Een dienst plannen (kalender)

De module Diensten en Rooster plant wie dient, waar en wanneer: erediensten, waaknachten, repetities. Alles begint bij de kalender.

De 4 kalenderweergaven

1. Maand: elke dag is een kaart. Een dienst verschijnt als een gekleurd blok met zijn bevestigingsmeter; een rode stip betekent nul bevestigd, oranje een onvolledig team. Bij meer dan 2 diensten op dezelfde dag opent een "+N"-knop de agenda.
2. Week: de 7 dagen als kolommen met alle details per dienst. De pijlen gaan een week vooruit of achteruit.
3. Agenda: de compacte lijst van de maand, ideaal op de telefoon.
4. Belasting: de warmtekaart van de maand (hoe goudener een dag, hoe meer posten in te vullen) plus de ranglijst van de meest gevraagde dienaars over 8 weken. Een rode balk betekent: overweeg deze persoon rust te geven.

Een dienst aanmaken in 2 klikken

1. Beweeg over een dag (of tik erop op mobiel): een gouden "+"-knop verschijnt.
2. Kies een voorinstelling (Eredienst, Waaknacht, Repetitie), pas het tijdstip aan, bevestig. De dienst is aangemaakt en zijn fiche opent om posten toe te voegen.
3. Meer opties nodig (locatie, notities, teams)? "Volledig formulier" opent de gedetailleerde aanmaak.

Posten en toewijzingen

1. Voeg in de dienstfiche posten toe (Geluid, Onthaal, Projectie...) met het aantal benodigde personen.
2. Wijs leden toe: ieder ontvangt een voorstel dat hij bevestigt of afwijst via "Mijn rooster".
3. De kalendermeter vult zich naarmate de bevestigingen binnenkomen: u ziet in een oogopslag wat klaar is.

De knop "Maand afdrukken" genereert een deelbare PDF van het rooster, in de kleuren van uw kerk.

Taken van de dienst

De rooster zegt wie er komt; taken zeggen wat er moet gebeuren. Op de planpagina somt de kaart Taken op wat er voor te bereiden valt - en iedereen ziet hoe de anderen ervoor staan.

1. Een taak aanmaken (coördinator): een titel en naar keuze een post ("Geluid" - de taak volgt wie op die post bevestigd is, vervangingen inbegrepen), een specifiek lid, een deadline.

2. Vier statussen, standaardkleuren: te doen (grijs), bezig (blauw), geblokkeerd (rood), klaar (groen). Iedereen vinkt zijn eigen taken af; de coördinator mag alles afvinken. Een naderende deadline kleurt amber, een verstreken deadline rood.

3. Checklistsjablonen: het geluid heeft altijd dezelfde 4 taken. Sla ze één keer op ("Checklistsjablonen", één taak per regel) en pas ze met één klik op een post toe. Twee keer toepassen maakt geen dubbels.

4. Mijn taken: in het tabblad Mijn planning vindt elk lid zijn taken per komende dienst, en het dashboard toont de teller van wat er nog te doen is.

5. E-mailherinnering daags tevoren: op de kaart Taken, de schakelaar "E-mailherinnering daags tevoren" (coördinator). De dag voor de dienst om 17 u, kerktijd, krijgt elke betrokkene de lijst met openstaande taken - en zonder deze instelling wordt nooit iets verstuurd.

6. Een plan dupliceren neemt zijn taken mee: checklists volgen de nieuwe posten, deadlines schuiven evenveel dagen op als het plan, en alles begint opnieuw als "te doen".