Zalen: reserveringen en anti-conflict

Uw vergaderingen vinden plaats in zalen: de module garandeert dat twee groepen nooit tegelijk in dezelfde zaal zitten.

De weekbezettingsweergave

1. In Zalen schakelt de knop Weekbezetting naar het raster zalen x dagen: handmatige reserveringen, departementsvergaderingen (goud) en dienstplannen (blauw) - de hele kerk op een scherm.
2. De pijlen navigeren week per week; een gat in het raster = een vrij tijdslot.

De gewone vergadering van een departement

1. In de fiche van een departement (knop Bewerken) geeft u de gewone vergadering op: dag, uren, zaal.
2. Conflicten worden bij de opgave gedetecteerd: als een ander departement die zaal op dat tijdstip al bezet, wordt het opslaan geweigerd met de naam van het departement.
3. Daarna wordt bij elke QR-registratie van de vergadering de zaal automatisch gereserveerd voor de week. Is de zaal die dag al bezet, dan gaat de registratie door en wordt het conflict gemeld.

Vrije zalen bij conflict

Wanneer een handmatige reservering op een bezet tijdslot botst, weigert het systeem niet langer alleen: het stelt de vrije zalen voor op hetzelfde tijdslot (met capaciteit) - een klik reserveert direct de uitwijkzaal.