Une fois les inscriptions ouvertes, chaque événement rassemble ses participants au même endroit. Depuis la fiche de l'événement, vous suivez qui s'est inscrit, vous pointez les présents à l'entrée et vous imprimez les listes dont vous avez besoin. Voici comment vous y prendre.
Ouvrir la liste des inscrits
- Ouvrez Événements et cliquez sur l'événement concerné pour afficher sa fiche.
- En haut de la fiche, cliquez sur l'onglet Inscrits (le nombre d'inscrits est indiqué entre parenthèses).
- La liste se charge : chaque personne apparaît avec son nom, son email, sa catégorie de billet éventuelle et son statut.
Pour chaque inscrit, vous voyez d'un coup d'oeil s'il est déjà pointé, en attente de paiement ou sur liste d'attente. Si vous aviez activé un champ de demande à l'inscription (intolérance, transport, etc.), la réponse s'affiche sous le nom.
Note: un événement peut accueillir des personnes externes à l'église, pas uniquement vos membres. Toutes apparaissent dans la même liste.
Ajouter un inscrit à la main
Certaines personnes s'inscrivent sur place ou par téléphone. Vous pouvez les ajouter vous-même sans passer par la page publique.
- Dans l'onglet Inscrits, cliquez sur Inscrire.
- Renseignez le prénom et le nom (obligatoires), puis l'email et le téléphone si vous les avez.
- Validez : la personne rejoint immédiatement la liste.
Astuce: ce bouton n'apparaît que si l'inscription est activée sur l'événement. Si vous ne le voyez pas, ouvrez d'abord les inscriptions dans les réglages de l'événement.
Pointer les présents (check-in)
Le jour de l'événement, l'onglet Check-in sert à valider les arrivées à l'entrée.
- Ouvrez l'onglet Check-in.
- Saisissez (ou scannez) le code du billet, au format
EVT-XXXX-XXXX-XXXX, puis validez. - Un message confirme l'entrée :
| Résultat | Signification |
|---|---|
| Validé | La personne est admise, son nom s'affiche. |
| Déjà pointé | Le billet a déjà été utilisé pour entrer. |
| Invalide | Le code ne correspond à aucun inscrit. |
Le champ se remet à zéro après chaque validation pour enchaîner rapidement les arrivées. En bas de l'onglet, un compteur en temps réel indique le nombre d'inscrits, de personnes déjà pointées et de personnes en attente.
Attention: le pointage est définitif pour un billet donné. Un même code ne peut pas être validé deux fois, ce qui évite les doublons à l'entrée.
Exporter la liste en PDF
Vous pouvez imprimer deux documents depuis l'onglet Inscrits, aux couleurs de votre église.
- Dans l'onglet Inscrits, repérez les boutons d'export en haut de la liste.
- Choisissez le document :
- Liste des inscrits : le récapitulatif complet des participants.
- Feuille de pointage : une liste à cocher, pratique pour l'accueil sans écran.
- Le PDF se génère sur votre appareil, prêt à imprimer ou à partager.
Note: l'export PDF dépend de votre formule. Si les boutons n'apparaissent pas, c'est que la fonction n'est pas incluse dans votre plan actuel.
Relancer un groupe d'inscrits
« Il reste trois jours », « votre paiement n'est pas arrivé », « le parking sera fermé côté rue ». Ces messages se font aujourd'hui depuis une boîte personnelle, en recopiant des adresses dans un champ « cci » - ce qui expose le fichier de vos participants au premier « répondre à tous ».
- Ouvrez l'onglet Inscrits.
- Cliquez sur Relancer et choisissez qui recevra le message.
- Écrivez l'objet et le texte, puis envoyez.
| Groupe | Qui reçoit |
|---|---|
| Paiement en attente | Ceux dont le billet n'est pas réglé. |
| Pas encore entrés | Les inscrits confirmés qui ne sont pas passés à la porte. |
| Liste d'attente | Ceux qui attendent qu'une place se libère. |
| Tous les inscrits | Tout le monde, sauf les annulés. |
Note: vous choisissez un CRITÈRE, jamais une liste d'adresses. Le serveur en déduit les destinataires, et ils appartiennent forcément à cet événement. Les inscriptions annulées ne sont jamais relancées : ces personnes ont dit non.
Le message part au nom de votre église, dans la langue de chaque destinataire, et une réponse arrive sur l'adresse de contact de l'église. Une seule ligne apparaît dans le journal d'activité pour tout l'envoi.
Transférer un billet à quelqu'un d'autre
Quelqu'un ne peut plus venir et donne sa place à un ami. Sans cette fonction, il faut annuler puis réinscrire - ce qui perd le paiement, le siège et la séance, et remet la place à la vente entre les deux.
- Dans la liste des inscrits, cliquez sur Transférer sur la ligne concernée.
- Saisissez le nom du nouveau porteur, et son e-mail si vous l'avez.
- Confirmez.
Ce qui change : le nom, l'e-mail, le téléphone. Ce qui ne change pas : le paiement, la place numérotée, la séance, la catégorie de billet.
Note: un nouveau code billet est émis et envoyé au nouveau porteur. L'ancien ne fonctionne plus. C'est nécessaire : l'ancien porteur a reçu son code par e-mail, et le laisser valable, c'est laisser deux personnes se présenter avec le même billet - la première arrivée entre.
Un billet déjà pointé ne se transfère pas : la personne est entrée, il n'y a plus de place à donner.