Certains événements ne tiennent pas en un seul bloc. Une conférence dure trois jours et propose des ateliers en parallèle le samedi après-midi. Un spectacle de Noël se joue trois fois dans la même journée, avec 300 places à chaque passage. Dans ces cas-là, une seule date et une seule jauge ne suffisent pas : les séances découpent l'événement en moments, chacun avec son horaire, sa salle, sa jauge et son pointage.
Note: un événement sans séance fonctionne exactement comme avant. Les séances ne s'ajoutent que si vous en avez besoin.
Ajouter une séance
- Ouvrez votre événement, puis l'onglet Séances.
- Cliquez sur Ajouter une séance.
- Donnez-lui un titre parlant pour le public : « Deuxième passage », « Atelier louange », « Samedi matin ».
- Renseignez le début et, si vous le connaissez, la fin.
- Choisissez une salle, ou saisissez un lieu à la main.
- Fixez une jauge si la séance a un nombre de places limité.
Une séance qui déborde de la période de l'événement l'élargit automatiquement. Si votre affiche annonce le samedi et que vous ajoutez une séance le dimanche, l'événement s'étend au dimanche de lui-même : la page publique ne peut donc pas annoncer une date fausse.
Choisir comment les gens s'inscrivent
C'est le réglage le plus important, et il se trouve en haut de l'onglet Séances. Deux situations qui se ressemblent mais ne se gèrent pas pareil.
Ils choisissent une séance. Chaque séance a sa propre jauge, et un billet vaut pour la séance choisie uniquement. C'est le spectacle joué plusieurs fois : venir au deuxième passage avec le billet du premier, c'est prendre la place de quelqu'un.
Une inscription donne accès à toutes. Un billet couvre l'événement entier, et se pointe à chaque séance. C'est la conférence sur plusieurs jours : on s'inscrit une fois, on vient trois jours.
Le réglage par défaut est Ils choisissent une séance, parce que c'est celui qui protège les jauges. Vous pouvez le changer à tout moment.
La jauge, séance par séance
Une jauge posée sur une séance commande à celle de l'événement.
| Ce que vous voulez | Ce que vous faites |
|---|---|
| 300 places à chaque passage | Une jauge de 300 sur chaque séance |
| 900 places en tout, réparties librement | Une jauge de 900 sur l'événement, aucune sur les séances |
| Un maximum global ET par séance | Les deux : la plus contraignante s'applique |
Quand une séance est pleine, elle reste visible sur la page publique mais s'affiche Complet et ne peut plus être choisie. Les inscriptions gratuites basculent en liste d'attente. Pour un événement payant, le paiement est refusé avant d'être ouvert : on ne fait jamais payer quelqu'un pour une place qui n'existe plus.
Ce que voit le public
La page publique de l'événement affiche les séances au-dessus du formulaire, avec pour chacune l'horaire, le lieu et le nombre de places restantes. Le choix se fait avant de saisir son nom : personne ne remplit un formulaire pour découvrir ensuite que le seul créneau qui l'arrangeait est complet.
En mode « une inscription donne accès à toutes », les séances s'affichent comme un programme, sans choix à faire.
Les séances restent lisibles même quand les inscriptions sont closes : savoir à quelle heure est le deuxième passage reste utile à qui n'a pas prévu de s'inscrire.
Le pointage à l'entrée
Dans l'onglet Check-in, un sélecteur apparaît dès qu'il y a des séances : choisissez la séance que tient votre porte. Le compteur affiché à côté indique combien de personnes sont déjà entrées à cette séance.
- Un billet qui vise une séance précise n'est valable qu'à cette séance. S'il se présente ailleurs, l'écran affiche Pas la bonne séance - la personne a bien un billet, elle s'est trompée de porte, orientez-la plutôt que de la refuser.
- Un billet « toutes séances » se pointe à chaque séance. Le scan du deuxième jour fonctionne normalement, sans que le billet soit considéré comme déjà utilisé.
- Scanner deux fois le même billet à la même séance affiche Déjà enregistré et ne compte pas la personne deux fois.
Les salles et les conflits
Choisir une salle du répertoire sur une séance apporte trois choses que le texte libre ne donne pas : la position sur la carte, la réservation du créneau, et la détection des conflits.
Deux natures de conflit sont signalées avant la publication, dans l'onglet Séances :
- Deux séances du même événement dans la même salle au même moment. C'est l'erreur la plus facile à commettre : on duplique un atelier pour en faire un second et on oublie de changer la salle.
- Une autre activité de l'église qui occupe déjà cette salle sur ce créneau.
La publication est refusée tant qu'un conflit subsiste, et le message nomme la séance concernée, l'activité qui bloque et son horaire.
Une séance sans salle propre hérite de celle de l'événement. Quand l'événement est publié, chaque séance réserve son créneau réel - et non toute la période : une conférence du vendredi au dimanche ne bloque pas la salle les deux nuits.
Supprimer une séance
Supprimer une séance ne supprime aucune inscription. Les personnes qui la visaient perdent leur rattachement mais gardent leur billet : à vous de les réorienter. L'écran vous indique combien de personnes sont concernées avant de confirmer, et l'opération est tracée dans le journal d'activité de l'événement.