Sanctumel Docs vervangt de tekstverwerker voor alle officiële post van de kerk. U schrijft de brief rechtstreeks op uw briefpapier, met een uitgebreide editor, en houdt hem als concept terwijl u hem afwerkt. Als hij klaar is, geeft u hem uit: hij krijgt een referentienummer, een QR-code voor verificatie en wordt een gearchiveerd document, klaar om af te drukken of als PDF te downloaden.
De brief aanmaken
- Open Documenten en klik op Nieuw.
- Kies in de sjablonengalerij Vrije brief (onder "Aanmaken") om te starten met een lege brief op het briefpapier. U kunt ook vertrekken van een sjabloon uit de rubriek Brieven.
- Geef de brief een titel in het veld bovenaan de editor: die dient als naam in uw documentenlijst.
Opmerking: de titel is intern en helpt u de brief later terug te vinden. Het is niet het onderwerp dat op de pagina wordt afgedrukt.
Het briefhoofd en de geadresseerde invullen
Het paneel Details, links op de pagina, bundelt de gegevens die rond de tekst van de brief verschijnen.
| Veld | Rol |
|---|---|
| Taal van het document | Taal waarin de brief wordt geschreven en gedateerd |
| Plaats | Stad van uitgifte, getoond bij de datum |
| Datum | Datum van de brief |
| Geadresseerde | Naam van de persoon of organisatie |
| Adres van de geadresseerde | Adres getoond onder de naam |
| Ondertekenaar | Naam van wie ondertekent |
| Functie | Titel van de ondertekenaar (voorganger, secretaris...) |
| Afdrukstand | Staand of liggend, voor het hele document |
| Briefhoofdmodel | Klassiek, gecentreerd, balk of compact, alleen voor dit document |
| Marges | Smal, normaal of breed |
Tip: de ondertekenaar en zijn functie worden vooraf ingevuld met de standaardhandtekening die is ingesteld bij Documenten > Instellingen. U kunt ze per brief aanpassen.
De tekst opmaken
Schrijf het bericht in de grote bewerkingszone. De werkbalk erboven biedt alles wat u nodig hebt: vet, cursief, onderstreept, doorgehaald, markering, tekstkleur en -grootte, koppen, uitlijningen, opsommingen met bolletjes of nummers, citaat, scheidingslijn en links.
Typ / op een lege regel om het snelinvoegmenu te openen en op de cursor een Bijbelvers, een lied, een tabel of een horizontale lijn toe te voegen.
Tip: een vers invoegen via het /-menu neemt de verwijzing en de tekst met versnummers over, in de taal van het document. Overtypen is niet meer nodig.
Als concept bewaren
Klik op Opslaan om de brief als concept te bewaren. U kunt er zo vaak op terugkomen als nodig: zolang hij niet is uitgegeven, blijft alles bewerkbaar. Met de knop Voorbeeld schakelt u tussen de bewerkweergave en het eindresultaat zoals het wordt afgedrukt.
De brief uitgeven
Als de brief klaar is, klikt u op Uitgeven en bevestigt u. Op dat moment:
- Krijgt de brief een uniek referentienummer.
- Wordt een QR-code voor verificatie toegevoegd: wie hem scant, kan de echtheid van het document bevestigen.
- Worden de inhoud, het briefpapier en de handtekening vastgezet: de brief wordt een vergrendeld archief dat niet meer verandert, ook al past u later uw briefpapier aan.
Waarschuwing: een uitgegeven brief kan niet meer worden bewerkt. Controleer de tekst, de geadresseerde en de handtekening voor u uitgeeft. Sluipt er toch een fout in, dan kunt u de brief intrekken.
Afdrukken of downloaden
- Afdrukken opent het afdrukvenster van de browser met de opgemaakte pagina.
- Opslaan als downloadt de brief in het formaat van uw keuze:
- PDF - de definitieve opmaak, op het briefpapier van de kerk. Dit is wat u verstuurt en wat u archiveert.
- Word (
.docx) - het bewerkbare document: koppen, vet, lijsten, tabellen, afbeeldingen en pagina-einden gaan mee. Het opent zowel in Word als in LibreOffice. - Platte tekst (
.txt) - alleen de woorden, om in een e-mail of bericht te plakken. - Webpagina (
.html) - een zelfstandige pagina, leesbaar in elke browser.
Ook een concept kunt u exporteren: u hoeft de brief niet uit te geven om hem aan iemand ter nalezing te sturen. Uw lopende wijzigingen worden vlak voor de export bewaard, zodat het bestand uw laatste zin niet verliest.
Beginnen vanuit een bestaand bestand
Als de brief al bestaat, hoeft u hem niet opnieuw te typen. Kies op het aanmaakscherm Een bestand importeren. Het document opent meteen in de editor, op uw briefpapier.
Vier formaten worden aanvaard, tot 15 MB:
- Word (
.docx) - koppen, vet, cursief, onderstreping, opsommingen en genummerde lijsten, tabellen, afbeeldingen en uw pagina-einden worden overgenomen: het document verdeelt zich over de bladen zoals u het bedoeld had. - Tekst (
.txt) - een lege regel scheidt twee alinea's; enkele regeleindes blijven regeleindes, zodat een adres of een gedicht zijn vorm behoudt. - Markdown (
.md) - koppen, lijsten, vet, cursief, doorhaling, links en scheidingslijnen. - Webpagina (
.html) - de inhoud van de pagina wordt overgenomen; scripts en stijlen vallen aan de deur af.
Wat een Word-bestand niet meeneemt, en het scherm zegt het bij de import: grafieken (Word houdt ze gekoppeld aan hun gegevens, er is geen afbeelding om over te nemen), de kop- en voetteksten van uw eigen bestand - Sanctumel zet die van zichzelf, dat is juist het nut van het briefpapier - en ook tekstvakken en voetnoten.
Een oude .doc, een .rtf of een .odt opent in Word of LibreOffice en wordt met twee klikken opnieuw opgeslagen als .docx.
Het geïmporteerde bestand is bewerkbaar zoals elke andere brief. Gebeurt er niets als u typt, dan staat de paginaweergave open: dat is een voorbeeld van de PDF, geen schrijfoppervlak. Klik op Terug naar bewerken.