Zodra een document is uitgegeven, kunt u het als PDF-bijlage per e-mail naar de ontvanger sturen, zonder de Suite te verlaten. De verzending werkt net als het fiscaal attest: het is exact het document dat wordt afgedrukt, en elke verzending wordt bijgehouden.
Het document versturen
- Open een uitgegeven document (een attest of brief die al verzegeld is).
- Klik op Per e-mail versturen.
- Er opent een voorbeeldvenster: het toont de ontvanger, zijn e-mailadres en het PDF-bestand dat wordt bijgevoegd.
- Bevestig met Nu versturen.
Het document gaat uit in de taal van de kerk, en de verzending wordt vastgelegd in de communicatie van het lid (Leden → Communicatie), zoals elke officiële e-mail.
De ontvanger kiezen of wijzigen
Sommige documenten - een brief bijvoorbeeld - hebben geen vaste ontvanger. In het verzendvenster kunt u een lid kiezen: zijn e-mailadres wordt automatisch opgehaald. Voor een attest dat al aan een lid is gekoppeld, wordt die ontvanger standaard voorgesteld, met een knop Wijzigen indien nodig.
Waarschuwing: als het gekozen lid geen e-mailadres heeft, meldt het venster dit en blokkeert het de verzending. Voeg het e-mailadres van het lid toe aan zijn fiche en probeer opnieuw.
Verzendingen volgen
In de documentenlijst toont een pastille naast de status of het document al is verzonden: Verzonden, of 2× verzonden, 3×… Beweeg erover om de laatste ontvanger te zien.
- Vanaf de tweede verzending wordt de knop Opnieuw sturen.
- Bij een herverzending herinnert het venster «Al N keer verzonden · laatste naar …» om onbedoelde dubbels te vermijden.
Opmerking: afdrukken en downloaden worden niet geteld - alleen verzending per e-mail laat een spoor na, want dat bereikt de ontvanger echt. Een kleine controle ter plaatse, handig om in één oogopslag te zien wat is verzonden.