Een affiche doet mensen komen. De naam van een uitgenodigde voorganger, zijn of haar foto en het onderwerp dat behandeld wordt, wegen zwaarder dan een evenementbeschrijving, en ze zijn zichtbaar lang voordat het uurschema geschreven is.
Een sprekersfiche aanmaken
Een fiche maakt u één keer aan en zal volgend jaar opnieuw dienen. Dat vervangt de naam die elk jaar opnieuw wordt ingetypt, telkens net iets anders.
- Open het evenement, tabblad Sprekers.
- Klik onder Het bestand van uw kerk op Nieuwe fiche.
- De weergegeven naam is het enige verplichte veld. Het is de naam op de affiche, niet die op het identiteitsbewijs: schrijf hem zoals het publiek hem zal lezen.
- Voeg de foto, de titel, de eigen kerk, de stad en enkele regels biografie toe.
Let op: de foto en de biografie zijn openbaar. Ze verschijnen op de evenementpagina, die iedereen kan openen. Zet er niets in wat de persoon niet getoond wil zien.
Iemand aankondigen op een evenement
Een fiche aanmaken kondigt niets aan. Dat zijn twee aparte handelingen, en dat is bewust: dezelfde persoon spreekt op meerdere evenementen zonder opnieuw te worden ingetypt.
- Klik in het tabblad Sprekers op Iemand aankondigen.
- Kies de fiche en daarna de rol: hoofdspreker, spreker, moderator, aanbidding of presentatie.
- Heeft het evenement sessies, geef dan aan welke. Laat op het hele evenement staan als iemand meermaals spreekt.
- Het onderwerp is handig zolang het programma niet geschreven is: het zegt wat de persoon komt behandelen.
De hoofdspreker wordt op de openbare pagina aangeduid. De andere rollen blijven stil, want een lijst waarin iedereen een etiket draagt, zegt niet langer wie het evenement draagt.
Met de pijlen op elke regel zet u iemand hoger of lager: de volgorde van de affiche is een keuze, geen automatische sortering.
Het programma van elke dag
Een evenement had één programma. Een driedaagse conferentie heeft er drie, en dat is wat de sessies nu mogelijk maken.
- Schrijf uw programma's in de module Programma's, zoals gewoonlijk.
- Open in het evenement, tabblad Sessies, een sessie en kies haar programma.
- Herhaal dit voor elke dag.
Op de openbare pagina verschijnt elke dag in een eigen ingeklapt blok. Er opent er telkens maar één: drie dagen tegelijk opengeklapt zou op een telefoon een eindeloze pagina geven.
Let op: het programma wordt alleen gepubliceerd als u programma openbaar maken hebt aangevinkt op het evenement. Zonder dat vinkje blijven uw werkschema's intern.
Een spreker aan een programmapunt koppelen
In de module Programma's kan elke regel van het programma een spreker uit uw bestand aanwijzen in plaats van een met de hand ingetypte naam. Zijn of haar foto en titel verschijnen dan op de regel.
Vrije tekst blijft mogelijk, en blijft nuttig: het onthaalteam of de jongeren van de zuidcampus zijn geen personen en hoeven geen fiche te worden.
Hebt u uw programma geschreven zonder terug te keren naar de affiche, dan voegt de knop Overnemen uit het programma de daar genoemde sprekers in één keer toe. Er ontstaat nooit een dubbel: alleen wat ontbreekt wordt toegevoegd.
Archiveren in plaats van verwijderen
Een spreker die niet meer terugkomt, wordt gearchiveerd: die verdwijnt uit de keuzelijsten en blijft op de affiches van vroeger staan.
Verwijderen wordt alleen aanvaard als de fiche nooit gebruikt is. Anders weigert het systeem en stelt het archiveren voor, want een reeds gebruikte fiche wissen zou de affiche van vorig jaar leegmaken.