Young bundelt alles rond jeugdactiviteiten: kampen, retraites, daguitstappen en avonden. Het beantwoordt een eenvoudig gemis: tot nu toe raakte een activiteit vol, werd ze betaald en liep ze af zonder ook maar het minste spoor na te laten voor het jaar erop.
De woorden
Vier woorden volstaan om de hele module te begrijpen.
- Het verblijf: een activiteit met datums, een locatie, plaatsen en inschrijvingen. Dat is de basiseenheid, of het nu vier dagen of één avond duurt.
- De editie: het jaar van het verblijf. U typt het nooit, het volgt uit de begindatum, en het is zo dat u «het kamp van vorige zomer» terugvindt zonder te zoeken.
- De jongere: een blijvend dossier, los van het verblijf. Dat is wat de geschiedenis bewaart: gevolgde verblijven, aanwezigheden, betalingen.
- De locatie: een vakantiehuis, een lodge, een zaal. Eenmaal aangemaakt, elk jaar opnieuw bruikbaar.
De module openen
Young staat in het linkermenu, onder Eredienst & Bediening. Toegang vraagt de rechten Young - Bekijken; een verblijf aanmaken, geld ontvangen of aanmelden vraagt Young - Beheren.
Lid of niet
Een jongere uit uw kerk kan aan zijn ledenfiche gekoppeld worden. Die koppeling verandert drie dingen.
- Zijn ledenfoto verschijnt overal in Young en volgt automatisch elke wijziging op de fiche.
- Zijn dossier verwijst met één klik naar de ledenfiche.
- Jaar na jaar weet u welke leden meedoen en wie afhaakt.
Een jongere van buitenaf heeft geen ledenfiche, en dat is normaal: hij krijgt toch zijn dossier, zijn geschiedenis en zijn ticket. Vaak is hij het die later lid wordt.
Eén dossier per jongere, jaar na jaar
Wanneer iemand zich via de openbare pagina inschrijft, zoekt Young eerst of er al een dossier bestaat. De koppeling gebeurt alleen op drie samenvallende gegevens: het e-mailadres, de geboortedatum en de voornaam.
Drie gegevens en niet één, om een heel concrete reden: in een gezin delen kinderen vaak het e-mailadres van de ouder, en een tweeling deelt de geboortedatum. Eén enkel criterium zou broers en zussen door elkaar halen.
Wanneer het dossier gevonden is, komt de inschrijving bij de geschiedenis, en ontbrekende gegevens worden aangevuld zonder ooit te overschrijven wat u had ingevoerd. De openbare pagina zegt niets over die geschiedenis: ze bevestigt de inschrijving, meer niet.
Dubbels
Ondanks dat vangnet kunnen twee dossiers dezelfde persoon aanduiden: een voornaam anders geschreven, een adres dat tussen twee zomers veranderde. De startpagina van Young toont dan een balk die ze aanwijst.
Elk paar opent naast elkaar, en u beslist.
- Samenvoegen: inschrijvingen, betalingen en geschiedenis verhuizen naar het dossier dat u behoudt; lege velden worden aangevuld, ingevulde velden blijven ongemoeid.
- Negeren: het gaat wel degelijk om twee verschillende personen.
Samenvoegen weigert wanneer beide dossiers een levende plaats hebben op hetzelfde verblijf: dat zou verloren geld of een spookplaats zijn. Annuleer eerst een van beide inschrijvingen.
Iemand terugvinden
Kies op de startpagina van Young bovenaan de editie, en dan het tabblad Jongeren. De lijst doorzoekt u op naam, en elke regel opent het volledige dossier: de identiteit, de voogd als het om een minderjarige gaat, en de geschiedenis verblijf per verblijf.