Le jour J, à l'entrée, avec la queue dehors : c'est le moment où un outil se juge. L'écran Ouvrir la porte est fait pour ça et pour rien d'autre. On l'ouvre depuis l'onglet Check-in de votre événement, et il s'utilise sur un téléphone.
Scanner avec la caméra
- Ouvrez votre événement, onglet Check-in, puis Ouvrir la porte.
- Appuyez sur Activer la caméra. Votre navigateur demande l'autorisation une fois.
- Présentez le QR du billet dans le cadre doré. Le code part tout seul, vous n'appuyez sur rien.
Le billet vaut aussi bien sur l'écran du téléphone du participant que sur le PDF imprimé ou sur son badge. Si la salle est sombre, le bouton Lampe allume la torche du téléphone quand le matériel le permet.
Note: vous pouvez toujours saisir le code à la main, ou chercher la personne par son nom. Un téléphone déchargé, un billet oublié, un écran cassé : c'est le premier incident réel à une entrée, et il n'a rien d'exceptionnel.
Chercher quelqu'un par son nom
La colonne de droite contient toute la liste des inscrits. Tapez les premières lettres d'un nom, puis Faire entrer. Les personnes qui ne sont pas encore arrivées apparaissent en tête : ce sont elles que vous cherchez.
La liste est chargée une seule fois à l'ouverture de l'écran, puis gardée sur l'appareil. La recherche reste donc instantanée, et elle continue de fonctionner sans réseau.
Quand le réseau tombe
Un hall en sous-sol, un chapiteau, deux mille personnes sur le même point d'accès : la connexion lâche exactement quand vous en avez besoin.
L'écran continue. Chaque scan devient un geste horodaté, rangé sur l'appareil, et un bandeau orange affiche N en attente d'envoi. Dès que le réseau revient, tout part seul et le bandeau disparaît.
Deux choses à savoir :
- L'heure enregistrée est celle du scan, pas celle de l'envoi. Le rapport d'affluence reste juste même après une coupure d'une heure.
- Tant que le bandeau est là, ce n'est pas encore parti. L'écran ne fait jamais semblant.
Plusieurs personnes à la même porte
Vous pouvez ouvrir cet écran sur autant de téléphones que vous voulez, à la même porte ou à plusieurs entrées. Une personne scannée deux fois n'est comptée qu'une fois : c'est garanti côté serveur, pas seulement à l'écran.
Un billet déjà validé affiche Déjà entré en orange, avec l'heure de son passage. Ce n'est pas une erreur, c'est une information.
Ce que disent les trois nombres
En haut de l'écran, trois compteurs qui comptent des personnes, pas des inscriptions : un achat familial de quatre billets fait entrer quatre personnes.
| Compteur | Ce qu'il dit |
|---|---|
| Reste | Combien de personnes sont encore attendues. C'est lui qui dit s'il faut ouvrir une deuxième porte. |
| Entrés | Combien sont déjà dans la salle. |
| Attendus | Le total des inscrits non annulés. |
Ils se rafraîchissent tout seuls toutes les cinq secondes, sur tous les appareils ouverts.
Avec des séances
Si votre événement a des séances, choisissez en haut de l'écran celle que tient votre porte. Vous la choisissez une fois en arrivant, pas à chaque scan.
- Un billet acheté pour une séance précise n'est valable qu'à celle-là. Ailleurs, l'écran affiche Pas la bonne séance en orange et nomme la séance du billet : orientez la personne, ne la refusez pas.
- Un billet « toutes séances » se scanne à chaque séance. Le deuxième jour fonctionne normalement.
Les badges
Le bouton Badges produit une planche A4 à découper, huit badges par page, dans l'ordre de la liste affichée. Chaque badge porte le nom en grand, la séance, la catégorie et le QR du billet : le badge devient donc aussi le billet, ce qui évite de ressortir son téléphone chaque matin d'une conférence de trois jours.
Une famille de quatre reçoit quatre badges, un par personne.
Préparez-les la veille et rangez-les par ordre alphabétique : c'est ce qui fait la différence entre une entrée fluide et une file d'attente.
Ce que l'écran ne fait pas encore
- Il n'imprime pas les badges à la volée sur une imprimante d'étiquettes.
- Il ne pointe pas billet par billet à l'intérieur d'un achat familial : scanner l'un des codes de la famille fait entrer toute la ligne.