Le plan comptable
Le pont entre vos catégories et les numéros de comptes : choisir un référentiel, rattacher vos catégories, et garder la main sur la numérotation.
Une catégorie, c'est votre langage : « Sono », « Diaconie », « Électricité ». Un comptable, lui, travaille avec des numéros. Le plan comptable fait le pont entre les deux, et c'est lui qui décide de la numérotation de tous vos livres.
Il se règle une fois, au début, et vous n'y revenez presque jamais.
Pourquoi il faut le créer
Sans plan comptable, votre église a bien une comptabilité, mais elle est muette pour un tiers. Toutes vos recettes partent sur un seul numéro, toutes vos dépenses sur un autre : le loyer, l'électricité, les honoraires et les missions arrivent au même endroit.
Votre comptable ne reçoit pas un grand livre, il reçoit deux masses. Il devra reconstruire à la main ce que vous saviez déjà, et il vous le facturera.
Note: vous ne verrez jamais un numéro de compte au moment de saisir une opération. Vous choisissez une catégorie, comme avant. Le plan comptable est un réglage, pas une contrainte de saisie.
Le créer en un clic
- Ouvrez Finance, puis Rapports, section Comptabilité, onglet Plan comptable.
- Vérifiez le référentiel proposé. Il est déduit du pays de votre église.
- Cliquez sur Créer le plan comptable. Les comptes sont créés et vos catégories y sont rattachées dans le même geste.
- Regardez la case Sans compte : ces catégories partiront au compte « Autres » tant que vous ne leur aurez pas choisi de compte.
| Pays | Référentiel proposé |
|---|---|
| Belgique | PCMN |
| France | PCG |
| Afrique de l'Ouest et centrale | SYSCOHADA |
| Ailleurs | Générique |
Vous pouvez en choisir un autre : une église belge dont le comptable travaille au PCG est libre de retenir le PCG.
Lire un numéro de compte
Le premier chiffre porte tout le sens. C'est la seule chose à retenir pour lire une balance sans être comptable.
| Classe | Ce qu'elle contient | Exemple |
|---|---|---|
| 1 | Fonds propres et dettes à long terme | 170 Emprunts |
| 2 | Immobilisations (ce que l'église possède durablement) | 221 Bâtiments |
| 4 | Créances et dettes courantes | 440 Fournisseurs |
| 5 | Trésorerie | 550 Banque, 571 Caisse |
| 6 | Charges (ce qui vous appauvrit) | 6100 Loyer |
| 7 | Produits (ce qui vous enrichit) | 7300 Dîmes |
Deux chiffres suffisent à trancher une question courante : 6 et 7 vont au compte de résultat, tout le reste va à l'état du patrimoine. Un compte de classe 2 n'est jamais une dépense, même si vous avez sorti l'argent le jour de l'achat.
Astuce: quand un chiffre vous surprend dans un rapport, regardez d'abord la classe du compte. Neuf fois sur dix, l'anomalie est une catégorie rattachée à la mauvaise classe, pas une erreur de saisie.
Ce que ce plan est, et ce qu'il n'est pas
Le plan livré est un modèle de départ. Les classes sont justes, mais les numéros de sous-comptes sont à valider avec votre comptable : chaque cabinet a ses habitudes, et deux comptables du même pays ne numérotent pas toujours pareil.
C'est pourquoi chaque numéro reste modifiable. Ouvrez la section Le plan comptable, cliquez sur Modifier en face d'un compte, changez son numéro ou son libellé. Vos catégories restent rattachées : elles suivent le compte, pas le numéro.
Attention: un compte ne se supprime jamais, il se désactive. Des opérations passées y renvoient, et l'effacer rendrait votre historique illisible. Un compte encore utilisé par une catégorie refuse d'ailleurs d'être désactivé tant que vous ne l'avez pas réaffectée.
L'erreur la plus fréquente
Créer le plan comptable après avoir saisi plusieurs mois d'opérations, puis s'étonner que le journal soit vide.
C'est normal : les écritures se dérivent au moment de la saisie, à partir du compte de la catégorie. Les opérations antérieures n'en avaient pas. Le bouton Rattraper de l'onglet Journal les passe toutes, dans l'ordre chronologique, sans rien dupliquer.
Astuce: si vous démarrez avec Sanctumel, créez le plan comptable avant votre première opération. Cinq minutes au début vous épargnent un rattrapage et une vérification.
Ce que ça change dans vos exports
- FEC (France) sort en partie double, deux lignes équilibrées par opération, comme l'exige le format.
- PCMN (Belgique), SYSCOHADA et le Journal générique portent le vrai numéro de chaque catégorie, accompagné de son libellé.
- Une église qui n'a pas encore créé son plan garde exactement le comportement précédent : rien ne casse, le fichier reste simplement grossier.