L'état du patrimoine
Ce que l'église possède, ce qu'elle doit, et la différence. Distinguer l'argent promis à un projet de celui dont le conseil dispose, et reprendre l'existant sans compter deux fois.
Tous les autres rapports disent ce que vous avez fait. L'état du patrimoine dit où vous en êtes : ce que l'église possède, ce qu'elle doit, et ce qui reste.
C'est la pièce que la loi belge réclame à une petite ASBL, et c'est celle qu'un conseil devrait regarder en premier avant toute décision d'engagement.
L'ouvrir
- Ouvrez Finance, puis Rapports, section Comptabilité, onglet Patrimoine.
- La date de fin de période sert de date d'arrêté : l'état est donné à ce jour-là.
Trois blocs s'affichent : les avoirs, les dettes, et le patrimoine net qui en est la différence.
Ce que contient chaque bloc
| Bloc | Rubriques |
|---|---|
| Avoirs | Immobilisations, créances, liquidités, autres avoirs |
| Dettes | Dettes financières (emprunts), dettes fournisseurs, autres dettes |
| Patrimoine net | La différence, scindée en fonds affectés et fonds libres |
Note: deux différences avec le bilan d'une société. Les fonds propres n'y figurent pas comme une dette envers des associés : une ASBL n'a pas d'actionnaire à rembourser. Et le patrimoine net est ensuite scindé en fonds affectés et fonds libres, ce qu'un bilan de société ne fait pas.
Fonds affectés et fonds libres
Une église qui détient 40 000 € dont 32 000 promis à la construction n'a pas 40 000 € disponibles. L'état sépare donc :
- les fonds affectés : promis à un projet, pas librement utilisables ;
- les fonds libres : ce dont le conseil dispose réellement.
C'est une exigence des normes internationales du secteur associatif, et c'est surtout ce qui évite à un conseil de prendre une décision de bonne foi sur un chiffre qu'il croit disponible.
Astuce: quand un conseil demande « avons-nous les moyens de… », le seul chiffre qui répond est celui des fonds libres. Ni le solde bancaire, ni le patrimoine net.
L'argent affecté vient de vos campagnes : un don fléché « construction » alimente le fonds affecté de cette campagne. Voir budgets et argent affecté.
Il se contrôle contre le compte de résultat
Le compte de résultat et l'état du patrimoine forment une paire : le premier dit comment vous êtes arrivé là, le second où vous en êtes.
Un bandeau confronte les deux au bas du compte de résultat. La variation de votre patrimoine net sur la période doit être expliquée par le résultat, augmenté de vos éventuels mouvements de fonds propres.
Si les deux divergent sans explication, l'un des deux est faux. Voir le compte de résultat.
La reprise de l'existant, sans quoi le patrimoine est faux
Tant que vous ne l'avez pas faite, l'état ne reflète que ce qui a transité par Sanctumel. Une église qui avait 12 000 € en banque en arrivant paraîtrait en avoir zéro. Un bandeau vous le dit tant que la question n'a pas été posée.
- Onglet Patrimoine.
- Cliquez sur Reprendre l'existant.
- Indiquez la date de reprise, puis ce que vous possédiez et ce que vous deviez.
- Le système passe une écriture d'à-nouveaux et porte la différence au Fonds de l'association : c'est votre patrimoine net de départ.
Vous déclarez, ligne par ligne : banque, caisse, mobile money, créances, immobilisations, et en dettes les emprunts et les dettes fournisseurs.
Elle se complète
Une église découvre un emprunt en cours au mois de mars, un bâtiment oublié au mois de juin. Vous rouvrez le formulaire et vous les ajoutez.
Vous déclarez toujours l'état réel (« voici ce que nous avions ») et le système ne passe que la différence avec ce qui est déjà repris. Rejouer deux fois la même déclaration ne produit donc rien la seconde fois.
Note: c'est ce qui remplace l'ancienne règle du « une seule fois ». Interdire un second passage paraissait prudent, mais ne protégeait de rien : cela transformait une reprise incomplète en reprise définitivement fausse. Raisonner en écarts rend le doublement impossible par construction, et non par interdiction.
Trois précisions qui changent le résultat
La valeur d'achat, pas la valeur actuelle. Pour vos immobilisations, indiquez ce que vous les avez payées, puis le cumul déjà amorti sur la ligne suivante. Sans ce second nombre, un bâtiment payé il y a dix ans figure au bilan comme s'il était neuf. Le système refuse d'ailleurs un cumul amorti supérieur au prix d'achat : un bien ne s'amortit jamais au-delà de ce qu'il a coûté.
La part déjà promise. Si une partie de cet argent était destinée à un projet, dites-le. Sans cette ligne, tout le patrimoine repris apparaît comme librement disponible.
La date ne peut pas recouvrir vos écritures. Si vos comptes portent déjà des opérations antérieures à la date choisie, le système refuse : reprendre un solde à cette date compterait cet argent deux fois. La date proposée par défaut est la veille de votre premier mouvement enregistré.
Astuce: si votre église a été fondée avec Sanctumel et n'avait donc rien avant, répondez « Nous n'avions rien avant ». Le bandeau s'éteint, et vous gardez une date à laquelle rattacher plus tard un emprunt ou un bien qu'on aurait oublié.
Attention: la reprise fait partie de l'exercice. Si la période est verrouillée, elle ne peut plus être complétée : il faut d'abord rouvrir la période depuis l'onglet Gouvernance, avec un motif écrit.
Les erreurs courantes
- Déclarer la valeur actuelle d'un bâtiment au lieu de son prix d'achat. Votre patrimoine devient une estimation, et il ne s'articulera plus avec vos amortissements.
- Oublier les emprunts en cours. L'état affiche alors des avoirs sans les dettes qui les financent : le patrimoine net est surévalué d'autant.
- Reprendre l'existant après avoir saisi trois mois d'opérations, à une date qui les recouvre. Le système refuse, et il a raison. Reculez la date à la veille de votre premier mouvement.
- Présenter le patrimoine net comme de la trésorerie disponible. Il comprend les bâtiments, le matériel et les créances. Ce n'est pas ce que vous pouvez dépenser.
L'imprimer
Le bouton Imprimer produit l'état du patrimoine à en-tête de votre église, avec la date d'arrêté, la date d'édition et l'auteur sur toutes les pages.