Het weekrapport invullen
Leg elke week de aanwezigheid, statistieken en het verslag van een afdeling vast en dien het in bij de voorganger.
Elke afdeling legt week na week verantwoording af over haar activiteit. Het weekrapport brengt op één plek de aanwezigheid van het team samen, enkele kerncijfers die eigen zijn aan de bediening en een kort geschreven verslag. Zodra het volledig is, wordt het ter validatie ingediend bij het pastorale team.
Het rapport van de week openen
- Open vanuit Afdelingen de kaart van de afdeling en daarna Rapporten.
- Kies de maand met de pijlen en vervolgens de in te vullen week. Het rapport van de lopende week wordt standaard voorgesteld.
- Toekomstige weken staan niet open: je rapporteert alleen over het verleden en de lopende week.
Tip: begin met de datum van de bijeenkomst. Die moet binnen de gekozen week vallen, anders wordt het indienen geblokkeerd.
Aanwezigheid markeren
De lijst toont de leden van de afdeling. Geef voor elk lid de status aan:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Aanwezig | De persoon was op de bijeenkomst. |
| Afwezig met reden | Afwezig, met een reden (in te vullen in het daarvoor bestemde veld). |
| Afwezig | Afwezig zonder reden. |
Het rapport telt automatisch het aantal aanwezigen, gerechtvaardigd afwezigen en afwezigen op.
Opmerking: een rapport kan niet worden ingediend als er geen aanwezigheid is gemarkeerd. Zet ten minste één status voordat je verzendt.
De statistieken invullen
Afhankelijk van het type afdeling verschijnen aangepaste indicatoren: gewonnen zielen en gecontacteerde personen voor Evangelisatie, ontvangen gebedszaken voor Voorbede, zangers en repetities voor Muziek, aantal en aanwezigheid per leeftijdsgroep voor de zondagsschool (Ecodim). Vul de cijfers van de week in.
Aan inhoud koppelen en het verslag afronden
Je kunt het rapport koppelen aan inhoud die elders in Sanctumel al is vastgelegd:
- een preekonderwerp dat tijdens de bijeenkomst is gedeeld,
- een les van de zondagsschool,
- een eredienst.
Voeg daarna het thema toe, wie de vermaning bracht, de voorbidder, een Bijbelverwijzing, de vooruitblik voor volgende week en je opmerkingen.
Opslaan en indienen
- Opslaan bewaart een concept dat je later kunt hervatten.
- Indienen vergrendelt het rapport en stuurt het naar de voorganger: het krijgt de status "Ingediend".
- Na het indienen kun je het rapport als pdf met het briefhoofd van de kerk afdrukken.
Waarschuwing: eenmaal ingediend, kan het rapport niet meer worden gewijzigd. Controleer aanwezigheid en cijfers voordat je verzendt.