Young reúne todo lo que rodea a las actividades juveniles: campamentos, retiros, jornadas y veladas. Responde a una carencia sencilla: hasta ahora, una actividad se llenaba, se cobraba y terminaba sin dejar el menor rastro para el año siguiente.
El vocabulario
Cuatro palabras bastan para entender todo el módulo.
- La estancia: una actividad con fechas, un lugar, plazas e inscritos. Es la unidad básica, dure cuatro días o una noche.
- La edición: el año de la estancia. No se escribe, se deduce de la fecha de inicio, y sirve para encontrar «el campamento del verano pasado» sin buscar.
- El joven: un expediente permanente, independiente de la estancia. Es lo que guarda la historia: estancias realizadas, asistencias, pagos.
- El lugar: una colonia, un albergue, una sala. Se crea una vez y se reutiliza cada año.
Abrir el módulo
Young aparece en el menú de la izquierda, bajo Culto y Ministerio. El acceso exige el permiso Young - Consultar; crear una estancia, cobrar o registrar entradas exige Young - Gestionar.
Miembro o no
Un joven de su iglesia puede vincularse a su ficha de miembro. Ese vínculo cambia tres cosas.
- Su foto de miembro se muestra en todo Young y sigue automáticamente los cambios hechos en su ficha.
- Su expediente enlaza con su ficha de miembro en un clic.
- Año tras año, usted sabe qué miembros participan y quiénes se van alejando.
Un joven venido de fuera no tiene ficha de miembro, y es normal: aun así tiene su expediente, su historia y su entrada. A menudo es quien se hará miembro más adelante.
Un solo expediente por joven, año tras año
Cuando alguien se inscribe desde la página pública, Young busca primero si ya tiene un expediente. La coincidencia solo se hace con tres datos concordantes: el correo electrónico, la fecha de nacimiento y el nombre.
Tres datos, y no uno solo, por una razón muy concreta: en una familia, los hijos comparten a menudo el correo del padre o de la madre, y dos gemelos comparten la fecha de nacimiento. Un solo criterio confundiría a hermanos y hermanas.
Cuando se encuentra el expediente, la inscripción se añade a su historia, y los datos que faltan se completan sin sobrescribir nunca los que usted había introducido. La página pública no dice nada de ese historial: confirma la inscripción, nada más.
Los duplicados
A pesar de esa red, dos expedientes pueden acabar designando a la misma persona: un nombre escrito de otra forma, una dirección cambiada entre dos veranos. La página de inicio de Young muestra entonces un aviso que los señala.
Cada pareja se abre lado a lado, y usted decide.
- Fusionar: las inscripciones, los pagos y la historia pasan al expediente que conserva; los campos vacíos se completan, los campos rellenos no se tocan.
- Ignorar: son realmente dos personas distintas.
La fusión se niega a ejecutarse si ambos expedientes tienen una plaza viva en la misma estancia: sería dinero perdido o una plaza fantasma. Anule antes una de las dos inscripciones.
Encontrar a alguien
Desde la página de inicio de Young, elija la edición arriba y luego la pestaña Jóvenes. La lista se busca por nombre, y cada línea abre el expediente completo: la identidad, el tutor si es menor, y su historia estancia por estancia.