Chaque département rend compte de son activité semaine après semaine. Le rapport hebdomadaire réunit au même endroit les présences de l'équipe, quelques chiffres clés propres au service et un court compte rendu. Une fois complété, il est soumis à l'équipe pastorale pour validation.
Ouvrir le rapport de la semaine
- Depuis Départements, ouvrez la carte du département, puis Rapports.
- Choisissez le mois avec les flèches, puis la semaine à renseigner. Le rapport de la semaine en cours est proposé par défaut.
- Les semaines à venir ne sont pas ouvertes : on ne rapporte que le passé et la semaine courante.
Astuce: commencez par indiquer la date de la réunion. Elle doit tomber dans la semaine choisie, sinon la soumission sera bloquée.
Marquer les présences
La liste reprend les membres du département. Pour chacun, indiquez son état :
| État | Signification |
|---|---|
| Présent | La personne a participé à la réunion. |
| Absent justifié | Absente, avec un motif (à préciser dans le champ dédié). |
| Absent | Absente sans justification. |
Le rapport calcule automatiquement le total de présents, d'absents justifiés et d'absents.
Note: un rapport ne peut pas être soumis si aucune présence n'a été marquée. Cochez au moins un état avant d'envoyer.
Renseigner les statistiques
Chaque département part d'un jeu d'indicateurs adaptés à son service : âmes gagnées et personnes contactées pour l'Évangélisation, cas reçus en prière pour l'Intercession, chantres et répétitions pour la Musique, effectifs et présences par tranche d'âge pour l'École du dimanche (Écodim). Renseignez les chiffres de la semaine.
Ces indicateurs ne sont pas figés : votre église adapte la liste à sa réalité (voir ci-dessous). Un champ marqué comme obligatoire doit être renseigné avant la soumission ; les autres restent facultatifs, y compris en brouillon.
Personnaliser les champs du rapport
Les responsables (droit de gestion des départements) ajustent eux-mêmes les champs, sans rien coder. Depuis le rapport ou la fiche du département, ouvrez Champs du rapport.
- Ajouter un champ: donnez-lui un libellé et un type - Nombre, Montant, Texte, Oui/Non ou Pourcentage.
- Masquer un champ: l'icône œil retire un champ par défaut de la saisie sans le supprimer ; un second clic le réaffiche.
- Réordonner: les flèches montent ou descendent un champ pour suivre l'ordre de votre feuille de rapport.
- Renommer ou regrouper: ouvrez un champ pour ajuster son libellé ou son groupe. Le type d'un champ par défaut reste fixe ; un champ que vous avez créé se modifie librement.
- Rendre obligatoire: activez « obligatoire à valider » pour qu'il bloque la soumission tant qu'il est vide.
- Supprimer: seuls les champs que vous avez créés peuvent être supprimés ; un champ par défaut se masque, il ne se supprime pas.
Note: la saisie et le PDF à l'en-tête suivent exactement cette configuration - vos champs personnalisés y figurent, avec vos libellés.
Lier à un contenu et compléter le compte rendu
Vous pouvez relier le rapport à un contenu déjà saisi ailleurs dans Sanctumel :
- un sujet de prédication partagé pendant la réunion,
- une leçon de l'école du dimanche,
- un service de culte.
Ajoutez ensuite le thème, la personne qui a exhorté, l'intercesseur, une référence biblique, la projection pour la semaine suivante et vos observations.
Enregistrer et soumettre
- Enregistrer conserve un brouillon que vous pourrez reprendre plus tard.
- Soumettre transmet le rapport au pasteur : il passe au statut « Soumis ». Tant qu'il n'est pas validé, vous pouvez encore le corriger et le renvoyer - vos corrections sont sauvegardées et retransmises.
- La validation par le pasteur verrouille définitivement le rapport : il n'est alors plus modifiable.
- Dès qu'il est soumis, vous pouvez imprimer le rapport en PDF à l'en-tête de l'église.
Suivre l'état du rapport
En haut du rapport, un fil de suivi retrace son parcours d'un coup d'œil, de l'émission à la validation :
- Brouillon - le rapport est en cours de rédaction.
- Soumis - il a été transmis au pasteur ; le journal indique qui l'a soumis et quand.
- Validé - le pasteur l'a approuvé et verrouillé (le journal note l'auteur et la date de validation).
L'étape en cours est mise en avant et chaque étape franchie est horodatée : vous savez toujours où en est un rapport et qui a fait quoi.
Aller plus loin
- Créer un département
- Valider les rapports des départements
- Ajouter un membre
- Construire un programme
Importer les présences depuis la rota
Si votre réunion (répétition, service) existe aussi dans Services & Rota et qu'elle est rattachée à ce département, le bouton « Importer depuis la rota » de l'onglet Présences pointe automatiquement présents les membres dont l'affectation était confirmée ce jour-là. Une seule saisie, deux modules à jour ; le pointage manuel reste possible pour ajuster.