Een document per e-mail versturen
Een uitgegeven attest of brief rechtstreeks naar het lid mailen, de ontvanger kiezen, de verzending vooraf bekijken en volgen hoe vaak het document is verzonden.
Zodra een document is uitgegeven, kunt u het als PDF-bijlage per e-mail naar de ontvanger sturen, zonder de Suite te verlaten. De verzending werkt net als het fiscaal attest: het is exact het document dat wordt afgedrukt, en elke verzending wordt bijgehouden.
Het document versturen
- Open een uitgegeven document (een attest of brief die al verzegeld is).
- Klik op Per e-mail versturen.
- Er opent een voorbeeldvenster: het toont de ontvanger, zijn e-mailadres en het PDF-bestand dat wordt bijgevoegd.
- Bevestig met Nu versturen.
Het document gaat uit in de taal van de kerk, en de verzending wordt vastgelegd in de communicatie van het lid (Leden → Communicatie), zoals elke officiële e-mail.
De ontvanger kiezen of wijzigen
Sommige documenten - een brief bijvoorbeeld - hebben geen vaste ontvanger. In het verzendvenster kunt u een lid kiezen: zijn e-mailadres wordt automatisch opgehaald. Voor een attest dat al aan een lid is gekoppeld, wordt die ontvanger standaard voorgesteld, met een knop Wijzigen indien nodig.
Waarschuwing: als het gekozen lid geen e-mailadres heeft, meldt het venster dit en blokkeert het de verzending. Voeg het e-mailadres van het lid toe aan zijn fiche en probeer opnieuw.
Verzendingen volgen
In de documentenlijst toont een pastille naast de status of het document al is verzonden: Verzonden, of 2× verzonden, 3×… Beweeg erover om de laatste ontvanger te zien.
- Vanaf de tweede verzending wordt de knop Opnieuw sturen.
- Bij een herverzending herinnert het venster «Al N keer verzonden · laatste naar …» om onbedoelde dubbels te vermijden.
Opmerking: afdrukken en downloaden worden niet geteld - alleen verzending per e-mail laat een spoor na, want dat bereikt de ontvanger echt. Een kleine controle ter plaatse, handig om in één oogopslag te zien wat is verzonden.