Rôles, accès et organigramme
Nommer les responsables d'un département, donner l'accès au planning, et voir l'organigramme se mettre à jour tout seul.
Quand vous organisez un département, trois choses suivent désormais automatiquement : la fonction de chaque personne, son accès au système (si vous le voulez) et sa place dans l'organigramme. Plus rien à saisir deux fois.
Les rôles dans un département
À l'ajout d'un membre, vous choisissez son rôle dans l'équipe :
- Chef - il anime l'équipe et, une fois nommé, coiffe automatiquement ses membres dans l'organigramme.
- Adjoint - il seconde le chef.
- Secrétaire - il gère le suivi de l'équipe.
- Membre - il sert dans l'équipe.
Chaque appartenance crée automatiquement une fonction rattachée au département (« Responsable Accueil », « Membre Accueil »…), dans la langue de votre église. Vous n'avez rien à pré-créer.
Donner l'accès au planning
À l'ajout d'un membre, une case « Donner l'accès au planning (voir, accepter, refuser) » est cochée par défaut. Elle donne à la personne l'accès dont elle a besoin, selon son rôle :
- Chef, Adjoint, Secrétaire reçoivent l'accès Responsable de département : ils gèrent le planning et les rapports de leur équipe.
- Membre reçoit l'accès Participant : il voit uniquement son planning, accepte ou refuse ses affectations. Rien d'autre - il n'a pas accès à l'annuaire ni au reste de l'église.
Si la case est cochée et que la personne a une adresse email, une invitation part : elle apparaît « en attente » dans Paramètres → Utilisateurs. La personne crée son mot de passe et accède à son espace.
Note: un membre qui a déjà un rôle (trésorier, secrétaire…) garde son accès - le planning lui est déjà ouvert, on ne lui ajoute rien.
Le membre répond à son planning
Une fois connecté, le membre ouvre Services → Mon planning. Il y voit ses affectations à venir et peut, pour chacune :
- Confirmer sa présence.
- Refuser.
- Proposer un remplaçant ou une autre date.
Le coordinateur voit les réponses en temps réel et arbitre les échanges en un clic.
L'organigramme se met à jour tout seul
Nommer un chef suffit : dans l'Organigramme (menu Membres), chaque membre du département apparaît sous son chef, avec la couleur du département. Aucun lien à tracer à la main.
Dans la page Fonctions, les fonctions sont rangées par département pour rester lisibles même avec beaucoup d'équipes.
Imprimer l'organigramme
Le bouton Imprimer produit un document propre : une branche (département / responsable) par page, mise à l'échelle pour rester lisible quelle que soit la taille de votre église, avec en-tête (logo, nom de l'église) et pied de page numéroté.
Quand un chef change
- Nommer un nouveau chef rétrograde l'ancien en membre : il garde l'accès à son planning (Participant) mais n'a plus la gestion.
- Retirer un chef du département retire son accès Responsable s'il ne dirige plus aucune équipe.
Astuce: l'accès est réversible. Vous pouvez toujours ré-accorder ou retirer un accès depuis Paramètres → Utilisateurs.