Een kamp wordt in teams gespeeld. Het tabblad Teams van een verblijf dient om ze te vormen, te zien wie erin zit, en de lijsten te maken die in de eetzaal hangen.
De software deelt niet in uw plaats in
Er is geen knop «automatisch indelen», en dat is een beslissing, geen vergetelheid.
Een kerk deelt in op criteria die geen enkel programma kent: het niveau, de rijpheid, wie van wie gescheiden moet blijven, de nieuwkomer die je bij een oudgediende zet, de gesproken taal, de geschiedenis van de families. Een indeling die de machine voorstelt zou er altijd naast zitten, en erger: wat ze voorstelt wordt uit vermoeidheid aanvaard.
Het scherm doet het omgekeerde. Het toont waarmee u beslist, en maakt het gebaar goedkoop.
Elke regel toont de leeftijd, het geslacht wanneer het bekend is, de vermelding Minderjarige en Al eens geweest voor wie aan een eerder verblijf van uw kerk deelnam. U vinkt aan, u kiest een team, klaar.
Twee reikwijdtes: het hele verblijf, of één dag
Bovenaan biedt een keuzebalk Hele verblijf en daarna elke dag.
- Hele verblijf: teams die van de eerste tot de laatste dag gelden. Dat is het gewone geval.
- Een bepaalde dag: teams die alleen die dag bestaan, voor een groot spel of een sportdag.
Beide bestaan naast elkaar. Een jongere hoort bij één team per reikwijdte, en een activiteit van een dag telt voor het team van die dag als dat er is, anders voor dat van het verblijf. Zonder deze regel zou een punt twee keer geteld worden.
In de praktijk: zet u iemand in een team terwijl hij er al een had in dezelfde reikwijdte, dan wordt hij gewoon verplaatst. U hoeft hem nooit eerst weg te halen.
Indelen
- Vink een of meer jongeren aan, in de lijst Zonder team of binnen een team.
- Onderaan verschijnt een balk met het aantal aangevinkte jongeren.
- Kies het bestemmingsteam en klik op Hier plaatsen.
Uit hun team halen stuurt de aangevinkte jongeren terug naar de wachtlijst. Alles aanvinken selecteert de getoonde pagina van de wachtlijst.
Twee rollen die niet verward mogen worden
De begeleider
Een lid van de kerk, volwassen, verantwoordelijk voor het team. Hij wordt gekozen uit de ledenlijst.
Slechts één regel weigert in dit scherm, en ze is wettelijk: telt het team minstens één minderjarige, dan moet de begeleider een geldig attest voor werken met minderjarigen hebben. Zonder dat wordt het bewaren geweigerd, en de melding zegt wat te doen: de controle op zijn vrijwilligersfiche registreren en opnieuw proberen.
Een pictogram toont de staat van het attest naast de naam: geldig, vervallen, of nooit geregistreerd. Het onderscheid telt: «vervallen» los je op door de stap opnieuw te zetten, «nooit geregistreerd» betekent dat niemand ooit nakeek.
De kapitein
Dat is een van de jongeren uit het team. Hij wordt gekozen tussen zijn kameraden, met het kroontje op zijn regel, en nooit uit de ledenlijst van de kerk: een kapitein die niet in zijn eigen team zit heeft geen zin.
Eén kroontje per team. Op het kroontje van een andere jongere klikken geeft het hem; op dat van de huidige kapitein klikken haalt het weg.
Aanwijzingen, nooit beperkingen
Elk team toont zijn omvang, zijn aantal minderjarigen, zijn leeftijdsvork en zijn mix. Niets weigert wegens onevenwicht: die cijfers staan er zodat u ziet wat u aan het maken bent.
Eén teller verdient uitleg: onbekende leeftijden. Zonder geboortedatum weten we niet of iemand minderjarig is, en de attestregel ziet die persoon niet. Het cijfer wordt getoond zodat het gat zichtbaar is in plaats van stil.
Een indeling overnemen
Heeft een dag nog geen teams en een andere reikwijdte wel, dan biedt het scherm aan ze over te nemen. We kopiëren teams die u al hebt gemaakt, met hun leden en hun kapitein.
Het is de enige snelweg op dit scherm, en hij respecteert de regel van hierboven: hij neemt uw indeling over, hij verzint er geen.
Een begeleider die ondertussen zijn attest verloor wordt niet overgenomen, en het scherm zegt het u.
Archiveren, nooit wissen
De knop Archiveren haalt een team van het werkscherm. Er wordt niets gewist: de samenstelling blijft in de databank, en wie in welk team zat blijft te zeggen. De jongeren blijven ingeschreven voor het verblijf.
Een per ongeluk gearchiveerd team komt terug met de terugpijl, zolang de datum niet voorbij is.
Een voorbije datum verandert niet meer
Zolang de dag niet gekomen is, wijzig zoveel u wilt: een indeling wordt gezocht, verbeterd, drie keer overgedaan.
Zodra de reikwijdte voorbij is, bevriest het team. Geen verwijdering, geen weghalen, geen toevoegen, geen hernoemen, geen andere begeleider. Het blijft leesbaar en afdrukbaar.
Dat is wat toelaat om jaren later een precieze vraag te beantwoorden: deze jongere nam deel aan het kamp van dat jaar, zat in dat team, onder de verantwoordelijkheid van die persoon. Een samenstelling die achteraf herschreven kan worden beantwoordt niets, en het is net bij betwisting dat een antwoord nodig is.
De lijsten afdrukken
Lijsten afdrukken opent een document dat klaar is om uit te komen: één deel per team met zijn kleur, begeleider en kapitein bovenaan, dan de leden. Wie nog geen team heeft wordt ook afgedrukt, achteraan: een lijst die enkel de ingedeelde mensen toont laat geloven dat iedereen het is.
Leeftijden worden alleen afgedrukt als u het vraagt
Het vakje Leeftijden afdrukken, naast de knop, staat standaard niet aangevinkt.
Een lijst die in de eetzaal hangt wordt door iedereen gelezen, veel verder dan wie organiseert. In verschillende culturen, in Afrika in het bijzonder, wordt leeftijd niet genoemd: ernaar vragen is al delicaat, hem aan een muur hangen nog meer.
De leeftijd blijft zichtbaar in de console, waar hij dient om in te delen en waar alleen het begeleidingsteam hem ziet. De instelling geldt voor uw hele kerk, niet enkel voor dit verblijf.