Un événement gratuit ou payant peut recueillir les inscriptions en ligne, générer un billet avec son code, et vous permettre de valider les entrées le jour J. Voici comment configurer la billetterie et suivre vos inscrits de bout en bout.
Choisir gratuit ou payant
La billetterie se règle à la deuxième étape de la création (ou de l'édition) d'un événement, dans la section Billetterie.
- Ouvrez votre événement, puis passez à l'étape 2.
- Choisissez Gratuit ou Payant.
- Pour un événement gratuit, activez l'option Inscription requise si vous voulez recueillir les inscrits à l'avance.
Note: vendre des billets payants nécessite Sanctumel Pay activé (coordonnées bancaires validées). Tant que ce n'est pas le cas, l'option Payant reste verrouillée et vous êtes invité à configurer l'encaissement dans les paramètrès bancaires.
Créer les catégories de billets
Pour un événement payant, vous définissez le prix par catégorie plutôt qu'un tarif unique.
- Sélectionnez d'abord la devise (EUR, USD, XAF, CDF, GBP).
- Activez une ou plusieurs catégories : Standard, VIP, Enfant.
- Saisissez le prix de chaque catégorie activée.
Les catégories sont créées automatiquement pour l'événement. Le prix affiché sur la page publique correspond au tarif le plus bas parmi vos catégories.
Astuce: n'activez que les catégories dont vous avez besoin. Un seul billet Standard suffit pour la plupart des événements ; ajoutez VIP ou Enfant seulement si votre tarification le justifie.
Limiter les places et la date d'inscription
À la même étape, vous pouvez encadrer les inscriptions.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Capacité maximale | Nombre de places ; laissez vide pour illimité |
| Date limite d'inscription | Ferme les inscriptions automatiquement à la date choisie |
| Champ de demande | Ajoute une question libre à l'inscrit (repas, transport, etc.) |
Comment les gens s'inscrivent
Une fois l'événement publié, il dispose d'une page publique au design de votre église, d'un lien partageable et d'un QR code avec votre logo.
- Pour un événement gratuit, l'inscrit remplit ses coordonnées et reçoit la confirmation.
- Pour un événement payant, il choisit sa catégorie de billet et règle en ligne via Sanctumel Pay.
- Chaque billet reçoit un code unique, qui servira à valider l'entrée.
Vous pouvez aussi inscrire quelqu'un manuellement depuis l'onglet Inscriptions de l'événement, utile pour un règlement sur place ou une invitation.
Inscrire une famille en une fois
Une personne peut inscrire tout son foyer sans remplir quatre formulaires. Le formulaire public demande qui vient avec vous, et chaque personne nommée reçoit son propre billet à son nom.
- Remplissez vos coordonnées comme d'habitude.
- Sous Qui vient avec vous ?, cliquez sur Ajouter une personne pour chaque accompagnant.
- Le prénom suffit : le nom de famille reprend le vôtre s'il est laissé vide.
- Le nombre de billets suit la liste automatiquement.
Attention: le nombre de billets et la liste des noms ne se règlent pas séparément. C'est voulu : ils pourraient sinon se désynchroniser, et quelqu'un serait refusé à la porte pour un billet qui n'a jamais été payé.
Ce que ça change à l'entrée
C'est là que la différence se voit.
- Scanner le billet de la mère affiche son nom à elle, pas celui de l'acheteur.
- Un billet déjà passé ne bloque pas les autres : chacun a son code.
- La liste d'entrée affiche une ligne par personne. On y cherche « Kabeya » et on la trouve, même si c'est le père qui a payé.
- L'événement n'est marqué complet pour cette famille que lorsque tout le monde est entré.
Les places numérotées suivent la même logique : chaque personne peut avoir la sienne.
Si vous ne nommez personne
Rien ne change. Vous pouvez toujours prendre plusieurs billets sans donner de noms : ils resteront tous au nom de l'acheteur, comme avant. Les inscriptions déjà enregistrées ne bougent pas.
Suivre les inscrits
Dans l'événement, l'onglet Inscriptions liste toutes les personnes inscrites en temps réel.
- Le statut de paiement est indiqué (payé, gratuit).
- Le code du billet et la catégorie apparaissent pour chaque inscrit.
- Vous pouvez exporter la liste et la feuille d'émargement en PDF.
Rembourser un billet
Quelqu'un annule, l'événement est reporté, une catégorie a été facturée au mauvais tarif : le remboursement se fait depuis la console, et non depuis votre outil de paiement.
- Ouvrez l'événement, onglet Inscriptions.
- Sur la ligne de la personne, cliquez sur Rembourser.
- Laissez le montant vide pour rendre la totalité, ou indiquez un montant pour un remboursement partiel.
- Écrivez le motif : il reste attaché à l'inscription et apparaît dans votre comptabilité.
L'argent repart du compte de votre église vers l'acheteur. Notre commission vous est restituée au prorata de ce que vous rendez : rembourser la moitié du billet vous rend la moitié de la commission.
Deux lignes apparaissent dans votre comptabilité, et non une seule : la sortie d'argent pour le montant rendu, et la commission qui vous revient. C'est ce qui garde votre balance juste sans aucune saisie manuelle.
Attention: annuler une inscription ne la rembourse pas. Ce sont deux gestes distincts, dans l'ordre que vous voulez. Une inscription annulée reste remboursable tant que le billet a été payé.
Un billet peut être remboursé plusieurs fois par tranches, jusqu'à concurrence de ce qui a été payé. La liste affiche le cumul déjà rendu sous le montant du billet, et le bouton disparaît une fois le billet intégralement remboursé.
Valider les entrées le jour J
L'onglet Check-in vous permet de contrôler les billets à l'entrée.
- Ouvrez l'onglet Check-in dans l'événement.
- Saisissez ou scannez le code du billet.
- Validez : le nom et la catégorie s'affichent si le billet est valable.
Un billet déjà validé est signalé pour éviter les doublons, et un code inconnu est refusé. Les statistiques de check-in se mettent à jour en direct.
Attention: un même billet ne peut être validé qu'une fois. Si le système indique « déjà validé », la personne est déjà entrée avec ce code.