Envoyer un document par email
Adresser une attestation ou une lettre émise directement au membre concerné, choisir le destinataire, prévisualiser l'envoi et suivre combien de fois le document a été transmis.
Une fois un document émis, vous pouvez l'envoyer par email à son destinataire, en pièce jointe PDF, sans quitter la Suite. L'envoi est identique à celui du reçu fiscal : c'est le même document que celui imprimé, et chaque envoi est tracé.
Envoyer le document
- Ouvrez un document émis (une attestation ou une lettre déjà scellée).
- Cliquez sur Envoyer par email.
- Une fenêtre d'aperçu s'ouvre : elle montre le destinataire, son adresse email et le fichier PDF qui sera joint.
- Confirmez avec Envoyer maintenant.
Le document part dans la langue de l'église, et l'envoi est journalisé dans les communications du membre (Membres → Communications), comme tout email officiel.
Choisir ou changer le destinataire
Certains documents - une lettre, par exemple - n'ont pas de destinataire figé. Dans la fenêtre d'envoi, vous pouvez choisir un membre : son adresse email est retrouvée automatiquement. Pour une attestation déjà liée à un membre, ce destinataire est proposé par défaut, avec un bouton Changer si besoin.
Attention: si le membre choisi n'a pas d'adresse email, la fenêtre le signale et bloque l'envoi. Renseignez l'email du membre dans sa fiche, puis réessayez.
Suivre les envois
Sur la liste des documents, à côté du statut, une pastille indique si le document a déjà été transmis : Envoyé, ou Envoyé 2×, 3×… Au survol, vous voyez le dernier destinataire.
- Dès le deuxième envoi, le bouton devient Renvoyer.
- Au renvoi, la fenêtre rappelle « Déjà envoyé N fois · dernier à … » pour éviter les doublons involontaires.
Note: l'impression et le téléchargement ne sont pas comptés - seul l'envoi par email laisse une trace, car c'est lui qui atteint réellement le destinataire. C'est un petit audit sur place, utile pour savoir d'un coup d'œil ce qui a été transmis.