Een brief opstellen
Een officiële brief opstellen op het briefpapier van de kerk, als concept bewaren, uitgeven en daarna afdrukken of downloaden.
Sanctumel Docs vervangt de tekstverwerker voor alle officiële post van de kerk. U schrijft de brief rechtstreeks op uw briefpapier, met een uitgebreide editor, en houdt hem als concept terwijl u hem afwerkt. Als hij klaar is, geeft u hem uit: hij krijgt een referentienummer, een QR-code voor verificatie en wordt een gearchiveerd document, klaar om af te drukken of als PDF te downloaden.
De brief aanmaken
- Open Documenten en klik op Nieuw.
- Kies in de sjablonengalerij Vrije brief (onder "Aanmaken") om te starten met een lege brief op het briefpapier. U kunt ook vertrekken van een sjabloon uit de rubriek Brieven.
- Geef de brief een titel in het veld bovenaan de editor: die dient als naam in uw documentenlijst.
Opmerking: de titel is intern en helpt u de brief later terug te vinden. Het is niet het onderwerp dat op de pagina wordt afgedrukt.
Het briefhoofd en de geadresseerde invullen
Het paneel Details, links op de pagina, bundelt de gegevens die rond de tekst van de brief verschijnen.
| Veld | Rol |
|---|---|
| Taal van het document | Taal waarin de brief wordt geschreven en gedateerd |
| Plaats | Stad van uitgifte, getoond bij de datum |
| Datum | Datum van de brief |
| Geadresseerde | Naam van de persoon of organisatie |
| Adres van de geadresseerde | Adres getoond onder de naam |
| Ondertekenaar | Naam van wie ondertekent |
| Functie | Titel van de ondertekenaar (voorganger, secretaris...) |
Tip: de ondertekenaar en zijn functie worden vooraf ingevuld met de standaardhandtekening die is ingesteld bij Briefpapier. U kunt ze per brief aanpassen.
De tekst opmaken
Schrijf het bericht in de grote bewerkingszone. De werkbalk erboven biedt alles wat u nodig hebt: vet, cursief, onderstreept, doorgehaald, markering, tekstkleur en -grootte, koppen, uitlijningen, opsommingen met bolletjes of nummers, citaat, scheidingslijn en links.
Typ / op een lege regel om het snelinvoegmenu te openen en op de cursor een Bijbelvers, een lied, een tabel of een horizontale lijn toe te voegen.
Tip: een vers invoegen via het /-menu neemt de verwijzing en de tekst met versnummers over, in de taal van het document. Overtypen is niet meer nodig.
Als concept bewaren
Klik op Opslaan om de brief als concept te bewaren. U kunt er zo vaak op terugkomen als nodig: zolang hij niet is uitgegeven, blijft alles bewerkbaar. Met de knop Voorbeeld schakelt u tussen de bewerkweergave en het eindresultaat zoals het wordt afgedrukt.
De brief uitgeven
Als de brief klaar is, klikt u op Uitgeven en bevestigt u. Op dat moment:
- Krijgt de brief een uniek referentienummer.
- Wordt een QR-code voor verificatie toegevoegd: wie hem scant, kan de echtheid van het document bevestigen.
- Worden de inhoud, het briefpapier en de handtekening vastgezet: de brief wordt een vergrendeld archief dat niet meer verandert, ook al past u later uw briefpapier aan.
Waarschuwing: een uitgegeven brief kan niet meer worden bewerkt. Controleer de tekst, de geadresseerde en de handtekening voor u uitgeeft. Sluipt er toch een fout in, dan kunt u de brief intrekken.
Afdrukken of downloaden
Zodra de brief is uitgegeven, verschijnen er twee knoppen:
- Afdrukken opent het afdrukvenster van de browser met de opgemaakte pagina.
- Downloaden bewaart de brief als PDF op het briefpapier van de kerk.