Planifier un service (calendrier)

Le module Services & Rota planifie qui sert, où et quand : cultes, veillées, répétitions. Tout part du calendrier.

Les 4 vues du calendrier

1. Mois : chaque jour est une carte. Un service apparaît comme un bloc coloré avec sa jauge de confirmation ; un point rouge signale zéro confirmé, orange une équipe incomplète. Au-delà de 2 services le même jour, un bouton « +N » ouvre l'agenda.
2. Semaine : les 7 jours en colonnes, avec le détail complet de chaque service. Les flèches avancent ou reculent d'une semaine.
3. Agenda : la liste dense du mois, idéale sur téléphone.
4. Charge : la carte de chaleur du mois (plus un jour est doré, plus il y a de postes à pourvoir) et le classement des serviteurs les plus sollicités sur 8 semaines. Une barre rouge signifie : pensez à reposer cette personne.

Créer un service en 2 clics

1. Survolez un jour (ou touchez-le sur mobile) : un bouton « + » doré apparaît.
2. Choisissez un préréglage (Culte, Veillée, Répétition), ajustez l'heure, validez. Le service est créé et sa fiche s'ouvre pour ajouter les postes.
3. Besoin de plus d'options (lieu, notes, équipes) ? « Formulaire complet » ouvre la création détaillée.

Postes et affectations

1. Dans la fiche du service, ajoutez des postes (Sono, Accueil, Projection...) avec le nombre de personnes nécessaires.
2. Affectez des membres : chacun reçoit une proposition qu'il confirme ou décline depuis « Mon planning ».
3. La jauge du calendrier se remplit au fil des confirmations : vous voyez d'un coup d'oeil ce qui est prêt.

Le bouton « Imprimer le mois » génère un PDF partageable du planning, aux couleurs de votre église.

Les tâches du service

Être affecté dit qui vient ; les tâches disent quoi faire. Sur la page du plan, la carte Tâches liste ce qu'il y a à préparer - et chacun voit où en sont les autres.

1. Poser une tâche (coordinateur) : un titre, et au choix une position (« Sono » - la tâche suivra la personne confirmée sur ce poste, remplacement compris), un membre précis, une échéance.

2. Quatre états, aux couleurs standard : à faire (gris), en cours (bleu), bloqué (rouge), fait (vert). Chacun coche ses tâches ; le coordinateur peut tout cocher. Une échéance qui approche passe à l'ambre, une échéance dépassée au rouge.

3. Les modèles de checklist : la sono a toujours les 4 mêmes tâches. Enregistrez-les une fois (« Modèles de checklist », une tâche par ligne), appliquez-les sur une position en un clic. Appliquer deux fois n'ajoute pas de doublons.

4. Mes tâches : dans l'onglet Mon planning, chaque membre retrouve ses tâches groupées par service à venir, et le tableau de bord affiche le compteur de ce qui reste à faire.

5. Le rappel courriel J-1 : sur la carte Tâches, l'interrupteur « Rappel courriel J-1 » (coordinateur). La veille du service à 17 h, heure de l'église, chaque personne concernée reçoit la liste de ses tâches non faites - et rien ne part jamais sans ce réglage.

6. Dupliquer un plan emporte ses tâches : les checklists suivent les nouveaux postes, les échéances glissent du même nombre de jours que le plan, et tout repart « à faire ».