Een attest genereren
Een systeemsjabloon kiezen, het betrokken lid selecteren en een officieel attest uitgeven in de taal van het document.
De module Documenten bevat kant-en-klare attestsjablonen: lidmaatschap, doop, aanwezigheid, vrijwilligerswerk, deelname en aanbevelingsbrieven. U kiest het sjabloon, wijst het betrokken lid aan en het document vult zichzelf in in de gewenste taal. Zodra het is uitgegeven, draagt het een referentienummer en een QR-code voor echtheidscontrole.
Een attestsjabloon kiezen
- Open Documenten en maak een nieuw document aan.
- Scrol op het startscherm omlaag naar de sectie Attesten.
- Klik op het kaartje van het gewenste sjabloon: Lidmaatschapsattest, Doopattest, Aanwezigheidsattest, Vrijwilligersattest, Deelnameattest of Aanbevelingsbrief.
De inhoud wordt meteen ingevuld met de standaardtekst van het sjabloon en de titel neemt de naam van het sjabloon over.
Opmerking: deze sjablonen worden door het systeem geleverd, in vijf talen. U hoeft de tekst niet vanaf nul te schrijven: u vult alleen de weinige gegevens in die eigen zijn aan het geval.
De taal van het document kiezen
In het paneel Details links bepaalt de keuzelijst Taal van het document in welke taal het attest wordt opgesteld en afgedrukt.
- Standaard volgt die de taal van uw kerk.
- U kunt ze op elk moment wijzigen: de sjabloontekst en de titel worden meteen opnieuw gegenereerd in de nieuwe taal (Frans, Engels, Spaans, Portugees of Nederlands).
Tip: de taal van het document staat los van de taal van uw interface. U kunt in het Nederlands werken en een attest in het Engels uitgeven voor een lid dat naar het buitenland vertrekt.
Het betrokken lid aanwijzen
Een attest heeft altijd betrekking op een lid uit uw database, nooit op vrije tekst.
- Open in het paneel Details, op de regel Betrokken lid, de ledenkiezer.
- Kies de persoon.
De gegevens uit de fiche vullen dan automatisch de tekst in:
| Gegeven | Waar het vandaan komt |
|---|---|
| Volledige naam | Ledenfiche |
| Toetredingsdatum | Ledenfiche |
| Doopdatum | Ledenfiche |
| Geboortedatum | Ledenfiche |
| Adres | Ledenfiche |
Opmerking: zolang er geen lid is gekozen, of als een datum ontbreekt op de fiche, blijft de plek leeg, klaar om ingevuld te worden. De ledenfiche vooraf bijwerken voorkomt lege plekken op het attest.
De overige gegevens invullen
Sommige sjablonen laten passages tussen vierkante haken [ ]: dat zijn de gegevens die het systeem niet kent (activiteit, uitgeoefende functie, bestemmingskerk, data van een sessie...). Klik in de tekst en vervang elke haak door de juiste vermelding.
Vul in het paneel Details ook in:
- Plaats en Datum: samen vormen ze de plaats-en-datumregel boven aan het document.
- Ondertekenaar en Functie: de naam en de titel van wie ondertekent. Deze kunnen vooraf worden ingevuld vanuit de instellingen van de module.
Voorbeeld bekijken en uitgeven
- Klik op Voorbeeld om het attest te zien zoals het wordt afgedrukt, op het briefpapier van de kerk.
- Klik op Opslaan om een concept te bewaren.
- Als alles klopt, klikt u op Uitgeven.
Bij het uitgeven krijgt het attest een referentienummer en een QR-code waarmee de echtheid kan worden gecontroleerd. Het document wordt dan vergrendeld: het wordt een getrouw archief dat latere wijzigingen aan de handtekening of het briefpapier niet meer aantasten.
Waarschuwing: een uitgegeven document kan niet meer worden gewijzigd. Lees het voorbeeld zorgvuldig door vóór het uitgeven. Sluipt er toch een fout in, dan kunt u het intrekken en een nieuw uitgeven.
Zodra het is uitgegeven, kan het attest worden afgedrukt of als PDF gedownload, en indien nodig ingetrokken.