Een jongere kan zich via de openbare pagina inschrijven, of door u ingeschreven worden vanuit de console. Beide wegen komen op dezelfde plek uit: een plaats, een ticket, en een regel in de geschiedenis van de jongere.
Inschrijven via de openbare pagina
De eerste vraag is één persoon of meerdere?. Wie zich alleen inschrijft, leest nooit «Deelnemer 1» en hoeft niets uit een lijst te verwijderen; een ouder voegt de kinderen een voor een toe, tot twaalf.
Het formulier vraagt het strikt noodzakelijke: identiteit, geboortedatum en de gekozen plaats voor elk van hen. De familienaam van de eerste deelnemer wordt overgenomen voor de volgende, want een gezin deelt die bijna altijd, en hij blijft aanpasbaar.
De contactgegevens
Het e-mailadres en het telefoonnummer zijn verplicht, en worden één keer ingevuld voor de hele groep. Het ticket en de praktische info vertrekken per e-mail, en op de dag van vertrek moet u het gezin kunnen bereiken: een inschrijving zonder enig contactmiddel loopt dood.
Het oudergedeelte
De geboortedatum bepaalt wat volgt. Is een deelnemer minderjarig tijdens het verblijf, dan brengt het formulier vanzelf een oudergedeelte naar boven, en wordt de naam van de ouder of voogd verplicht. Niemand hoeft eraan te denken.
Telefoon en e-mail worden niet opnieuw gevraagd: dat zijn die van hierboven. Een vakje, De ouder heeft andere contactgegevens, opent twee extra velden voor het echte geval waarin wie invult niet de voogd is: een oudere broer, een oom, een pleeggezin.
Wat aanvaard moet worden
Drie vakjes, waarvan twee verplicht.
- Beeldrecht: optioneel, aangevinkt door de persoon zelf als die meerderjarig is, anders door de ouder.
- Gebruik van de gegevens: verplicht, nooit vooraf aangevinkt.
- De gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid: verplicht. De links openen in een ander tabblad, zodat ze lezen het al ingevulde formulier niet kost.
Datum en uur van die aanvaarding worden op de inschrijving bewaard. Een aangevinkt vakje dat geen spoor nalaat, bewijst niets op de dag dat het betwist wordt.
Het gezin
Een ouder die vijf kinderen inschrijft, vult zijn blok één keer in en betaalt één keer. Maar elk kind houdt zijn eigen dossier, zijn eigen plaats en zijn eigen ticket: net dat ontbrak tot nu toe om te weten wie er echt kwam.
Als de resterende capaciteit niet volstaat voor de hele groep, wordt niets bewaard. Drie plaatsen op vijf nemen zou een gezin in tweeën snijden, en het geld erbij.
Als het invullen onderbroken wordt
Het formulier bewaart wat er getypt is zolang het tabblad open blijft. Van taal wisselen, de pagina vernieuwen of teruggaan wist niets meer. Die gegevens verdwijnen zodra de inschrijving vertrekt, en ten laatste wanneer het tabblad sluit.
Inschrijven vanuit de console
In het tabblad Inschrijvingen van het verblijf opent de knop Inschrijven twee wegen.
- Lid: kies de persoon in de ledenlijst. Zijn Young-dossier maakt zichzelf aan en neemt de ledenfoto over.
- Extern: typ de identiteit. U kunt op dat moment een foto toevoegen.
Hier wordt geen vakje met voorwaarden gevraagd, en dat is bewust: aan de balie heeft niemand iets aangevinkt, en een aanvaarding registreren die niet gebeurd is, zou een vals bewijs zijn.
Geld ontvangen
Een plaats wordt op twee manieren betaald, en de boekhouding erkent ze allebei.
Cash, aan de balie: de knop Ontvangen op de inschrijvingsregel registreert de betaling, noteert wie ze ontving en wanneer, en schrijft de opbrengst in Financiën. Op cash wordt geen commissie ingehouden.
Online, met kaart: de jongere betaalt bij het inschrijven via de openbare pagina. Het geld gaat rechtstreeks naar de bankrekening van uw kerk, en de commissie van Sanctumel wordt onderweg ingehouden. Een gezin dat vijf kinderen inschrijft, betaalt één keer, en elke plaats draagt toch haar deel.
Online betalen vereist dat uw kerk haar bankrekening gekoppeld heeft; anders blijft de plaats aan de balie te betalen, wat duidelijk gezegd wordt aan wie inschrijft.
Het ticket en de ingang
Elke inschrijving draagt een ticketcode. De jongere krijgt die na betaling, en u kunt hem als QR tonen vanaf de inschrijvingsregel.
Op de dag van vertrek opent het tabblad Ingang de lezer.
- Houd de QR voor de camera, of typ de code met de hand als het licht slecht is.
- Het oordeel verschijnt: binnen, al gescand, onbekend ticket, of plaats niet bevestigd.
Een ticket kan alleen gevalideerd worden in het verblijf waarin u zich bevindt.
Annuleren en terugbetalen
Een online betaalde plaats annuleren start de terugbetaling: het geld gaat terug naar wie betaalde, het deel dat aan uw kerk werd gestort wordt teruggenomen, en de commissie krijgt u terug. De boekhouding schrijft de bijbehorende uitgave.
Een cash betaalde plaats annuleren registreert de uitgave in de boekhouding; het geld zelf gaat van hand tot hand terug.
In beide gevallen komt de plaats weer vrij voor iemand anders.