Afdelingsrapporten valideren
Volg de rapporten die elke maand worden ingediend, voeg een pastorale notitie toe, valideer en exporteer de maandsamenvatting als pdf.
Zodra de leiders de weekrapporten hebben ingediend, bekijkt het pastorale team ze vanuit één dashboard. In één oogopslag zie je wat in behandeling is, wat is gevalideerd en welke afdelingen nog niet hebben gerapporteerd. Je kunt een pastorale notitie achterlaten, valideren en een maandsamenvatting exporteren.
De rapportopvolging openen
- Open vanuit Afdelingen de sectie Rapporten (het overzicht van alle afdelingen).
- Kies de maand met de pijlen. De indicatoren bovenaan vatten de maand samen: in behandeling, gevalideerd, concepten en totaal.
- Drie tabbladen ordenen de weergave: In behandeling, Alle en Statistieken.
Een openstaand rapport valideren
Op het tabblad In behandeling toont elk ingediend rapport de afdeling, de week, de aanwezigheid en het thema.
- Open het rapport met Bekijken om het detail na te lezen.
- Klik op Valideren: het rapport krijgt de status "Gevalideerd".
Tip: voeg vóór het valideren een pastorale notitie toe met de daarvoor bestemde knop. Ze blijft bij het rapport, verschijnt in de pdf en dient als aanmoediging of aanwijzing voor de leider.
Achterlopende afdelingen opsporen
Voor de lopende maand toont een melding de afdelingen die nog geen enkel rapport hebben ingediend. Klik op een naam om het rapport rechtstreeks te openen en de leider eraan te herinneren.
Opmerking: een rapport dat als concept blijft staan, is nog niet ingediend: het verschijnt niet onder "In behandeling" voor validatie. De afdeling telt nog steeds als niet gerapporteerd.
De maandsamenvatting lezen
Het tabblad Statistieken bundelt de activiteit van de maand per afdeling:
| Indicator | Wat het toont |
|---|---|
| Ingediende weken | Aantal gerapporteerde weken van het totaal. |
| Aanwezigheidsgraad | Cumulatieve aanwezigheid ten opzichte van het ledenaantal. |
| Cumulatieve aanwezigheid | Totaal aantal aanwezigen in de maand. |
De graad krijgt een kleur naargelang het niveau (goed, gemiddeld, laag), om snel de teams te herkennen die steun nodig hebben.
De maand-pdf exporteren
Je kunt een samenvatting met het briefhoofd van de kerk afdrukken:
- De knop Maand-pdf bovenaan, voor alle afdelingen samen.
- De knop PDF op afdelingsniveau (tabblad Alle), voor die ene bediening.
Het document bevat de indicatoren, een samenvattingstabel, het detail per week, de pastorale notities en de lijst met afdelingen zonder rapport.