Le contrôle de cohérence
Les douze rapprochements qu'un cabinet passe avant de signer : ce que chacun compare, ce qu'un écart signifie, et où aller le régler.
Ce module tient cinq registres pour un seul argent : les saisies, le journal, les immobilisations, les emprunts et les fonds. Chacun a raison sur ses propres données, et c'est précisément pour cela qu'ils peuvent diverger en silence.
Le contrôle de cohérence passe les rapprochements qu'un cabinet comptable passe avant de signer. Il ne corrige rien : il constate, chiffre l'écart et désigne l'écran où le régler.
L'ouvrir
- Ouvrez Finance, puis Rapports, section Comptabilité, onglet Cohérence.
- Choisissez l'exercice.
- Trois compteurs résument l'état : au vert, à surveiller, écarts constatés.
Les contrôles en échec remontent en premier. Cliquez sur Voir le détail pour lire l'attendu, le constaté et les écritures concernées, et sur Aller le régler pour ouvrir directement le bon écran.
Astuce: passez ce contrôle avant de clôturer un mois, et non après. Une fois la période verrouillée et le rapport envoyé au conseil, corriger demande une réouverture motivée.
Les douze contrôles
Le journal se tient
| Contrôle | Ce qu'il compare | Ce qu'un écart signifie |
|---|---|---|
| Le journal s'équilibre | Total des débits et total des crédits, tous exercices confondus | Une écriture est cassée. Rien de ce qui en découle n'est fiable. |
| Chaque écriture s'équilibre | Le débit et le crédit de chaque écriture prise isolément | Le total peut tomber juste alors que deux écritures se compensent. Ce contrôle attrape ce que le précédent laisse passer. |
| Chaque saisie a son écriture | Le nombre d'opérations et le nombre d'écritures dérivées | Des opérations n'apparaissent ni au grand livre, ni au résultat, ni au patrimoine. Lancez Rattraper au journal. |
| Imputations sans compte | Les catégories utilisées et les comptes du plan comptable | Ces recettes ou dépenses partent au compte « Autres ». Le rapport par catégorie est juste, le grand livre est grossier. Réglez-le au plan comptable. |
Les livres se répondent
| Contrôle | Ce qu'il compare | Ce qu'un écart signifie |
|---|---|---|
| La catégorie et le compte désignent le même endroit | La catégorie de chaque saisie et le compte de son écriture | Le rapport par catégorie et le grand livre affichent deux vérités, et aucun des deux ne peut le montrer seul. C'est ce qui arrive quand une catégorie a changé de compte après coup. |
| Le résultat explique la variation du patrimoine | Le résultat de l'exercice et l'évolution du patrimoine net | L'un des deux états est faux, sauf si l'écart correspond à une reprise de l'existant faite dans l'année. |
| Solde par source et comptes financiers | Les soldes de trésorerie du module Finance et les comptes de classe 5 | Votre tableau de bord et votre balance annoncent deux trésoreries différentes. |
Les biens et les dettes sont au bilan
| Contrôle | Ce qu'il compare | Ce qu'un écart signifie |
|---|---|---|
| Registre des immobilisations et compte d'actif | La valeur d'acquisition du registre et le solde du compte d'immobilisations | Des biens sont au registre sans être entrés au bilan. Ouvrez leur fiche et dites par quelle porte ils entrent. |
| Dotations passées et compte d'amortissements | Le cumul des dotations et le solde du compte d'amortissements | Une dotation n'a pas été passée, ou une sortie de bien n'a pas soldé son amortissement. |
| Capital restant dû et compte d'emprunts | L'échéancier des emprunts et le solde du compte de dettes financières | Tant qu'un emprunt n'est pas au passif, les échéances débitent un compte jamais crédité et le bilan affiche une créance à la place d'une dette. |
L'inventaire et la comptabilité se rejoignent
| Contrôle | Ce qu'il compare | Ce qu'un écart signifie |
|---|---|---|
| Achats de matériel et fiches d'inventaire | Les dépenses de matériel et les fiches du module Inventaire | Du matériel acheté n'est pas inventorié, ou une fiche n'a pas de dépense correspondante. |
| Prix de la dépense et prix de l'inventaire | Le montant payé et la valeur portée sur la fiche | Les deux modules annoncent deux prix pour le même bien. |
Trois verdicts, pas deux
Au vert. Les deux registres tombent d'accord.
À surveiller. Un écart existe mais il a une explication légitime possible. Regardez-le, ne paniquez pas.
Écart constaté. Les deux registres se contredisent. Le montant de l'écart est affiché, et le détail nomme les écritures concernées.
Note: un bien ou un emprunt pas encore entré au bilan n'est pas présenté comme une incohérence. Ce n'est pas une erreur, c'est un travail qui reste à faire, et l'écran le dit dans ces termes. Faire paraître fautif un trésorier qui n'a simplement pas fini le pousse à masquer plutôt qu'à finir.
Ce que le contrôle ne fait pas
Il ne corrige rien, et c'est délibéré. Un correctif automatique en comptabilité choisit un des deux registres et impose son chiffre à l'autre. Il aurait raison la moitié du temps, sans jamais dire laquelle.
Il ne juge pas non plus le fond. Une dîme classée en offrande passe tous les contrôles : les deux registres sont d'accord, ils sont simplement d'accord sur une erreur. C'est le rapport par catégorie et votre connaissance de l'église qui attrapent cela.
Les erreurs courantes
- Lancer le contrôle après la clôture. L'ordre utile est : rapprocher la banque, passer les dotations, lancer le contrôle, corriger, puis clôturer.
- Ignorer un « à surveiller » pendant des mois. Il finit par devenir un écart constaté, avec beaucoup plus d'écritures à démêler.
- Corriger un écart par une écriture de régularisation. Vous faites tomber le contrôle au vert sans avoir réglé la cause, et le mois suivant l'écart revient avec un doublon en prime.