Immobilisations et amortissements
Enregistrer un bien durable, choisir sa durée, passer la dotation annuelle, et dire par quelle porte le bien entre au bilan selon qu'il a été payé, offert ou hérité de l'avant.
Un bien durable (un bâtiment, une sono, un véhicule) perd de la valeur avec le temps. Si vous ne constatez pas cette usure, la ligne « Immobilisations » de votre état du patrimoine reste éternellement à son prix d'achat, et votre église croit posséder ce qu'elle a déjà consommé.
L'amortissement est la façon comptable de dire : ce bien nous sert plusieurs années, il doit peser sur plusieurs années.
Charge ou immobilisation ?
C'est la première question, et elle se tranche avec deux critères simples.
| Le bien… | Alors |
|---|---|
| Sert plus d'un an et coûte au-dessus du seuil de votre église | Immobilisation, à amortir |
| Se consomme dans l'année (fournitures, entretien) | Charge de l'exercice |
| Sert longtemps mais coûte peu (une chaise, un micro d'appoint) | Charge de l'exercice |
Immobiliser un bien à 60 € n'apporte rien et vous obligera à le suivre pendant cinq ans. Passer un bâtiment en charge, à l'inverse, ruine deux exercices d'un coup : celui de l'achat, et tous les suivants qui paraîtront flatteurs.
Enregistrer un bien
- Ouvrez Finance, puis Rapports, section Comptabilité, onglet Immobilisations.
- Cliquez sur Ajouter une immobilisation : libellé, catégorie, date d'acquisition, valeur, durée d'utilité.
- Avant de valider, l'écran vous dit ce que ce bien pèsera chaque année sur votre résultat.
- Répondez à la question « Comment ce bien entre-t-il au bilan ? » (voir plus bas).
Le point 3 est l'information qui compte vraiment : un vidéoprojecteur à 3 000 € sur 3 ans, c'est 1 000 € de charge annuelle. C'est ce chiffre-là qu'un conseil doit connaître avant d'acheter, pas le prix.
Note: la durée proposée par catégorie (33 ans pour un bâtiment, 3 ans pour du matériel informatique) est un usage courant, pas une règle. Votre comptable peut en retenir une autre selon l'usage réel du bien. C'est pour cela que le champ reste libre.
Par quelle porte le bien entre au bilan
Un même bien peut arriver de quatre façons différentes, et l'écriture n'est pas la même. Le système pose donc la question au lieu de deviner.
| Votre réponse | Ce que le système écrit |
|---|---|
| Nous l'avons payé ici | L'achat avait été saisi en dépense. Le montant passe de la charge à l'actif : la trésorerie ne bouge pas, seule l'imputation change. |
| Nous l'avions déjà | Le bien est antérieur à votre reprise. Sa contrepartie est le patrimoine de départ, jamais une dépense de cette année. |
| On nous l'a offert | Un don en nature : le bien entre à l'actif sans qu'un euro ne quitte la caisse, et la générosité reçue apparaît au compte de résultat. |
| Ne rien écrire pour l'instant | Le bien rejoint le registre seul. Le bilan continuera de l'ignorer, et le contrôle de cohérence vous le rappellera. |
Attention: « Nous l'avions déjà » suppose que votre reprise de l'existant soit déclarée. Si ce n'est pas encore le cas, faites-la d'abord depuis l'onglet Patrimoine, sinon l'écriture n'a pas de contrepartie à laquelle s'adosser.
Ce que l'écran vous montre
- Valeur d'acquisition : ce que vous avez payé. Elle ne bouge jamais, c'est une information à conserver.
- Amortissements cumulés : ce qui a déjà été constaté comme usé.
- Valeur nette : la différence. C'est ce que vaut réellement votre parc aujourd'hui, et c'est ce chiffre qui apparaît au patrimoine.
Un bien acheté en cours d'année n'est amorti qu'à partir de son mois d'achat. Une sono achetée en octobre ne compte que trois mois la première année : compter une année pleine gonflerait la charge et fausserait la comparaison avec l'exercice suivant.
Passer la dotation annuelle
En fin d'exercice, cliquez sur Passer la dotation. Une écriture datée du 31 décembre part au journal, votre résultat de l'année baisse d'autant, et la valeur nette de votre parc aussi.
Attention: tant que la dotation n'est pas passée, votre état du patrimoine ignore l'usure de l'année et votre résultat est surévalué. L'écran affiche le montant en attente en orange pour que vous ne l'oubliiez pas, et le contrôle de cohérence le signale aussi.
L'écriture est scellée dès l'enregistrement : la défaire demande une contre-passation. Passez donc la dotation après avoir vérifié que tous les biens de l'année sont bien au registre.
Le lien avec l'inventaire
Le module Inventaire connaît votre matériel ; la comptabilité connaît vos immobilisations. Les deux peuvent diverger en silence, chacun ayant raison sur ses propres données.
L'écran vous signale donc les matériels de l'inventaire au-dessus du seuil qui ne figurent dans aucune immobilisation, et vous propose de les immobiliser en un clic. Le prix d'achat et la date viennent de l'inventaire et ne sont pas ressaisis : les ressaisir serait l'occasion de les contredire.
La durée d'amortissement, elle, vous est demandée. Aucun champ de l'inventaire ne la porte : c'est une décision, et la deviner produirait un bilan faux qui a l'air juste.
Note: les matériels sous le seuil ne sont pas oubliés. L'écran vous dit combien il y en a et rappelle qu'ils sont une charge de l'exercice, pas un bien à amortir.
Sortir un bien du registre
Quand un bien est vendu, donné ou mis au rebut, cliquez sur Sortir. Le système solde les comptes : l'immobilisation quitte l'actif, son amortissement cumulé disparaît avec elle, et ce qui n'était pas encore amorti devient une charge de l'exercice.
Note: si vous avez vendu le bien, enregistrez l'encaissement comme une recette ordinaire. Il n'est pas comptabilisé par la sortie : le porter aux deux endroits le compterait deux fois.
Les erreurs courantes
- Immobiliser sans passer la dotation. Le bilan grossit chaque année et ne redescend jamais.
- Saisir la valeur actuelle estimée au lieu du prix payé. Le prix d'achat est un fait vérifiable ; une estimation ne l'est pas, et elle rendra tous vos amortissements discutables.
- Immobiliser un bien déjà passé en charge sans choisir « Nous l'avons payé ici ». Le montant serait compté deux fois : une fois en dépense, une fois à l'actif.
- Oublier de sortir un bien mis au rebut. Votre actif porte alors un matériel qui n'existe plus, et personne ne s'en aperçoit avant un inventaire physique.