La balance générale
Où en est chaque compte à la fin d'une période : les deux égalités qui la valident, comment la lire classe par classe, et ce qu'elle ne dit pas.
La balance est le récapitulatif de tous vos comptes à la fin d'une période : pour chacun, ce qui a bougé et le solde qui en résulte.
C'est la pièce charnière de la comptabilité. Le journal raconte l'histoire dans l'ordre du temps ; la balance la résume compte par compte ; le résultat et le patrimoine ne sont ensuite que deux extraits de cette même balance.
L'ouvrir
- Ouvrez Finance, puis Rapports, section Comptabilité, onglet Balance.
- Choisissez la période en haut de page.
- Les deux égalités de contrôle s'affichent en tête.
Les deux égalités qui la valident
Une balance juste vérifie deux égalités, et pas une seule. C'est ce que beaucoup de tableurs d'église manquent.
| Égalité | Ce qu'elle prouve |
|---|---|
| Total des débits = total des crédits | Aucune écriture n'a été saisie de travers |
| Total des soldes débiteurs = total des soldes créditeurs | Aucun solde n'a été calculé de travers |
Les deux sont vérifiées au serveur, pas dans votre navigateur, et le verdict s'affiche en toutes lettres : Balance équilibrée ou Balance déséquilibrée. Si l'une des deux ne tombe pas juste, l'écran le dit au lieu de laisser passer.
Attention: une balance déséquilibrée n'est jamais un détail d'affichage. Elle signifie qu'une écriture est cassée en amont. N'imprimez rien, ne présentez rien : ouvrez d'abord l'onglet Journal et regardez le compteur « Déséquilibrées ».
Lire une balance sans être comptable
Les colonnes se lisent de gauche à droite comme une phrase : d'où on partait, ce qui s'est passé, où on arrive.
- Ouverture : le solde du compte au début de la période.
- Mouvements (débit et crédit) : ce qui a bougé pendant la période.
- Solde : le résultat, en colonne débitrice ou créditrice.
La colonne dans laquelle un solde tombe n'est pas décorative : elle dit le sens du compte.
| Type de compte | Solde normal | Un solde dans l'autre colonne veut dire |
|---|---|---|
| Trésorerie (classe 5) | Débiteur | Vous avez sorti plus que vous n'aviez : caisse négative, à corriger |
| Charges (classe 6) | Débiteur | Un remboursement ou une écriture inverse dépasse la dépense |
| Produits (classe 7) | Créditeur | Des annulations dépassent les recettes de la période |
| Emprunts (classe 1) | Créditeur | La dette est remboursée au-delà du capital emprunté |
Astuce: parcourez la balance en ne regardant que les soldes « du mauvais côté ». C'est le contrôle le plus rentable qui existe : trois minutes, et il attrape la majorité des erreurs de catégorie.
Ce que la balance ne dit pas
Elle donne des soldes, pas des explications. Un compte « Entretien » à 4 200 € ne vous dit ni combien d'opérations le composent, ni si l'une d'elles est aberrante.
Pour cela, il faut le grand livre : choisissez le compte qui vous intrigue, et vous obtenez chacun de ses mouvements avec son solde progressif.
C'est le geste comptable de base : la balance repère, le grand livre explique.
Les erreurs courantes
- Comparer deux balances sur des périodes différentes. Les mouvements ne sont pas comparables si les périodes ne sont pas de même longueur. Comparez plutôt deux comptes de résultat, qui portent une colonne « exercice précédent » faite pour cela.
- Croire qu'une balance équilibrée signifie une comptabilité juste. Elle prouve seulement que les écritures sont bien formées. Une dîme entièrement classée en offrande donne une balance parfaitement équilibrée et parfaitement fausse. C'est le contrôle de cohérence qui attrape ce genre de chose.
- Chercher le résultat de l'exercice dans la balance. Il n'y figure pas comme une ligne : il est la différence entre le total de la classe 7 et le total de la classe 6. Le compte de résultat fait ce calcul et le présente.
L'imprimer
Le bouton Imprimer produit la balance à en-tête de votre église, avec la période, la date d'édition et le nom de la personne qui l'a produite sur toutes les pages.
La mention équilibrée ou déséquilibrée s'imprime en bas, même quand tout va bien. Un contrôle qu'il faut chercher n'est pas lu, et un document qui tait ses réserves n'engage personne.
Note: les montants sont alignés à droite et un zéro s'imprime comme une case vide. C'est la convention comptable : elle permet de vérifier une colonne à l'œil, ce qu'un comptable fait avant toute autre chose.