Young rassemble tout ce qui entoure les activités de la jeunesse : les camps, les retraites, les journées et les veillées. Il répond à un manque simple : jusqu'ici, une activité se remplissait, s'encaissait et se terminait sans qu'il en reste la moindre trace pour l'année suivante.
Le vocabulaire
Quatre mots suffisent à comprendre tout le module.
- Le séjour : une activité datée, avec un lieu, des places et des inscrits. C'est l'unité de base, qu'il dure quatre jours ou une soirée.
- L'édition : l'année du séjour. Elle ne se saisit pas, elle se déduit de la date de début, et sert à retrouver « le camp de l'été dernier » sans chercher.
- Le jeune : un dossier permanent, indépendant du séjour. C'est lui qui garde l'histoire : les séjours faits, les présences, les paiements.
- Le lieu : une colonie, un gîte, une salle. Il se crée une fois et se réutilise d'une année sur l'autre.
Ouvrir le module
Young apparaît dans le menu de gauche, sous Cultes & Ministère. L'accès demande la permission Young - Consulter ; créer un séjour, encaisser ou pointer demande Young - Gérer.
Le jeune, membre ou non
Un jeune de votre église peut être relié à sa fiche membre. Ce lien change trois choses.
- Sa photo de membre s'affiche partout dans Young, et suit automatiquement les changements faits sur sa fiche.
- Son dossier renvoie vers sa fiche membre en un clic.
- Vous savez, année après année, qui de vos membres participe et qui décroche.
Un jeune venu de l'extérieur n'a pas de fiche membre, et c'est normal : il a quand même son dossier, son histoire et son billet. C'est souvent lui qui deviendra membre plus tard.
Un seul dossier par jeune, année après année
Quand quelqu'un s'inscrit depuis la page publique, Young cherche d'abord s'il a déjà un dossier chez vous. Le rapprochement ne se fait que sur trois faits concordants : l'adresse e-mail, la date de naissance et le prénom.
Trois faits, et pas un seul, pour une raison très concrète : dans une famille, les enfants partagent souvent l'adresse e-mail du parent, et deux jumeaux partagent leur date de naissance. Un seul critère créerait des confusions entre frères et soeurs.
Quand le dossier est retrouvé, l'inscription vient s'ajouter à son histoire, et les informations manquantes sont complétées sans jamais écraser celles que vous aviez saisies. La page publique, elle, ne dit rien de cet historique : elle confirme l'inscription, rien de plus.
Les doublons
Malgré ce filet, deux dossiers peuvent finir par désigner la même personne : un prénom écrit autrement, une adresse changée entre deux étés. L'accueil de Young affiche alors un bandeau qui les signale.
Chaque paire s'ouvre côte à côte, et vous décidez.
- Fusionner : les inscriptions, les paiements et l'histoire passent sur le dossier que vous gardez ; les champs vides se complètent, les champs remplis ne bougent pas.
- Ignorer : ce sont bien deux personnes différentes.
La fusion refuse de s'exécuter si les deux dossiers ont une place vivante sur le même séjour : ce serait de l'argent perdu ou une place fantôme. Annulez d'abord l'une des deux inscriptions.
Retrouver quelqu'un
Depuis l'accueil de Young, choisissez l'édition en haut de page, puis l'onglet Jeunes. La liste se cherche par nom, et chaque ligne ouvre le dossier complet : l'identité, le tuteur s'il est mineur, et son histoire séjour par séjour.