Remplir le rapport hebdomadaire
Saisir chaque semaine les présences, les statistiques et le compte rendu d'un département, puis le soumettre au pasteur.
Chaque département rend compte de son activité semaine après semaine. Le rapport hebdomadaire réunit au même endroit les présences de l'équipe, quelques chiffres clés propres au service et un court compte rendu. Une fois complété, il est soumis à l'équipe pastorale pour validation.
Ouvrir le rapport de la semaine
- Depuis Départements, ouvrez la carte du département, puis Rapports.
- Choisissez le mois avec les flèches, puis la semaine à renseigner. Le rapport de la semaine en cours est proposé par défaut.
- Les semaines à venir ne sont pas ouvertes : on ne rapporte que le passé et la semaine courante.
Astuce: commencez par indiquer la date de la réunion. Elle doit tomber dans la semaine choisie, sinon la soumission sera bloquée.
Marquer les présences
La liste reprend les membres du département. Pour chacun, indiquez son état :
| État | Signification |
|---|---|
| Présent | La personne a participé à la réunion. |
| Absent justifié | Absente, avec un motif (à préciser dans le champ dédié). |
| Absent | Absente sans justification. |
Le rapport calcule automatiquement le total de présents, d'absents justifiés et d'absents.
Note: un rapport ne peut pas être soumis si aucune présence n'a été marquée. Cochez au moins un état avant d'envoyer.
Renseigner les statistiques
Selon le type de département, des indicateurs adaptés apparaissent : âmes gagnées et personnes contactées pour l'Évangélisation, cas reçus en prière pour l'Intercession, chantres et répétitions pour la Musique, effectifs et présences par tranche d'âge pour l'École du dimanche (Écodim). Renseignez les chiffres de la semaine.
Lier à un contenu et compléter le compte rendu
Vous pouvez relier le rapport à un contenu déjà saisi ailleurs dans Sanctumel :
- un sujet de prédication partagé pendant la réunion,
- une leçon de l'école du dimanche,
- un service de culte.
Ajoutez ensuite le thème, la personne qui a exhorté, l'intercesseur, une référence biblique, la projection pour la semaine suivante et vos observations.
Enregistrer et soumettre
- Enregistrer conserve un brouillon que vous pourrez reprendre plus tard.
- Soumettre verrouille le rapport et l'envoie au pasteur : il passe au statut « Soumis ».
- Après soumission, vous pouvez imprimer le rapport en PDF à l'en-tête de l'église.
Attention: une fois soumis, le rapport n'est plus modifiable. Vérifiez présences et chiffres avant d'envoyer.