Le livre journal
Le registre chronologique de toutes vos écritures en partie double : comment il se remplit tout seul, les trois contrôles de santé, et pourquoi une écriture ne se modifie jamais.
Le livre journal est le registre chronologique de votre comptabilité : chaque opération y figure en partie double, un débit et un crédit qui s'équilibrent. C'est la pièce qui fait passer votre église d'un cahier de recettes à une comptabilité.
C'est aussi le seul livre dont tous les autres découlent. La balance, le grand livre, le résultat et l'état du patrimoine ne sont que des façons différentes de relire ce même journal.
Vous ne saisissez jamais d'écriture
C'est le point qui rassure le plus les trésoriers, et il mérite d'être dit tout de suite : vous n'écrivez pas de débit ni de crédit. Vous enregistrez « offrande, 240 €, espèces » comme d'habitude, et l'écriture naît derrière vous, à partir de votre catégorie et de votre moyen de paiement.
| Votre saisie | L'écriture dérivée |
|---|---|
| Dîme, 100 €, espèces | Débit 571 Caisse 100 · Crédit 7300 Dîmes 100 |
| Loyer, 850 €, virement | Débit 6100 Loyer 850 · Crédit 550 Banque 850 |
| Don en ligne, 50 € | Débit 550 Banque 50 · Crédit 7400 Dons 50 |
La règle est toujours la même : la catégorie donne le compte de résultat, le moyen de paiement donne le compte de trésorerie. Si l'un des deux est mal renseigné, c'est l'écriture qui l'est.
Note: c'est pour cela que le choix de la catégorie compte plus qu'il n'y paraît. Ce n'est pas une étiquette de classement, c'est ce qui décide du compte.
Lire le journal
- Ouvrez Finance, puis Rapports, section Comptabilité, onglet Journal.
- Choisissez la période en haut de page.
- Le premier bloc dit si le livre est sain. Trois contrôles doivent valoir zéro.
Le livre est affiché par tranches. Quand il y a plus de lignes que la tranche affichée, l'écran vous dit combien il en reste : une troncature silencieuse laisserait croire que le livre s'arrête là.
Les trois contrôles, et pourquoi ils comptent
Déséquilibrées. Une écriture dont le débit ne vaut pas le crédit fausse toute la balance en aval. Ce nombre doit rester à zéro, sans exception et sans tolérance.
Trous de numérotation. La loi exige un livre journal numéroté sans interruption. Un numéro manquant est un défaut de forme qui peut vous être opposé lors d'un contrôle, même si tous vos chiffres sont justes par ailleurs.
Sans écriture. Des opérations enregistrées qui n'ont pas encore d'écriture. Elles n'apparaissent ni au grand livre, ni au résultat, ni au patrimoine : votre tableau de bord Finance les compte, vos livres comptables les ignorent. C'est la divergence la plus fréquente, et la plus troublante quand on la découvre tard.
Note: si vous venez de créer votre plan comptable, vos opérations passées n'ont pas encore d'écriture. Le bouton Rattraper les passe toutes, dans l'ordre chronologique. Vous pouvez le relancer autant de fois que vous voulez : il ne duplique rien.
Une écriture ne se modifie jamais
Corriger ou annuler une opération ne réécrit pas son écriture. Le système crée l'écriture inverse, datée du jour, qui pointe l'originale. Les deux restent visibles, la contre-passation est marquée d'une icône, et l'originale apparaît barrée.
C'est volontaire, et c'est ce qui rend votre comptabilité opposable : n'importe qui peut refaire le chemin et comprendre ce qui s'est passé. Une écriture qu'on pourrait retoucher ne prouverait rien.
Les deux niveaux de correction
Toutes les corrections ne se valent pas, et confondre les deux produit soit une histoire fausse, soit une histoire illisible.
| Ce que vous voulez faire | Le geste | Ce que devient le journal |
|---|---|---|
| L'opération est bonne, elle est juste mal classée | Ré-imputer (changer la catégorie) | La ligne de résultat de l'écriture change de compte. La trésorerie ne bouge pas : elle était juste. |
| L'opération n'aurait pas dû exister, ou son montant est faux | Annuler | Une écriture inverse est créée. Les deux restent au journal. |
Ré-imputer ne crée pas de contre-passation, parce qu'il ne s'est rien passé de neuf : l'argent a bien bougé, il était simplement rangé au mauvais endroit. Annuler en crée une, parce qu'un fait a été démenti.
Attention: ne corrigez jamais un montant faux par une seconde saisie « de rattrapage ». Votre trésorerie tombera juste, mais votre journal racontera deux opérations là où il n'y en a eu qu'une, et votre rapprochement bancaire ne retrouvera jamais ses petits.
Le verrou d'exercice tient le journal
C'est le verrou de l'onglet Gouvernance qui empêche d'insérer une écriture dans un mois déjà arrêté, et donc qui garantit que votre livre reste chronologique.
Un journal sans verrou reste un brouillon : rien n'empêche d'y glisser une écriture datée du mois dernier, après que le rapport de ce mois soit parti au conseil.
Astuce: clôturez chaque mois dès qu'il est révolu, même les mois calmes. C'est un clic, et c'est ce qui transforme votre journal en registre.
Les erreurs courantes
- Créer le plan comptable tard, et ne pas lancer Rattraper. Le journal reste alors partiel, et tout ce qui en découle aussi.
- Ignorer le compteur « Sans écriture ». Il ne se résorbe pas tout seul quand la cause est une catégorie sans compte : c'est l'onglet Plan comptable qu'il faut ouvrir, pas le bouton Rattraper.
- Lire le journal pour trouver un solde. Ce n'est pas son rôle. Pour un solde, allez à la balance ; pour l'histoire d'un compte, au grand livre.