Alguns eventos não cabem num só bloco. Uma conferência dura três dias e propõe oficinas em paralelo no sábado à tarde. Um espetáculo de Natal é apresentado três vezes no mesmo dia, com 300 lugares em cada sessão. Nesses casos, uma só data e uma só lotação não chegam: as sessões dividem o evento em momentos, cada um com o seu horário, a sua sala, a sua lotação e o seu controlo de entrada.
Note: um evento sem sessões funciona exatamente como antes. As sessões só se acrescentam quando são precisas.
Adicionar uma sessão
- Abra o seu evento e depois o separador Sessões.
- Clique em Adicionar uma sessão.
- Dê-lhe um título compreensível para o público: «Segunda sessão», «Oficina de louvor», «Sábado de manhã».
- Indique o início e, se souber, o fim.
- Escolha uma sala ou escreva um local à mão.
- Defina uma lotação se a sessão tiver um número de lugares limitado.
Uma sessão que ultrapassa o período do evento alarga-o automaticamente. Se o cartaz anuncia sábado e acrescentar uma sessão no domingo, o evento estende-se ao domingo por si só: a página pública não pode assim anunciar uma data errada.
Escolher como as pessoas se inscrevem
É a definição mais importante e está no topo do separador Sessões. Duas situações que se parecem mas não se gerem da mesma maneira.
Escolhem uma sessão. Cada sessão tem a sua própria lotação e um bilhete vale só para a sessão escolhida. É o espetáculo com várias sessões: ir à segunda com o bilhete da primeira é ocupar o lugar de outra pessoa.
Uma inscrição dá acesso a todas. Um bilhete cobre o evento inteiro e é validado em cada sessão. É a conferência de vários dias: inscreve-se uma vez, vem três dias.
A definição por omissão é Escolhem uma sessão, porque é a que protege as lotações. Pode alterá-la a qualquer momento.
A lotação, sessão a sessão
Uma lotação definida numa sessão prevalece sobre a do evento.
| O que pretende | O que faz |
|---|---|
| 300 lugares em cada sessão | Uma lotação de 300 em cada sessão |
| 900 lugares no total, distribuídos livremente | Uma lotação de 900 no evento, nenhuma nas sessões |
| Um máximo global E por sessão | Ambos: aplica-se o mais restritivo |
Quando uma sessão fica cheia, continua visível na página pública mas aparece como Esgotado e já não pode ser escolhida. As inscrições gratuitas passam para lista de espera. Num evento pago, o pagamento é recusado antes de abrir: nunca se cobra a ninguém um lugar que já não existe.
O que o público vê
A página pública do evento mostra as sessões acima do formulário, cada uma com o seu horário, o seu local e os lugares que restam. A escolha faz-se antes de escrever o nome: ninguém preenche um formulário para descobrir depois que o único horário que lhe convinha está esgotado.
No modo «uma inscrição dá acesso a todas», as sessões aparecem como um programa, sem nada a escolher.
As sessões continuam legíveis mesmo depois de as inscrições fecharem: saber a que horas é a segunda sessão continua a ser útil para quem não pensava inscrever-se.
O controlo de entrada
No separador Check-in aparece um seletor assim que existem sessões: escolha a que a sua porta está a assegurar. O contador ao lado indica quantas pessoas já entraram nessa sessão.
- Um bilhete para uma sessão específica só é válido nela. Se for apresentado noutra, o ecrã mostra Sessão errada - a pessoa tem um bilhete válido, apenas enganou-se de porta: oriente-a em vez de a recusar.
- Um bilhete «todas as sessões» é validado em cada sessão. A leitura do segundo dia funciona normalmente, sem que o bilhete conte como já usado.
- Ler duas vezes o mesmo bilhete na mesma sessão mostra Já registado e não conta a pessoa duas vezes.
As salas e os conflitos
Escolher uma sala do diretório traz três coisas que o texto livre não dá: a posição no mapa, a reserva do horário e a deteção de conflitos.
São assinalados dois tipos de conflito antes da publicação, no separador Sessões:
- Duas sessões do mesmo evento na mesma sala à mesma hora. É o erro mais fácil de cometer: duplica-se uma oficina para criar uma segunda e esquece-se de mudar a sala.
- Outra atividade da igreja que já ocupa essa sala nesse horário.
A publicação é recusada enquanto houver um conflito, e a mensagem indica a sessão em causa, a atividade que bloqueia e o seu horário.
Uma sessão sem sala própria herda a do evento. Quando o evento é publicado, cada sessão reserva o seu horário real - e não todo o período: uma conferência de sexta a domingo não bloqueia a sala nas duas noites intermédias.
Eliminar uma sessão
Eliminar uma sessão não elimina ninguém. As pessoas que a tinham escolhido perdem a ligação mas mantêm o bilhete: reorientá-las cabe-lhe a si. O ecrã indica quantas pessoas são afetadas antes de confirmar, e a operação fica registada no histórico de atividade do evento.