Uw vrijwilligers opvolgen
Zie wie dient, in welk ritme, wie overbelast raakt en wie afhaakt - zonder iets dubbel in te voeren.
De planning vertelt u wie volgende zondag dient. De afdelingen vertellen u wie tot een team behoort. Het scherm Vrijwilligers beantwoordt een derde vraag die geen van beide stelde: wie dient er in deze kerk, in welk ritme, en wie heeft iets van u nodig?
Note: U hoeft niets in te voeren. Dit scherm wordt volledig afgeleid uit de planningstoewijzingen, de vaardigheden en de reeds vastgelegde afwezigheden. Zodra iemand voor een taak wordt voorgesteld, verschijnt die hier.
Wat u ziet bij aankomst
Vier cijfers vatten de situatie samen:
- Vrijwilligers - hoeveel mensen in de periode zijn gevraagd, en het totaal aantal vervulde diensten.
- Haakt af - wie regelmatig diende en al zes weken niet meer is gezien.
- Overbelast - wie meer dan 60 % van de weken dient.
- Afhankelijkheid - het aandeel van de dienst dat door de vijf meest gevraagde personen wordt gedragen.
Dat laatste cijfer verdient uw aandacht. Een kerk waar vijf mensen 60 % van de dienst dragen is kwetsbaar, hoeveel vrijwilligers er ook ingeschreven staan: één verhuizing of één vermoeidheid en alles wankelt. Het is het cijfer waar zelden naar wordt gekeken, en dat crisissen aankondigt.
De signalen
Elke persoon draagt labels die zeggen waar hij of zij om vraagt, niet alleen wat er is gedaan:
- Haakt af - diende regelmatig, zes weken stil. Een signaal dat voorbehouden is aan wie ingeburgerd was: wie twee keer diende en stopte is niet afgehaakt, die is simpelweg nog niet begonnen.
- Overbelast - dient meer dan 60 % van de weken. Toewijding of uitputting? Dat moet u zelf gaan uitzoeken.
- Wacht op antwoord - een voorstel wacht op zijn of haar reactie.
- Nieuw - begon minder dan drie maanden geleden te dienen. Feliciteer hem, waarschuw niet over hem.
- Trouw - minstens vijf diensten, nooit geweigerd.
- Nooit gediend - gevraagd, nooit gekomen. Te begrijpen, niet mechanisch na te jagen.
Eén persoon kan meerdere labels dragen. "Overbelast" en "Trouw" wijst juist die persoon aan op wie de kerk te veel leunt.
Waarom de lijst niet op verdienste is gesorteerd
Wie een reactie vraagt komt vóór wie het meest verdient. Een lijst gerangschikt op aantal diensten beloont de zichtbaren; deze brengt eerst de mensen die u aan het verliezen bent naar boven. Dat is een keuze: dit scherm dient om te zorgen, niet om medailles uit te reiken.
Filteren en zoeken
Filters verschijnen alleen als ze iets te tonen hebben: een filter dat niets oplevert is valse hoop. U kunt ook zoeken op naam, taak of team. De lijst pagineert per 25, en elke zoekopdracht brengt u terug naar de eerste pagina.
Het waarnemingsvenster
Twee instellingen rechtsboven:
- 12 maanden - de volledige cyclus van het kerkelijk leven, die de onderliggende ritmes blootlegt.
- 3 maanden - de recente periode, zonder de ruis van het afgelopen jaar.
Een vrijwilliger kan over twaalf maanden regelmatig lijken en over drie maanden afwezig. Vergelijk beide voordat u concludeert.
De fiche van een vrijwilliger
Klik op een regel om zijn of haar fiche te openen. Ze brengt samen wat vroeger drie schermen vergde: het ritme, de taken, de weigeringen, de vaardigheden en de opgegeven afwezigheden.
Een opgegeven afwezigheid staat bovenaan, vóór al de rest. Dat is essentieel: een vrijwilliger die niet meer reageert en een vrijwilliger die heeft laten weten afwezig te zijn, vragen om tegengestelde reacties, en niets onderscheidde hen voorheen.