Un camp se joue en équipes. L'onglet Équipes d'un séjour sert à les former, à savoir qui est dedans, et à sortir les listes qu'on punaise au réfectoire.
Le logiciel ne répartit pas à votre place
Il n'y a pas de bouton « répartir automatiquement », et c'est une décision, pas un oubli.
Une église classe sur des critères qu'aucun programme ne connaît : le niveau, la maturité, qui doit être séparé de qui, le débutant qu'on met avec un ancien, la langue parlée, l'histoire des familles. Une répartition proposée par la machine se tromperait à tous les coups, et pire : ce qu'elle propose finirait accepté par fatigue.
L'écran fait donc l'inverse. Il montre de quoi décider, et il rend le geste bon marché.
Chaque ligne affiche l'âge, le sexe quand il est connu, la mention Mineur, et Déjà venu pour ceux qui ont participé à un séjour précédent de votre église. Vous cochez, vous choisissez une équipe, c'est fait.
Deux portées : le séjour entier, ou un jour
En haut de l'écran, un sélecteur propose Tout le séjour puis chaque journée.
- Tout le séjour : les équipes valent du premier au dernier jour. C'est le cas courant.
- Un jour précis : des équipes qui n'existent que ce jour-là, pour un grand jeu ou une olympiade.
Les deux coexistent. Un jeune appartient à une seule équipe par portée, et une activité d'un jour compte pour l'équipe de ce jour si elle existe, sinon pour celle du séjour. Sans cette règle, un point serait compté deux fois.
Conséquence pratique : si vous placez quelqu'un dans une équipe alors qu'il en avait déjà une dans la même portée, il est simplement déplacé. Vous n'avez jamais à le retirer d'abord.
Répartir
- Cochez un ou plusieurs jeunes, dans la liste Sans équipe ou à l'intérieur d'une équipe.
- Une barre apparaît en bas de l'écran avec le nombre de jeunes cochés.
- Choisissez l'équipe de destination, puis Placer ici.
Retirer de leur équipe renvoie les jeunes cochés dans la liste d'attente. Tout cocher sélectionne la page affichée de la liste d'attente.
Deux rôles, et il ne faut pas les confondre
L'encadrant
C'est un membre de l'église, adulte, responsable de l'équipe. Il se choisit dans l'annuaire des membres.
Une seule règle refuse dans cet écran, et elle est légale : si l'équipe compte au moins un mineur, l'encadrant doit avoir une habilitation valide au service auprès de mineurs. Sans elle, l'enregistrement est refusé, et le message dit quoi faire : enregistrer la vérification depuis la fiche bénévole de la personne, puis réessayer.
Un pictogramme indique l'état de l'habilitation à côté du nom : valide, expirée, ou jamais enregistrée. La distinction compte : « expirée » se règle en refaisant la démarche, « jamais enregistrée » veut dire que personne n'a vérifié.
Le capitaine
C'est l'un des jeunes de l'équipe. Il se choisit parmi ses camarades, avec la petite couronne sur sa ligne, et jamais dans l'annuaire de l'église : un capitaine qui ne serait pas dans son équipe n'aurait aucun sens.
Une seule casquette par équipe. Cliquer la couronne d'un autre jeune la lui donne ; cliquer celle du capitaine actuel la retire.
Des indicateurs, jamais des contraintes
Chaque équipe affiche son effectif, son nombre de mineurs, sa tranche d'âge et sa mixité. Rien ne refuse pour cause de déséquilibre : ces chiffres sont là pour que vous voyiez ce que vous êtes en train de fabriquer.
Un compteur mérite une explication : âges inconnus. Sans date de naissance, on ne sait pas si la personne est mineure, et la règle d'habilitation ne la voit pas. Le chiffre est affiché pour que le trou soit visible plutôt que silencieux.
Reprendre une répartition
Quand une journée n'a pas encore d'équipes et qu'une autre portée en a, l'écran propose de les reprendre. On recopie les équipes que vous avez déjà faites, avec leurs membres et leur capitaine.
C'est le seul raccourci de cet écran, et il respecte la règle du début : il reprend votre répartition, il n'en invente pas une.
Un encadrant qui aurait perdu son habilitation entre-temps n'est pas reconduit, et l'écran vous le dit.
Archiver, jamais effacer
Le bouton Archiver retire une équipe de l'écran de travail. Rien n'est effacé : sa composition reste en base, et on pourra toujours dire qui était dans quel groupe. Les jeunes, eux, restent inscrits au séjour.
Une équipe archivée par erreur se remet en place avec la flèche de retour, tant que sa date n'est pas passée.
Une date passée ne se modifie plus
Tant que le jour n'est pas arrivé, modifiez autant que vous voulez : une répartition se cherche, elle se corrige, elle se refait trois fois.
Dès que la portée est passée, l'équipe se fige. Plus de suppression, plus de retrait, plus d'ajout, plus de renommage, plus de changement d'encadrant. Elle reste consultable et imprimable.
C'est ce qui permet de répondre des années plus tard à une question précise : ce jeune a participé au camp de telle année, il était dans tel groupe, sous la responsabilité de telle personne. Une composition modifiable après coup ne répond à rien, et c'est justement quand il y a contestation qu'on a besoin d'une réponse.
Imprimer les listes
Imprimer les listes ouvre un document prêt à sortir : une section par équipe avec sa couleur, l'encadrant et le capitaine en tête, puis les membres. Ceux qui n'ont pas encore d'équipe sont imprimés aussi, à la fin : une liste qui ne montre que les gens rangés laisse croire que tout le monde l'est.
Les âges ne s'impriment que si vous le demandez
La case Imprimer les âges, à côté du bouton, est décochée par défaut.
Une liste punaisée au réfectoire est lue par tout le monde, bien au-delà de ceux qui organisent. Dans plusieurs cultures, en Afrique notamment, l'âge ne se dit pas : le demander est déjà délicat, l'afficher sur un mur l'est davantage.
L'âge reste visible dans la console, où il sert à répartir et où seule l'équipe d'encadrement le voit. Le réglage vaut pour toute votre église, pas seulement pour ce séjour.