Een gratis of betaald evenement kan online inschrijvingen verzamelen, een ticket met een eigen code aanmaken en u op de dag zelf de toegang laten valideren. Zo stelt u de ticketverkoop in en volgt u uw ingeschrevenen van begin tot eind.
Kies gratis of betaald
De ticketverkoop stelt u in bij de tweede stap van het aanmaken (of bewerken) van een evenement, in de sectie Ticketverkoop.
- Open uw evenement en ga naar stap 2.
- Kies Gratis of Betaald.
- Voor een gratis evenement zet u Inschrijving vereist aan als u de ingeschrevenen vooraf wilt verzamelen.
Opmerking: betaalde tickets verkopen vereist een actieve Sanctumel Pay (bankgegevens gevalideerd). Tot dan blijft de optie Betaald vergrendeld en wordt u uitgenodigd om de inning in te stellen in de bankinstellingen.
Ticketcategorieën aanmaken
Voor een betaald evenement stelt u de prijs per categorie in in plaats van één tarief.
- Kies eerst de munteenheid (EUR, USD, XAF, CDF, GBP).
- Activeer een of meer categorieën: Standaard, VIP, Kind.
- Voer de prijs van elke geactiveerde categorie in.
De categorieën worden automatisch voor het evenement aangemaakt. De prijs die op de openbare pagina wordt getoond, is de laagste van uw categorieën.
Tip: activeer alleen de categorieën die u echt nodig hebt. Eén Standaard-ticket volstaat voor de meeste evenementen; voeg VIP of Kind alleen toe als uw tarief dat rechtvaardigt.
Plaatsen en deadline beperken
In dezelfde stap kunt u de inschrijvingen afbakenen.
| Instelling | Effect |
|---|---|
| Maximale capaciteit | Aantal plaatsen; laat leeg voor onbeperkt |
| Inschrijvingsdeadline | Sluit de inschrijvingen automatisch op de gekozen datum |
| Verzoekveld | Voegt een vrije vraag toe voor de ingeschrevene (maaltijd, vervoer, enz.) |
Hoe mensen zich inschrijven
Zodra het evenement is gepubliceerd, heeft het een openbare pagina in de stijl van uw kerk, een deelbare link en een QR-code met uw logo.
- Bij een gratis evenement vult de ingeschrevene zijn gegevens in en ontvangt een bevestiging.
- Bij een betaald evenement kiest hij een ticketcategorie en betaalt online via Sanctumel Pay.
- Elk ticket krijgt een unieke code die dient om de persoon te valideren.
U kunt ook iemand handmatig inschrijven via het tabblad Inschrijvingen van het evenement, handig voor een betaling ter plaatse of een uitnodiging.
Een gezin in één keer inschrijven
Eén persoon kan een heel gezin inschrijven zonder vier formulieren in te vullen. Het openbare formulier vraagt wie er met u meekomt, en elke genoemde persoon krijgt een eigen ticket op naam.
- Vul uw gegevens in zoals gewoonlijk.
- Klik onder Wie komt er met u mee? op Een persoon toevoegen voor elke metgezel.
- De voornaam volstaat: de achternaam neemt de uwe over als u die leeg laat.
- Het aantal tickets volgt de lijst automatisch.
Let op: het aantal tickets en de lijst met namen worden niet apart ingesteld. Dat is bewust: anders zouden ze uit elkaar kunnen lopen, en zou iemand aan de deur worden geweigerd voor een ticket dat nooit betaald is.
Wat dat aan de deur verandert
Daar zie je het verschil.
- Het ticket van de moeder scannen toont haar naam, niet die van de koper.
- Een reeds gescand ticket blokkeert de anderen niet: iedereen heeft een eigen code.
- De deurlijst toont één regel per persoon. U zoekt "Kabeya" en vindt haar, ook al betaalde de vader.
- De inschrijving geldt pas als volledig binnen wanneer iedereen binnen is.
Genummerde plaatsen volgen dezelfde logica: elke persoon kan de zijne hebben.
Als u niemand noemt
Er verandert niets. U kunt nog steeds meerdere tickets nemen zonder namen op te geven: die blijven allemaal op naam van de koper, zoals voorheen. Reeds geregistreerde inschrijvingen blijven ongewijzigd.
Ingeschrevenen opvolgen
Binnen het evenement toont het tabblad Inschrijvingen in realtime iedereen die is ingeschreven.
- De betaalstatus wordt aangegeven (betaald, gratis).
- De ticketcode en de categorie verschijnen voor elke ingeschrevene.
- U kunt de lijst en de aanwezigheidslijst als PDF exporteren.
Een ticket terugbetalen
Iemand haakt af, het evenement wordt uitgesteld, een categorie is aan het verkeerde tarief aangerekend: de terugbetaling gebeurt vanuit de console, en niet vanuit uw betaaltool.
- Open het evenement, tabblad Inschrijvingen.
- Klik op de regel van die persoon op Terugbetalen.
- Laat het bedrag leeg om alles terug te geven, of vul een bedrag in voor een gedeeltelijke terugbetaling.
- Schrijf de reden op: die blijft aan de inschrijving hangen en verschijnt in uw boekhouding.
Het geld vertrekt van de rekening van uw kerk en gaat terug naar de koper. Onze commissie krijgt u naar rato terug van wat u teruggeeft: de helft van het ticket terugbetalen geeft u de helft van de commissie terug.
Er verschijnen twee regels in uw boekhouding, en niet één: de uitgave voor het teruggegeven bedrag, en de commissie die naar u terugkomt. Daardoor blijft uw proefbalans juist zonder ook maar één handmatige boeking.
Let op: een inschrijving annuleren betaalt haar niet terug. Dat zijn twee aparte handelingen, in de volgorde die u verkiest. Een geannuleerde inschrijving blijft terugbetaalbaar zolang het ticket betaald was.
Een ticket kan in schijven meerdere keren worden terugbetaald, tot het bedrag dat betaald is. De lijst toont het reeds teruggegeven totaal onder het ticketbedrag, en de knop verdwijnt zodra het ticket volledig is terugbetaald.
De toegang valideren op de dag
Met het tabblad Check-in controleert u de tickets aan de deur.
- Open het tabblad Check-in in het evenement.
- Typ of scan de ticketcode.
- Valideer: de naam en de categorie verschijnen als het ticket geldig is.
Een reeds gevalideerd ticket wordt gemarkeerd om dubbels te vermijden, en een onbekende code wordt geweigerd. De check-instatistieken worden live bijgewerkt.
Waarschuwing: een ticket kan maar één keer worden gevalideerd. Als het systeem "al ingecheckt" meldt, is die persoon al binnengekomen met deze code.