Une affiche fait venir du monde. Le nom d'un pasteur invité, sa photo et le sujet qu'il vient traiter valent plus qu'une description d'événement, et ils sont visibles bien avant que le programme heure par heure ne soit écrit.
Créer une fiche d'intervenant
Une fiche se crée une fois et resservira l'an prochain. C'est ce qui remplace le nom retapé chaque année, écrit un peu différemment à chaque fois.
- Ouvrez l'événement, onglet Intervenants.
- Dans Le fichier de votre église, cliquez sur Nouvelle fiche.
- Le nom affiché est le seul champ obligatoire. C'est le nom de l'affiche, pas celui de l'état civil : écrivez-le comme le public le lira.
- Ajoutez la photo, le titre, l'église d'origine, la ville et quelques lignes de biographie.
Attention: la photo et la biographie sont publiques. Elles apparaissent sur la page de l'événement, que n'importe qui peut ouvrir. N'y mettez rien que la personne ne souhaite pas voir affiché.
Annoncer quelqu'un sur un événement
Créer une fiche ne l'annonce nulle part. Ce sont deux gestes distincts, et c'est voulu : la même personne intervient à plusieurs événements sans qu'on la ressaisisse.
- Dans l'onglet Intervenants, cliquez sur Annoncer quelqu'un.
- Choisissez la fiche, puis son rôle : tête d'affiche, intervenant, modérateur, louange ou animation.
- Si l'événement a des séances, indiquez laquelle. Laissez sur tout l'événement s'il intervient plusieurs fois.
- Le sujet est utile tant que le déroulé n'est pas écrit : il dit ce que la personne vient traiter.
La tête d'affiche est signalée sur la page publique. Les autres rôles restent discrets, parce qu'une liste où tout le monde porte une étiquette ne dit plus qui porte l'événement.
Les flèches à droite de chaque ligne montent ou descendent quelqu'un : l'ordre de l'affiche est une décision, pas un tri automatique.
Le déroulé de chaque journée
Un événement portait un seul déroulé. Une conférence de trois jours en a trois, et c'est ce que les séances permettent désormais.
- Écrivez vos déroulés dans le module Programmes, comme d'habitude.
- Dans l'événement, onglet Séances, ouvrez une séance et choisissez son déroulé.
- Répétez pour chaque journée.
Sur la page publique, chaque journée apparaît dans son propre bloc replié. Une seule s'ouvre à la fois : trois journées dépliées d'un coup donneraient une page interminable sur un téléphone.
Attention: le déroulé n'est publié que si vous avez coché rendre le programme public sur l'événement. Sans cette case, vos horaires de travail restent internes.
Nommer un intervenant dans un créneau
Dans le module Programmes, chaque ligne du déroulé peut désigner un intervenant de votre fichier plutôt qu'un simple nom écrit à la main. Sa photo et son titre apparaissent alors sur la ligne.
Le texte libre reste possible, et il reste utile : l'équipe d'accueil ou les jeunes du campus sud ne sont pas des personnes et n'ont pas à devenir des fiches.
Si vous avez écrit votre programme sans repasser par l'affiche, le bouton Reprendre depuis le déroulé ajoute d'un coup les intervenants qui y sont nommés. L'opération ne crée jamais de doublon : elle n'ajoute que ce qui manque.
Archiver plutôt que supprimer
Un intervenant qui ne revient plus s'archive : il sort des listes de choix et reste sur les affiches passées.
La suppression n'est acceptée que si la fiche n'a jamais servi. Sinon le système refuse et vous propose d'archiver, parce qu'effacer une fiche déjà employée viderait l'affiche de l'année dernière.