Gouvernance : clôtures et verrous
Clôturer un mois en un clic, arrêter l'exercice annuel, publier des états financiers normés, et rouvrir une période avec un motif qui reste attaché aux comptes.
Une comptabilité qu'on peut réécrire ne prouve rien. La gouvernance est ce qui transforme vos livres en registre : des périodes arrêtées, des rapports envoyés, et une trace de tout ce qu'on a rouvert.
C'est la souplesse d'une ASBL avec la rigueur d'un registre : vous gardez le droit de corriger, l'assemblée garde le droit de le savoir.
Clôturer un mois en un clic
Dans Finance, Rapports, section Comptabilité, onglet Gouvernance, choisissez le mois révolu et cliquez sur Clôturer + envoyer le rapport.
- Le mois est figé : plus aucune écriture, correction ou annulation datée dans ce mois.
- Le rapport PDF de clôture est généré côté serveur : recettes nettes, sorties, résultat, trésorerie par source et recettes par catégorie, dans la langue de l'église.
- Le rapport part automatiquement par email au pasteur et aux responsables finance, et l'envoi est journalisé.
Après l'envoi, l'écran affiche la liste des destinataires qui ont réellement reçu l'email. Un rapport qu'on croit envoyé et un rapport reçu ne sont pas la même chose.
Astuce: l'ordre qui évite les réouvertures est toujours le même. Rapprochez la banque, passez la dotation d'amortissement si c'est décembre, lancez le contrôle de cohérence, corrigez ce qu'il signale, puis clôturez.
Le rapport est un document officiel : il porte la mention « Émis par » avec le nom de celui qui effectue la clôture, et un QR de vérification. Toute personne qui le scanne peut confirmer son authenticité, sans en voir le contenu. Voir vérification par QR.
Note: l'émetteur est le trésorier ou l'administrateur qui clôture, pas le pasteur. La signature du papier à en-tête est celle du pasteur, qui est ici destinataire du rapport. Confondre les deux ferait signer à quelqu'un un document qu'il n'a pas produit.
Clôturer un mois fige aussi tous les mois antérieurs : le verrou couvre « jusqu'au ». Chaque mois déjà clôturé reste accessible : sélectionnez-le et cliquez sur Renvoyer le rapport pour le régénérer et le renvoyer par email, sans toucher au verrou.
Arrêter l'exercice annuel
Une fois l'année révolue, l'onglet Gouvernance vous permet d'arrêter l'exercice et de publier les états financiers annuels, la pièce que vous présentez à l'assemblée générale.
Choisissez l'exercice : Sanctumel affiche d'abord les chiffres (recettes, dépenses, résultat) avec le rappel de l'exercice précédent. Vous regardez avant de signer. Puis Arrêter l'exercice fige les livres au 31 décembre, génère le document et l'envoie aux responsables.
Le rapport annuel suit la structure attendue d'états financiers associatifs :
- Identification : votre église, l'exercice, la devise, la date d'établissement et l'émetteur.
- Résultat de l'exercice avec comparatif : recettes, dépenses et résultat, mis en regard de l'exercice précédent et de la variation en pourcentage. Un chiffre seul ne se lit pas, il se compare.
- Comptabilité par projet : pour chaque campagne, solde d'ouverture, entrées, sorties, solde de clôture, en distinguant l'argent affecté de l'argent libre. Un don fléché « construction » n'est pas de la trésorerie disponible, et l'assemblée doit le voir.
- Ventilation mensuelle : les douze mois, y compris ceux sans mouvement. Un mois vide est une information, pas un trou.
- Recettes par catégorie.
- Notes : la méthode retenue, le nombre d'écritures couvertes, les écritures annulées exclues des totaux, et les périodes rouvertes après publication avec leur motif.
- Certification : « Émis par », une ligne d'approbation par l'organe de gestion, et le QR de vérification.
Comme pour le mensuel, Renvoyer régénère et réexpédie les états d'un exercice déjà arrêté, et Voir le PDF ouvre exactement la même pièce que celle envoyée par email.
Note: arrêter un exercice n'avance le verrou que jusqu'au 31 décembre de cette année-là. Si votre église a déjà clôturé des mois de l'année suivante, ce verrou plus récent est conservé : arrêter 2025 ne rouvre pas janvier 2026.
Astuce: avant d'arrêter l'exercice, passez la dotation d'amortissement de l'année. Une fois l'exercice figé, la passer demandera une réouverture, et elle apparaîtra comme telle dans vos états.
Rouvrir une période
C'est possible, mais ce n'est plus un simple clic. Reculer ou lever le verrou rouvre des mois déjà arrêtés, et parfois déjà envoyés au conseil.
Sanctumel vous montre donc d'abord ce que vous vous apprêtez à rouvrir : la liste des périodes concernées, leur résultat publié, la date de leur arrêt et le nombre de destinataires qui ont reçu le rapport. Un rapport « jamais envoyé » et un rapport « envoyé à 4 destinataires » n'engagent pas la même chose.
Il vous faut ensuite écrire un motif d'au moins 10 caractères. Ce motif n'est pas une formalité :
- il reste attaché à la période ;
- il apparaît au journal d'audit sous une action distincte, et non sous une banale mise à jour de réglages ;
- il ressort dans les états financiers annuels.
Autrement dit, une période publiée puis rouverte ne peut plus passer inaperçue.
Attention: écrivez un motif qu'un tiers comprendra dans deux ans. « Correction » ne dit rien. « Facture d'électricité de novembre reçue en février, non provisionnée » dit tout.
Qui peut faire quoi
L'onglet Gouvernance n'apparaît qu'aux personnes qui ont la permission correspondante. La clôture, la réouverture et l'arrêté annuel sont des actes de gouvernance, pas des gestes de saisie.
Astuce: dans une petite église où une seule personne tient les comptes, donnez quand même la permission à une seconde. Une clôture bloquée par une absence est un motif fréquent de comptes en retard.
Les erreurs courantes
- Clôturer avant d'avoir rapproché la banque. Le rapport part, puis une ligne inexpliquée apparaît, et il faut rouvrir.
- Clôturer plusieurs mois d'un coup en fin d'année. Le verrou couvrant « jusqu'au », cela fonctionne, mais vous perdez la trace mensuelle et vous envoyez au conseil des rapports qu'il aurait dû recevoir au fil de l'eau.
- Rouvrir sans prévenir le conseil. Le motif ressortira dans les états annuels. Il vaut toujours mieux l'annoncer que de le laisser découvrir.
- Ne jamais clôturer. Vos livres restent un brouillon indéfiniment, et rien n'empêche d'y insérer une écriture antidatée.