Sommige evenementen passen niet in één blok. Een conferentie duurt drie dagen en biedt op zaterdagmiddag parallelle workshops aan. Een kerstvoorstelling wordt drie keer op dezelfde dag gespeeld, met 300 plaatsen per speelbeurt. In die gevallen volstaan één datum en één capaciteit niet: sessies delen het evenement op in momenten, elk met een eigen uur, zaal, capaciteit en registratie aan de deur.
Note: een evenement zonder sessies werkt precies zoals voorheen. Sessies voegt u alleen toe wanneer u ze nodig hebt.
Een sessie toevoegen
- Open uw evenement en daarna het tabblad Sessies.
- Klik op Sessie toevoegen.
- Geef ze een titel die het publiek begrijpt: “Tweede voorstelling”, “Aanbiddingsworkshop”, “Zaterdagochtend”.
- Vul het begin in en, als u het kent, het einde.
- Kies een zaal, of typ een locatie in.
- Stel een capaciteit in als de sessie een beperkt aantal plaatsen heeft.
Een sessie die buiten de periode van het evenement valt, verruimt die automatisch. Staat er zaterdag op uw affiche en voegt u een sessie op zondag toe, dan loopt het evenement vanzelf door tot zondag: de publieke pagina kan dus geen verkeerde datum aankondigen.
Kiezen hoe mensen zich inschrijven
Dit is de belangrijkste instelling en ze staat bovenaan het tabblad Sessies. Twee situaties die op elkaar lijken maar niet hetzelfde worden aangepakt.
Ze kiezen één sessie. Elke sessie heeft haar eigen capaciteit, en een ticket geldt enkel voor de gekozen sessie. Dat is de voorstelling die meermaals wordt gespeeld: naar de tweede komen met het ticket van de eerste betekent iemands plaats innemen.
Eén inschrijving geeft toegang tot alle. Eén ticket dekt het hele evenement en wordt bij elke sessie gescand. Dat is de meerdaagse conferentie: u schrijft zich één keer in en komt drie dagen.
De standaardinstelling is Ze kiezen één sessie, omdat die de capaciteiten beschermt. U kunt ze op elk moment wijzigen.
De capaciteit, sessie per sessie
Een capaciteit op een sessie heeft voorrang op die van het evenement.
| Wat u wilt | Wat u doet |
|---|---|
| 300 plaatsen per voorstelling | Een capaciteit van 300 op elke sessie |
| 900 plaatsen in totaal, vrij verdeeld | Een capaciteit van 900 op het evenement, geen op de sessies |
| Een globaal maximum ÉN per sessie | Beide: de strengste geldt |
Wanneer een sessie vol is, blijft ze zichtbaar op de publieke pagina met de vermelding Volzet en kan ze niet meer gekozen worden. Gratis inschrijvingen komen op de wachtlijst. Bij een betalend evenement wordt de betaling geweigerd vóór ze opent: niemand betaalt ooit voor een plaats die niet meer bestaat.
Wat het publiek ziet
De publieke pagina toont de sessies boven het formulier, elk met uur, plaats en resterende plaatsen. De keuze komt vóór het invullen van de naam: niemand vult een formulier in om daarna te ontdekken dat het enige geschikte moment volzet is.
In de modus “één inschrijving geeft toegang tot alle” worden de sessies als programma getoond, zonder keuze.
De sessies blijven leesbaar ook nadat de inschrijvingen gesloten zijn: weten hoe laat de tweede voorstelling begint, blijft nuttig voor wie zich niet wilde inschrijven.
De registratie aan de deur
In het tabblad Check-in verschijnt een keuzelijst zodra er sessies zijn: kies degene die uw deur bedient. De teller ernaast toont hoeveel mensen al binnen zijn voor die sessie.
- Een ticket voor een welbepaalde sessie geldt alleen daar. Wordt het elders aangeboden, dan toont het scherm Verkeerde sessie - de persoon heeft een geldig ticket en staat gewoon aan de verkeerde deur: wijs de weg in plaats van te weigeren.
- Een ticket “alle sessies” wordt bij elke sessie gescand. De tweede dag werkt gewoon, zonder dat het ticket als gebruikt telt.
- Hetzelfde ticket twee keer scannen bij dezelfde sessie toont Al geregistreerd en telt de persoon niet dubbel.
De zalen en de conflicten
Een zaal uit de lijst kiezen levert drie dingen op die vrije tekst niet geeft: de positie op de kaart, de reservatie van het tijdslot en het opsporen van conflicten.
Twee soorten conflicten worden vóór publicatie gemeld, in het tabblad Sessies:
- Twee sessies van hetzelfde evenement in dezelfde zaal op hetzelfde moment. Dat is de makkelijkst gemaakte fout: u dupliceert een workshop om er een tweede van te maken en vergeet de zaal te wijzigen.
- Een andere activiteit van de kerk die die zaal al bezet in dat tijdslot.
Publiceren wordt geweigerd zolang er een conflict is, en de melding noemt de betrokken sessie, de blokkerende activiteit en het uur.
Een sessie zonder eigen zaal erft die van het evenement. Bij publicatie reserveert elke sessie haar échte tijdslot - en niet de hele periode: een conferentie van vrijdag tot zondag blokkeert de zaal niet de twee tussenliggende nachten.
Een sessie verwijderen
Een sessie verwijderen verwijdert niemand. Wie ze had gekozen, verliest de koppeling maar behoudt het ticket: die mensen opnieuw indelen is aan u. Het scherm toont hoeveel personen het betreft vóór u bevestigt, en de handeling wordt bijgehouden in het activiteitenlogboek van het evenement.