Un jeune peut s'inscrire lui-même depuis la page publique, ou être inscrit par vous depuis la console. Les deux chemins aboutissent au même endroit : une place, un billet, et une ligne dans l'histoire du jeune.
L'inscription publique
La première question posée est une personne, ou plusieurs ?. Quelqu'un qui s'inscrit seul ne lit jamais « Participant 1 » et n'a rien à retirer d'une liste ; un parent, lui, ajoute ses enfants les uns après les autres, jusqu'à douze.
Le formulaire demande le strict nécessaire : identité, date de naissance, et la place choisie pour chacun. Le nom de famille du premier participant est repris pour les suivants, parce qu'une fratrie porte presque toujours le même, et il reste modifiable.
Les coordonnées
L'adresse e-mail et le téléphone sont obligatoires, et saisis une seule fois pour tout le groupe. Le billet et les informations pratiques partent par e-mail, et le jour du départ il faut pouvoir joindre la famille : une inscription sans aucun moyen de contact est un cul-de-sac.
Le volet parental
La date de naissance décide de la suite. Si un participant est mineur au moment du séjour, le formulaire fait apparaître de lui-même un volet parental, et le nom du parent ou tuteur devient obligatoire. Personne n'a besoin d'y penser.
Son téléphone et son e-mail ne sont pas redemandés : ce sont ceux saisis juste au-dessus. Une case Le parent se joint à d'autres coordonnées ouvre deux champs supplémentaires pour le cas réel où la personne qui remplit n'est pas le tuteur : un grand frère, un oncle, une famille d'accueil.
Ce qu'il faut accepter
Trois cases, dont deux obligatoires.
- Le droit à l'image : facultatif, coché par la personne elle-même si elle est majeure, par le parent sinon.
- L'utilisation des données : obligatoire, jamais coché d'avance.
- Les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité : obligatoire. Les liens s'ouvrent dans un autre onglet, pour que les lire ne coûte pas le formulaire déjà rempli.
La date et l'heure de cette acceptation sont enregistrées sur l'inscription. Une case cochée qui ne laisse aucune trace ne prouve rien le jour où elle est contestée.
La fratrie
Un parent qui inscrit cinq enfants remplit son bloc une fois et paie une fois. Mais chaque enfant garde son dossier, sa place et son billet : c'est précisément ce qui manquait jusqu'ici pour savoir qui était réellement venu.
Si la capacité restante ne suffit pas pour tout le groupe, rien n'est enregistré. Prendre trois places sur cinq laisserait une famille coupée en deux, et l'argent avec.
Si la saisie est interrompue
Le formulaire garde ce qui a été tapé le temps de l'onglet. Changer la langue, rafraîchir la page ou revenir en arrière ne vide plus rien. Ces informations disparaissent dès que l'inscription part, et au plus tard à la fermeture de l'onglet.
L'inscription depuis la console
Dans l'onglet Inscriptions du séjour, le bouton Inscrire ouvre deux chemins.
- Membre : choisissez la personne dans l'annuaire. Son dossier Young se crée tout seul et reprend sa photo de membre.
- Externe : saisissez son identité. Vous pouvez ajouter sa photo à ce moment-là.
Aucune case de conditions n'est demandée ici, et c'est voulu : personne n'a rien coché au comptoir, et enregistrer une acceptation qui n'a pas eu lieu serait une preuve fausse.
Encaisser
Une place se règle de deux manières, et les deux sont reconnues par la comptabilité.
En espèces, au comptoir : le bouton Encaisser sur la ligne d'inscription enregistre le paiement, note qui l'a reçu et quand, puis écrit la recette dans Finance. Aucune commission n'est prélevée sur du liquide.
En ligne, par carte : le jeune paie au moment de s'inscrire depuis la page publique. L'argent est versé directement sur le compte bancaire de votre église, et la commission Sanctumel est prélevée au passage. Une famille qui inscrit cinq enfants paie en une seule fois, et chaque place porte quand même sa part.
Le paiement en ligne exige que votre église ait connecté son compte bancaire ; sinon, la place reste due au comptoir, ce qui est dit clairement à l'inscrit.
Le billet et les entrées
Chaque inscription porte un code de billet. Le jeune le reçoit après paiement, et vous pouvez l'afficher en QR depuis la ligne d'inscription.
Le jour du départ, l'onglet Entrées ouvre le lecteur.
- Placez le QR devant la caméra, ou tapez le code à la main si la lumière est mauvaise.
- Le verdict s'affiche : entré, déjà passé, billet inconnu, ou place non confirmée.
Un billet ne peut être validé que dans le séjour où vous vous trouvez.
Annuler et rembourser
Annuler une place payée en ligne déclenche le remboursement : l'argent repart au payeur, la part versée à votre église est reprise, et la commission vous est rendue. La comptabilité écrit la sortie correspondante.
Annuler une place payée en espèces enregistre la sortie en comptabilité ; l'argent, lui, se rend de la main à la main.
Dans les deux cas, la place redevient disponible pour quelqu'un d'autre.