Le grand livre
Le détail de tous les mouvements d'un compte, avec son solde progressif : comment enquêter sur un chiffre qui surprend et retrouver le jour exact où un compte a basculé.
Le grand livre déroule tous les mouvements d'un compte, dans l'ordre du temps, avec le solde après chacun d'eux. C'est l'outil d'enquête de la comptabilité.
La balance vous dit que le compte « Entretien » pèse 4 200 €. Le grand livre vous dit de quoi ces 4 200 € sont faits, et à quel moment exact ils se sont accumulés.
L'ouvrir
- Ouvrez Finance, puis Rapports, section Comptabilité, onglet Grand livre.
- Choisissez la période en haut de page.
- Sélectionnez le compte à consulter dans la liste.
Un compte à la fois, délibérément. Un grand livre qui afficherait tous les comptes d'un coup ne serait qu'un journal trié différemment, et vous perdriez précisément ce qui fait sa valeur : la continuité d'un seul solde.
Le solde progressif, et pourquoi il change tout
Chaque ligne porte le solde du compte après ce mouvement. C'est la colonne la plus utile de l'écran, et c'est celle qu'un tableur ne fournit jamais.
| Date | Libellé | Débit | Crédit | Solde progressif |
|---|---|---|---|---|
| 03/03 | Report | 1 240,00 | ||
| 07/03 | Facture électricité | 310,00 | 1 550,00 | |
| 12/03 | Réparation toiture | 2 400,00 | 3 950,00 | |
| 28/03 | Avoir fournisseur | 250,00 | 3 700,00 |
Une simple liste vous aurait montré les mêmes quatre lignes. Le solde progressif vous montre en plus le 12 mars : le jour où ce compte a basculé, et donc la ligne sur laquelle poser la question.
Astuce: quand un compte vous surprend, ne lisez pas les montants un par un. Parcourez la seule colonne du solde progressif jusqu'à voir la marche d'escalier. Elle désigne la ligne à examiner en une seconde.
Enquêter sur un chiffre, pas à pas
C'est le geste que fera votre comptable, et que vous pouvez faire avant lui.
- La balance repère. Un solde vous paraît trop élevé, ou tombe du mauvais côté.
- Le grand livre explique. Ouvrez ce compte sur la période, et cherchez la marche d'escalier.
- La ligne renvoie à l'opération. Le libellé et la date vous ramènent à la saisie d'origine dans Finance.
- Vous tranchez. Si l'opération est bonne mais mal classée, ré-imputez-la : l'écriture suivra toute seule. Si elle n'aurait pas dû exister, annulez-la : une contre-passation sera créée.
Note: ré-imputer une opération déplace la ligne de résultat de son écriture, et seulement celle-là. La ligne de trésorerie ne bouge pas, parce qu'elle était juste : l'argent est bien entré en banque, il était simplement rangé sous la mauvaise recette.
Les trois comptes à ouvrir avant une assemblée
Si vous ne devez en consulter que trois avant de présenter des chiffres, prenez ceux-là.
Le compte de banque. Son solde de clôture doit correspondre à votre relevé. S'il diffère, c'est le rapprochement bancaire qui vous dira pourquoi.
Le compte de caisse. Une caisse ne peut pas être négative : personne ne sort d'un tiroir un argent qui n'y est pas. Un solde créditeur signale une dépense saisie avant sa recette, ou une recette oubliée.
Le compte « Autres produits ». C'est le fourre-tout. S'il grossit, ce n'est pas qu'il y a beaucoup d'autres produits : c'est que des catégories n'ont pas de compte, et que leurs recettes s'y déversent. Ouvrez alors l'onglet Plan comptable.
Les erreurs courantes
- Consulter un compte sur une période trop courte. Le grand livre part du report de début de période. Si vous cherchez d'où vient un solde ancien, élargissez la période, sinon le report absorbe précisément ce que vous cherchez.
- Confondre le libellé de l'écriture et celui de l'opération. Le libellé de l'écriture vient du compte ; c'est normal qu'il soit générique. La description que vous aviez tapée est sur l'opération, dans Finance.
- Chercher un membre dans le grand livre. Il n'y est pas, et c'est voulu : la comptabilité travaille sur des comptes, pas sur des personnes. Pour retrouver qui a donné, passez par le suivi des dîmes ou des dons.
L'imprimer
Le bouton Imprimer produit le grand livre du compte affiché, à en-tête de votre église, avec le nom du compte, la période, la date d'édition et l'auteur sur toutes les pages.
C'est la pièce qu'un comptable annote. Imprimez-lui les comptes qu'il demande plutôt que le journal entier : il cherchera moins, et il vous facturera moins.