Cada departamento presta contas da sua atividade semana após semana. O relatório semanal reúne num só lugar as presenças da equipa, alguns números-chave próprios do ministério e um breve resumo escrito. Depois de concluído, é enviado à equipa pastoral para validação.
Abrir o relatório da semana
- Em Departamentos, abra o cartão do departamento e depois Relatórios.
- Escolha o mês com as setas e, em seguida, a semana a preencher. Por predefinição é proposto o relatório da semana em curso.
- As semanas futuras não estão disponíveis: apenas se reporta o passado e a semana atual.
Dica: comece por indicar a data da reunião. Tem de estar dentro da semana escolhida, caso contrário o envio será bloqueado.
Marcar as presenças
A lista mostra os membros do departamento. Para cada um, indique o seu estado:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Presente | A pessoa participou na reunião. |
| Ausente justificado | Ausente, com um motivo (a indicar no campo próprio). |
| Ausente | Ausente sem justificação. |
O relatório calcula automaticamente o total de presentes, ausentes justificados e ausentes.
Nota: um relatório não pode ser enviado se nenhuma presença tiver sido marcada. Marque pelo menos um estado antes de enviar.
Preencher as estatísticas
Cada departamento parte de um conjunto de indicadores adaptados ao seu ministério: almas ganhas e pessoas contactadas para a Evangelização, casos recebidos em oração para a Intercessão, cantores e ensaios para a Música, efetivo e presenças por faixa etária para a Escola Dominical (Ecodim). Introduza os números da semana.
Estes indicadores não são fixos: a sua igreja adapta a lista à sua realidade (ver abaixo). Um campo marcado como obrigatório tem de ser preenchido antes do envio; os restantes continuam facultativos, mesmo em rascunho.
Personalizar os campos do relatório
Os responsáveis (com permissão de gestão de departamentos) ajustam os campos eles próprios, sem programar nada. A partir do relatório ou do cartão do departamento, abra Campos do relatório.
- Adicionar um campo: dê-lhe um rótulo e um tipo - Número, Montante, Texto, Sim/Não ou Percentagem.
- Ocultar um campo: o ícone do olho retira um campo predefinido da introdução sem o eliminar; um segundo clique volta a mostrá-lo.
- Reordenar: as setas sobem ou descem um campo para seguir a ordem da sua folha de relatório.
- Renomear ou agrupar: abra um campo para ajustar o seu rótulo ou o seu grupo. O tipo de um campo predefinido é fixo; um campo criado por si altera-se livremente.
- Tornar obrigatório: ative « obrigatório para validar » para que bloqueie o envio enquanto estiver vazio.
- Eliminar: só os campos que criou podem ser eliminados; um campo predefinido oculta-se, não se elimina.
Nota: a introdução e o PDF com timbre seguem exatamente esta configuração - os seus campos personalizados aparecem neles, com os seus rótulos.
Ligar a um conteúdo e completar o resumo
Pode ligar o relatório a conteúdo já registado noutro ponto do Sanctumel:
- um tema de pregação partilhado durante a reunião,
- uma lição da escola dominical,
- um serviço de culto.
Depois, acrescente o tema, quem exortou, o intercessor, uma referência bíblica, a projeção para a semana seguinte e as suas observações.
Guardar e enviar
- Guardar mantém um rascunho que poderá retomar mais tarde.
- Enviar envia o relatório ao pastor: passa ao estado «Enviado». Enquanto não estiver validado, ainda pode corrigi-lo e reenviá-lo - as suas correções são guardadas e retransmitidas.
- A validação pelo pastor bloqueia o relatório definitivamente: já não pode ser alterado.
- Assim que estiver enviado, pode imprimir o relatório em PDF com o timbre da igreja.
Acompanhar o estado do relatório
No topo do relatório, um fio de acompanhamento mostra o seu percurso num relance, da emissão à validação:
- Rascunho - o relatório está a ser redigido.
- Enviado - foi enviado ao pastor; o registo indica quem o enviou e quando.
- Validado - o pastor aprovou-o e bloqueou-o (o registo anota quem o validou e a data).
A etapa em curso é destacada e cada etapa alcançada fica datada: sabe sempre em que ponto está um relatório e quem fez o quê.
Saber mais
- Criar um departamento
- Validar os relatórios dos departamentos
- Adicionar um membro
- Construir um programa
Importar as presencas da escala
Se a sua reuniao (ensaio, servico) tambem existe em Servicos e Escalas e esta vinculada a este departamento, o botao "Importar da escala" da aba Presencas marca automaticamente presentes os membros cuja escala estava confirmada nesse dia. Uma unica digitacao, dois modulos em dia; a marcacao manual continua disponivel para ajustar.