Elke afdeling legt week na week verantwoording af over haar activiteit. Het weekrapport brengt op één plek de aanwezigheid van het team samen, enkele kerncijfers die eigen zijn aan de bediening en een kort geschreven verslag. Zodra het volledig is, wordt het ter validatie ingediend bij het pastorale team.
Het rapport van de week openen
- Open vanuit Afdelingen de kaart van de afdeling en daarna Rapporten.
- Kies de maand met de pijlen en vervolgens de in te vullen week. Het rapport van de lopende week wordt standaard voorgesteld.
- Toekomstige weken staan niet open: je rapporteert alleen over het verleden en de lopende week.
Tip: begin met de datum van de bijeenkomst. Die moet binnen de gekozen week vallen, anders wordt het indienen geblokkeerd.
Aanwezigheid markeren
De lijst toont de leden van de afdeling. Geef voor elk lid de status aan:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Aanwezig | De persoon was op de bijeenkomst. |
| Afwezig met reden | Afwezig, met een reden (in te vullen in het daarvoor bestemde veld). |
| Afwezig | Afwezig zonder reden. |
Het rapport telt automatisch het aantal aanwezigen, gerechtvaardigd afwezigen en afwezigen op.
Opmerking: een rapport kan niet worden ingediend als er geen aanwezigheid is gemarkeerd. Zet ten minste één status voordat je verzendt.
De statistieken invullen
Elke afdeling vertrekt van een set indicatoren die bij haar bediening past: gewonnen zielen en gecontacteerde personen voor Evangelisatie, ontvangen gebedszaken voor Voorbede, zangers en repetities voor Muziek, aantal en aanwezigheid per leeftijdsgroep voor de zondagsschool (Ecodim). Vul de cijfers van de week in.
Deze indicatoren liggen niet vast: je kerk stemt de lijst af op haar realiteit (zie hieronder). Een veld dat als verplicht is gemarkeerd, moet vóór het indienen worden ingevuld; de overige blijven optioneel, ook in een concept.
De rapportvelden aanpassen
Verantwoordelijken (met het recht om afdelingen te beheren) passen de velden zelf aan, zonder te programmeren. Open vanuit het rapport of de afdelingskaart Rapportvelden.
- Een veld toevoegen: geef het een label en een type - Getal, Bedrag, Tekst, Ja/Nee of Percentage.
- Een veld verbergen: het oogpictogram haalt een standaardveld uit de invoer zonder het te verwijderen; een tweede klik toont het weer.
- Herschikken: met de pijlen zet je een veld hoger of lager om de volgorde van je rapportblad te volgen.
- Hernoemen of groeperen: open een veld om het label of de groep aan te passen. Het type van een standaardveld blijft vast; een veld dat je zelf hebt gemaakt, pas je vrij aan.
- Verplicht maken: zet "verplicht om te valideren" aan zodat het indienen wordt geblokkeerd zolang het leeg is.
- Verwijderen: alleen velden die je zelf hebt gemaakt, kun je verwijderen; een standaardveld verberg je, je verwijdert het niet.
Opmerking: de invoer en de pdf met briefhoofd volgen precies deze configuratie - je eigen velden staan erin, met jouw labels.
Aan inhoud koppelen en het verslag afronden
Je kunt het rapport koppelen aan inhoud die elders in Sanctumel al is vastgelegd:
- een preekonderwerp dat tijdens de bijeenkomst is gedeeld,
- een les van de zondagsschool,
- een eredienst.
Voeg daarna het thema toe, wie de vermaning bracht, de voorbidder, een Bijbelverwijzing, de vooruitblik voor volgende week en je opmerkingen.
Opslaan en indienen
- Opslaan bewaart een concept dat je later kunt hervatten.
- Indienen stuurt het rapport naar de voorganger: het krijgt de status "Ingediend". Zolang het niet is gevalideerd, kun je het nog corrigeren en opnieuw versturen - je correcties worden bewaard en doorgestuurd.
- De validatie door de voorganger vergrendelt het rapport definitief: het kan dan niet meer worden gewijzigd.
- Zodra het is ingediend, kun je het rapport als pdf met het briefhoofd van de kerk afdrukken.
De status van het rapport volgen
Bovenaan het rapport toont een volgspoor het traject in één oogopslag, van indiening tot validatie:
- Concept - het rapport wordt opgesteld.
- Ingediend - het is naar de voorganger gestuurd; het logboek toont wie het indiende en wanneer.
- Gevalideerd - de voorganger keurde het goed en vergrendelde het (het logboek noteert wie het valideerde en de datum).
De lopende stap wordt uitgelicht en elke bereikte stap krijgt een tijdstempel: je weet altijd waar een rapport staat en wie wat deed.
Verder lezen
Aanwezigheid importeren uit het rooster
Als uw vergadering (repetitie, dienst) ook in Diensten & Rooster bestaat en aan dit departement is gekoppeld, vinkt de knop "Importeren uit rooster" op het tabblad Aanwezigheid automatisch de leden aan van wie de toewijzing die dag bevestigd was. Een invoer, twee modules up-to-date; handmatig aanvinken blijft mogelijk om bij te sturen.