Les emprunts
Une mensualité n'est pas une charge : séparer le capital des intérêts, enregistrer un emprunt déjà en cours, suivre l'échéancier et le capital restant dû.
Quand votre église rembourse 850 € par mois à la banque, ce n'est pas une dépense de 850 €. C'est deux choses distinctes :
- le capital remboursé, qui ne vous appauvrit pas : il transforme de la trésorerie en réduction de dette ;
- les intérêts, qui sont la seule vraie charge.
Tout enregistrer en dépense gonfle votre résultat, et laisse votre dette figée au bilan comme si vous n'aviez jamais remboursé un centime. C'est l'erreur la plus répandue dans les comptes d'église, et la plus facile à éviter.
Enregistrer un emprunt
- Ouvrez Finance, puis Rapports, section Comptabilité, onglet Emprunts.
- Cliquez sur Ajouter un emprunt : libellé, prêteur, capital, taux annuel, durée, date de première échéance.
- Répondez à « L'argent entre-t-il maintenant dans vos caisses ? ».
- Choisissez la caisse concernée.
- L'écran calcule la mensualité et vous dit ce que l'emprunt coûtera en intérêts sur toute la durée.
Le point 5 est le chiffre qu'un conseil veut connaître avant de signer, et que personne ne calcule de tête. Un prêt de 60 000 € à 3,4 % sur 15 ans ne coûte pas 3,4 % : il coûte près de 17 000 € d'intérêts.
Note: si votre contrat indique une mensualité différente de notre calcul, saisissez la sienne. C'est elle qui fait foi : notre formule et l'arrondi de la banque ne tombent pas toujours au même centime, et c'est le relevé bancaire qui sera confronté à vos comptes.
L'argent entre-t-il maintenant ?
Cette question évite une double saisie très coûteuse.
| Votre réponse | Ce que le système écrit |
|---|---|
| Oui, nous le recevons maintenant | La dette naît et votre trésorerie augmente du même montant, à la date de départ. |
| Non, cet emprunt est déjà en cours | Seule la dette rejoint le bilan, à la date de votre reprise. Vous indiquez alors le capital restant dû au jour de la reprise, et non le capital emprunté. |
Attention: pour un emprunt déjà en cours, inventer une entrée de trésorerie aujourd'hui gonflerait l'exercice en cours d'un produit qui n'a jamais eu lieu. Le chiffre à saisir est celui du décompte de votre prêteur : une partie du capital est déjà remboursée.
La caisse concernée
C'est la caisse qui reçoit l'argent et d'où sortiront les remboursements. C'est elle qui évite la seconde double saisie : chaque échéance produit sa sortie de trésorerie toute seule.
Vous n'avez donc jamais à saisir la sortie de 850 € en plus de l'échéance. Le faire la compterait deux fois.
Enregistrer une échéance
Chaque mois, cliquez sur Enregistrer l'échéance. Le système passe l'écriture juste, avec la bonne ventilation.
Pour une mensualité de 850 € dont 190 € d'intérêts :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 170 Emprunts | 660,00 | |
| 6500 Charges d'intérêts | 190,00 | |
| 550 Banque | 850,00 |
La dette diminue de 660 €, 190 € partent en charge, et 850 € sortent de la banque. Le mois suivant, la répartition aura légèrement bougé : dans un prêt classique, on paie beaucoup d'intérêts au début et beaucoup de capital à la fin.
Attention: cette écriture est scellée au journal dès l'enregistrement. Il n'y a ni bouton effacer ni annuler, et la reprendre demande une contre-passation. Vérifiez le montant avant de valider.
Quand le montant versé diffère du prévu
Cela arrive, et ce n'est pas une erreur : remboursement anticipé, taux revu, arrondi de fin de prêt. Saisissez le montant réellement versé. L'écran vous signale l'écart avec l'échéance prévue et l'enregistre tel quel.
Un échéancier qui refuserait la réalité obligerait à mentir dans les comptes pour rester cohérent avec lui-même.
L'échéancier
Cliquez sur Voir l'échéancier pour dérouler toutes les échéances, avec pour chacune la part d'intérêts, la part de capital et le restant dû. Les échéances déjà enregistrées sont cochées.
Trois chiffres résument l'état de l'emprunt en haut de la fiche :
- Capital restant dû : ce que vous devez encore.
- Intérêts déjà payés : le coût réel de l'emprunt à ce jour.
- Échéances payées : où vous en êtes dans le calendrier.
Attention: le capital restant dû affiché ne se déduit ni du capital emprunté ni du nombre de mois écoulés. Il vient uniquement des échéances que vous avez réellement enregistrées. Si vous en oubliez, votre bilan montrera une dette plus élevée que la réalité.
Astuce: enregistrez l'échéance le jour où le prélèvement passe, pas en fin de mois « pour tout faire d'un coup ». C'est le seul moyen que le rapprochement bancaire retrouve la ligne au bon jour.
Quand aucun taux n'est annoncé
Certains prêts (une avance d'un membre, un prêt entre églises) n'annoncent pas de taux, seulement un capital, une durée et une mensualité. Ces trois nombres en révèlent un.
Le système le déduit et vous l'affiche. Sans cette déduction, l'échéancier solderait le capital avant la fin et les dernières mensualités resteraient inexpliquées.
Note: si les trois nombres ne remboursent pas l'emprunt, l'écran vous le dit et nomme le montant manquant. C'est presque toujours une durée mal reportée.
Les erreurs courantes
- Saisir l'échéance comme une dépense ordinaire dans Finance. Elle sera comptée deux fois, et la dette ne bougera pas.
- Saisir le capital emprunté pour un prêt déjà en cours. Votre dette sera surévaluée de tout ce qui a déjà été remboursé.
- Oublier des échéances puis les rattraper en bloc. Le capital restant dû est juste à la fin, mais l'état du patrimoine était faux à chaque arrêté intermédiaire, y compris ceux déjà présentés au conseil.
- Ne pas enregistrer l'emprunt du tout. Le contrôle de cohérence signale alors que les échéances débitent un compte jamais crédité, et que le bilan affiche une créance à la place d'une dette.