Zodra de inschrijvingen open zijn, verzamelt elk evenement zijn deelnemers op één plek. Vanaf de fiche van het evenement ziet u wie zich heeft ingeschreven, checkt u mensen in aan de deur en drukt u de lijsten af die u nodig hebt. Zo werkt het.
De lijst met ingeschrevenen openen
- Open Evenementen en klik op het evenement om de fiche te tonen.
- Klik bovenaan de fiche op het tabblad Ingeschrevenen (het aantal staat tussen haakjes).
- De lijst wordt geladen: elke persoon verschijnt met naam, e-mailadres, eventuele ticketcategorie en status.
Voor elke ingeschrevene ziet u in één oogopslag of die al is ingecheckt, op betaling wacht of op de wachtlijst staat. Als u bij de inschrijving een vraagveld had ingeschakeld (voeding, vervoer, enz.), verschijnt het antwoord onder de naam.
Opmerking: een evenement kan ook mensen van buiten de kerk ontvangen, niet alleen uw leden. Iedereen verschijnt in dezelfde lijst.
Handmatig een ingeschrevene toevoegen
Sommige mensen schrijven zich ter plaatse of telefonisch in. U kunt hen zelf toevoegen zonder de openbare pagina te gebruiken.
- Klik in het tabblad Ingeschrevenen op Inschrijven.
- Vul de voornaam en achternaam in (verplicht) en daarna het e-mailadres en telefoonnummer als u die hebt.
- Bevestig: de persoon staat meteen op de lijst.
Tip: deze knop verschijnt alleen als inschrijving is ingeschakeld voor het evenement. Ziet u hem niet, open dan eerst de inschrijvingen in de instellingen van het evenement.
Aanwezigen inchecken
Op de dag van het evenement gebruikt u het tabblad Check-in om aankomsten aan de deur te bevestigen.
- Open het tabblad Check-in.
- Typ (of scan) de ticketcode, in de vorm
EVT-XXXX-XXXX-XXXX, en bevestig. - Een bericht bevestigt de toegang:
| Resultaat | Betekenis |
|---|---|
| Gevalideerd | De persoon wordt toegelaten en de naam verschijnt. |
| Al ingecheckt | Het ticket is al gebruikt om binnen te gaan. |
| Ongeldig | De code hoort bij geen enkele ingeschrevene. |
Het veld wordt na elke bevestiging leeggemaakt zodat u aankomsten snel kunt afhandelen. Onderaan het tabblad toont een teller in realtime hoeveel mensen zijn ingeschreven, al ingecheckt en aan het wachten zijn.
Waarschuwing: het inchecken is definitief voor een bepaald ticket. Dezelfde code kan niet twee keer worden gevalideerd, wat dubbele toegang aan de deur voorkomt.
De lijst als PDF exporteren
U kunt vanuit het tabblad Ingeschrevenen twee documenten afdrukken, in de kleuren van uw kerk.
- Zoek in het tabblad Ingeschrevenen de exportknoppen boven de lijst.
- Kies het document:
- Inschrijvingslijst: het volledige overzicht van de deelnemers.
- Aftekenlijst: een aankruislijst, handig voor het onthaal zonder scherm.
- De PDF wordt op uw apparaat aangemaakt, klaar om af te drukken of te delen.
Opmerking: de PDF-export hangt af van uw abonnement. Verschijnen de knoppen niet, dan is de functie niet inbegrepen in uw huidige abonnement.
Een herinnering naar een groep sturen
"Nog drie dagen", "uw betaling is niet aangekomen", "de parking aan de straatkant is gesloten". Vandaag vertrekken die berichten vanuit een persoonlijke mailbox, met adressen in een "bcc"-veld, wat uw deelnemerslijst blootstelt aan de eerste "allen beantwoorden".
- Open het tabblad Inschrijvingen.
- Klik op Herinnering sturen en kies wie het bericht krijgt.
- Schrijf het onderwerp en de tekst, en verstuur.
| Groep | Wie het ontvangt |
|---|---|
| Betaling in afwachting | Zij van wie het ticket niet betaald is. |
| Nog niet binnen | Bevestigde inschrijvingen die niet door de deur zijn gekomen. |
| Wachtlijst | Zij die wachten tot er een plaats vrijkomt. |
| Alle inschrijvingen | Iedereen, behalve de annuleringen. |
Note: u kiest een CRITERIUM, nooit een lijst met adressen. De server leidt de ontvangers af, en die horen noodzakelijk bij dit evenement. Geannuleerde inschrijvingen krijgen nooit een herinnering: die mensen hebben nee gezegd.
Het bericht vertrekt in naam van uw kerk, in de taal van elke ontvanger, en een antwoord komt aan op het contactadres van de kerk. In het logboek verschijnt één regel voor de hele verzending.
Een ticket aan iemand anders overdragen
Iemand kan niet meer komen en geeft zijn plaats aan een vriend. Zonder deze functie moet u annuleren en opnieuw inschrijven, wat de betaling, de plaats en de sessie verliest, en de plaats ondertussen terug in verkoop zet.
- Klik in de inschrijvingslijst op Overdragen bij de betrokken regel.
- Vul de naam van de nieuwe houder in, en zijn e-mail als u die hebt.
- Bevestig.
Wat verandert: de naam, de e-mail, het telefoonnummer. Wat niet verandert: de betaling, de genummerde plaats, de sessie, de ticketcategorie.
Note: er wordt een nieuwe ticketcode aangemaakt en naar de nieuwe houder gestuurd. De oude werkt niet meer. Dat is nodig: de vorige houder kreeg zijn code per e-mail, en die geldig laten zou twee mensen met hetzelfde ticket laten opdagen, waarbij de eerste binnen mag.
Een reeds gescand ticket kan niet worden overgedragen: de persoon is binnen, er is geen plaats meer te geven.