. Dos situaciones que se parecen pero no se gestionan igual.
Eligen una sesión. Cada sesión tiene su propio aforo y una entrada vale solo para la sesión elegida. Es el espectáculo con varios pases: acudir al segundo con la entrada del primero es quitarle el sitio a alguien.
Una inscripción da acceso a todas. Una entrada cubre todo el evento y se valida en cada sesión. Es el congreso de varios días: uno se inscribe una vez y viene tres días.
El ajuste por defecto es Eligen una sesión, porque es el que protege los aforos. Puede cambiarlo en cualquier momento.
El aforo, sesión por sesión
Un aforo puesto en una sesión manda sobre el del evento.
| Lo que quiere | Lo que hace |
|---|---|
| 300 plazas en cada pase | Un aforo de 300 en cada sesión |
| 900 plazas en total, repartidas libremente | Un aforo de 900 en el evento, ninguno en las sesiones |
| Un máximo global Y por sesión | Los dos: se aplica el más restrictivo |
Cuando una sesión se llena, sigue visible en la página pública pero aparece como Completo y ya no puede elegirse. Las inscripciones gratuitas pasan a lista de espera. En un evento de pago, el pago se rechaza antes de abrirse: nunca se cobra a nadie por una plaza que ya no existe.
Lo que ve el público
La página pública del evento muestra las sesiones encima del formulario, cada una con su horario, su lugar y las plazas restantes. La elección se hace antes de escribir el nombre: nadie rellena un formulario para descubrir después que el único horario que le venía bien está completo.
En el modo «una inscripción da acceso a todas», las sesiones se muestran como un programa, sin nada que elegir.
Las sesiones siguen siendo legibles aunque las inscripciones estén cerradas: saber a qué hora es el segundo pase sigue siendo útil para quien no pensaba inscribirse.
El control de entrada
En la pestaña Check-in aparece un selector en cuanto hay sesiones: elija la que atiende su puerta. El contador que aparece al lado indica cuántas personas ya han entrado a esa sesión.
- Una entrada para una sesión concreta solo vale allí. Si se presenta en otra, la pantalla muestra Sesión equivocada - la persona tiene una entrada válida, simplemente se ha equivocado de puerta: oriéntela en lugar de rechazarla.
- Una entrada «todas las sesiones» se valida en cada sesión. El escaneo del segundo día funciona con normalidad, sin que la entrada cuente como ya usada.
- Escanear dos veces la misma entrada en la misma sesión muestra Ya registrado y no cuenta a la persona dos veces.
Las salas y los conflictos
Elegir una sala del directorio aporta tres cosas que el texto libre no da: la posición en el mapa, la reserva de la franja y la detección de conflictos.
Se señalan dos tipos de conflicto antes de publicar, en la pestaña Sesiones:
- Dos sesiones del mismo evento en la misma sala a la misma hora. Es el error más fácil de cometer: se duplica un taller para crear un segundo y se olvida cambiar la sala.
- Otra actividad de la iglesia que ya ocupa esa sala en esa franja.
La publicación se rechaza mientras quede un conflicto, y el mensaje nombra la sesión afectada, la actividad que bloquea y su horario.
Una sesión sin sala propia hereda la del evento. Cuando el evento se publica, cada sesión reserva su franja real - y no todo el periodo: un congreso de viernes a domingo no bloquea la sala las dos noches intermedias.
Eliminar una sesión
Eliminar una sesión no elimina a nadie. Las personas que la habían elegido pierden el vínculo pero conservan su entrada: reorientarlas le corresponde a usted. La pantalla le indica a cuántas personas afecta antes de confirmar, y la operación queda registrada en el historial de actividad del evento.