Depois de abertas as inscrições, cada evento reúne os seus participantes num só lugar. A partir da ficha do evento, pode ver quem se inscreveu, registar a entrada das pessoas à porta e imprimir as listas de que precisa. Veja como fazer.
Abrir a lista de inscritos
- Abra Eventos e clique no evento para mostrar a sua ficha.
- No topo da ficha, clique no separador Inscritos (o número de inscritos aparece entre parênteses).
- A lista carrega: cada pessoa aparece com o nome, o email, a categoria de bilhete (se houver) e o estado.
Para cada inscrito, vê rapidamente se já entrou, se está a aguardar pagamento ou em lista de espera. Se ativou um campo de pedido na inscrição (alimentação, transporte, etc.), a resposta aparece por baixo do nome.
Nota: um evento pode receber pessoas externas à igreja, não apenas os seus membros. Todas aparecem na mesma lista.
Adicionar um inscrito manualmente
Algumas pessoas inscrevem-se no local ou por telefone. Pode adicioná-las você mesmo sem usar a página pública.
- No separador Inscritos, clique em Inscrever.
- Preencha o nome próprio e o apelido (obrigatórios) e, depois, o email e o telefone, se os tiver.
- Confirme: a pessoa entra logo na lista.
Dica: este botão só aparece quando a inscrição está ativada no evento. Se não o vir, abra primeiro as inscrições nas definições do evento.
Registar as presenças (check-in)
No dia do evento, o separador Check-in serve para validar as chegadas à porta.
- Abra o separador Check-in.
- Escreva (ou digitalize) o código do bilhete, no formato
EVT-XXXX-XXXX-XXXX, e valide. - Uma mensagem confirma a entrada:
| Resultado | Significado |
|---|---|
| Validado | A pessoa é admitida e o nome é mostrado. |
| Já registado | O bilhete já foi usado para entrar. |
| Inválido | O código não corresponde a nenhum inscrito. |
O campo é limpo após cada validação para acelerar as chegadas. No fundo do separador, um contador em tempo real mostra quantas pessoas estão inscritas, já registadas e em espera.
Atenção: o registo de presença é definitivo para um dado bilhete. O mesmo código não pode ser validado duas vezes, o que evita duplicados à porta.
Exportar a lista em PDF
Pode imprimir dois documentos a partir do separador Inscritos, com as cores da sua igreja.
- No separador Inscritos, localize os botões de exportação por cima da lista.
- Escolha o documento:
- Lista de inscritos: o resumo completo dos participantes.
- Folha de presenças: uma lista para assinalar, prática para a receção sem ecrã.
- O PDF é gerado no seu dispositivo, pronto a imprimir ou a partilhar.
Nota: a exportação em PDF depende do seu plano. Se os botões não aparecerem, a função não está incluída no seu plano atual.
Enviar um lembrete a um grupo
«Faltam três dias», «o seu pagamento não chegou», «o estacionamento do lado da rua estará fechado». Hoje essas mensagens saem de uma caixa pessoal, copiando endereços para um campo «bcc», o que expõe a lista dos seus participantes ao primeiro «responder a todos».
- Abra o separador Inscritos.
- Clique em Enviar lembrete e escolha quem receberá a mensagem.
- Escreva o assunto e o texto, e envie.
| Grupo | Quem recebe |
|---|---|
| Pagamento pendente | Aqueles cujo bilhete não foi pago. |
| Ainda não entraram | Inscritos confirmados que não passaram pela porta. |
| Lista de espera | Os que esperam que se liberte um lugar. |
| Todos os inscritos | Todos, exceto os anulados. |
Note: escolhe um CRITÉRIO, nunca uma lista de endereços. O servidor deduz os destinatários, e eles pertencem necessariamente a este evento. As inscrições anuladas nunca são relembradas: essas pessoas disseram não.
A mensagem sai em nome da sua igreja, na língua de cada destinatário, e a resposta chega ao endereço de contacto da igreja. No histórico aparece uma única linha para todo o envio.
Transferir um bilhete para outra pessoa
Alguém já não pode vir e cede o lugar a um amigo. Sem esta função seria preciso anular e voltar a inscrever, o que perde o pagamento, o lugar e a sessão, e devolve o lugar à venda entretanto.
- Na lista de inscritos, clique em Transferir na linha em causa.
- Escreva o nome do novo portador e o e-mail, se o tiver.
- Confirme.
O que muda: o nome, o e-mail, o telefone. O que não muda: o pagamento, o lugar numerado, a sessão, a categoria de bilhete.
Note: é emitido um novo código e enviado ao novo portador. O anterior deixa de funcionar. É necessário: o portador anterior recebeu o seu código por e-mail, e deixá-lo válido permitiria que duas pessoas se apresentassem com o mesmo bilhete, entrando a primeira a chegar.
Um bilhete já lido não se transfere: a pessoa entrou, já não há lugar para ceder.