Générer une attestation
Choisir un modèle système, sélectionner le membre concerné et émettre une attestation officielle dans la langue du document.
Le module Documents fournit des modèles d'attestation prêts à l'emploi : attestation de membre, de baptême, de fréquentation, de bénévolat, de participation, ou lettre de recommandation. Vous choisissez le modèle, désignez le membre concerné, et le document se remplit tout seul dans la langue voulue. Une fois émis, il porte un numéro de référence et un QR code de vérification.
Choisir un modèle d'attestation
- Ouvrez Documents, puis créez un nouveau document.
- Sur l'écran d'accueil, descendez à la section Attestations.
- Cliquez sur la vignette du modèle voulu : Attestation de membre, Attestation de baptême, Attestation de fréquentation, Attestation de bénévolat, Attestation de participation, ou Lettre de recommandation.
Le corps du document se remplit aussitôt avec le texte type du modèle. Le titre reprend le nom du modèle.
Note: ces modèles sont fournis par le système, en cinq langues. Vous n'avez pas à rédiger le texte de zéro : il ne reste qu'à compléter les quelques informations propres au cas.
Choisir la langue du document
Dans le panneau Détails, à gauche, le sélecteur Langue du document commande la langue dans laquelle l'attestation est rédigée et imprimée.
- Par défaut, il suit la langue de votre église.
- Vous pouvez le changer à tout moment : le texte du modèle et le titre sont aussitôt régénérés dans la nouvelle langue (français, anglais, espagnol, portugais ou néerlandais).
Astuce: la langue du document est indépendante de la langue de votre interface. Vous pouvez travailler en français et émettre une attestation en anglais pour un membre qui part à l'étranger.
Désigner le membre concerné
L'attestation se rapporte toujours à un membre de votre base, jamais à une saisie libre.
- Dans le panneau Détails, à la ligne Membre concerné, ouvrez le sélecteur de membre.
- Choisissez la personne.
Les champs du membre viennent alors remplir automatiquement le texte :
| Information | D'où elle vient |
|---|---|
| Nom complet | Fiche du membre |
| Date d'adhésion | Fiche du membre |
| Date de baptême | Fiche du membre |
| Date de naissance | Fiche du membre |
| Adresse | Fiche du membre |
Note: tant qu'aucun membre n'est choisi, ou si une date manque sur sa fiche, l'emplacement reste vide, prêt à être complété. Renseigner la fiche du membre en amont évite les blancs sur l'attestation.
Compléter les informations restantes
Certains modèles laissent des passages entre crochets [ ] : ce sont les données que le système ne connaît pas (activité, fonction exercée, église de destination, dates d'une session...). Cliquez dans le texte et remplacez chaque crochet par la bonne mention.
Renseignez aussi, dans le panneau Détails :
- Lieu et Date : ils composent la formule de lieu et date en haut du document.
- Signataire et Fonction : le nom et le titre de la personne qui signe. Ils peuvent être pré-remplis depuis les réglages du module.
Vérifier et émettre
- Cliquez sur Aperçu pour voir l'attestation telle qu'elle sera imprimée, sur le papier à en-tête de l'église.
- Cliquez sur Enregistrer pour conserver un brouillon.
- Quand tout est correct, cliquez sur Émettre.
À l'émission, l'attestation reçoit un numéro de référence et un QR code qui permet de vérifier son authenticité. Le document est alors verrouillé : il devient une archive fidèle, que d'éventuels changements ultérieurs de signature ou d'en-tête n'altèrent plus.
Attention: un document émis ne se modifie plus. Relisez bien l'aperçu avant d'émettre. Si une erreur passe malgré tout, vous pouvez le révoquer, puis en émettre un nouveau.
Une fois émise, l'attestation peut être imprimée ou téléchargée en PDF, et révoquée si besoin.