Collectes maandelijks opvolgen

Een collecte is meestal collectief: anders dan de tiende (opgevolgd per lid) is de eenheid van opvolging hier de collecte zelf. Sanctumel geeft u een helder maandelijks overzicht van al uw collectes, zonder rekenblad om zelf bij te houden.

De opvolging openen

1. Ga naar Financiën en klik op Opvolging collectes in de actiebalk van de module, of open rechtstreeks de pagina Collectes.
2. Navigeer van maand tot maand met de pijlen. De knop «Terug naar de huidige maand» brengt u terug naar vandaag.

Wat de pagina toont

1. Maandtotaal: de som van alle collectes, met de evolutie ten opzichte van de vorige maand.
2. Collectes: het aantal collecteboekingen van de maand.
3. Gemiddelde per collecte: om uitzonderlijke diensten in één oogopslag te herkennen.
4. Online (Pay): het aandeel collectes ontvangen via de online betaallink.
5. Trend 12 maanden: minigrafiek met de evolutie over het lopende jaar.
6. Verdelingen: per betaalwijze (contant, overschrijving, kaart...) en, als de kerk die inzamelt, de verdeling tussen de dienst voor volwassenen en de zondagsschool, met bedragen en percentages.

De tabel van de collectes

Elke rij is een collecte: datum, omschrijving (bv. «Zondagochtenddienst»), toegewezen fonds, betaalwijze, bron (online of handmatig) en bedrag. Klik op een kolomkop om te sorteren, zoals in Excel. De filters boven de tabel filteren per betaalwijze.

Volwassenen en zondagsschool: twee collectes, één zondag

Veel kerken zamelen op dezelfde dag twee aparte collectes in: die van de dienst voor volwassenen en die van de zondagsschool, die in de praktijk als een aparte kas werkt. Sanctumel houdt ze netjes uit elkaar:

1. Kies bij het invoeren gewoon Dienst volwassenen of Zondagsschool. Verder niets in te stellen: de keuze plaatst de boeking in de juiste kas.
2. Zodra er een collecte van de zondagsschool bestaat, toont de pagina filters per dienst (Alle / Dienst volwassenen / Zondagsschool) en een kaart met de maandverdeling tussen beide.
3. In Uitgaven en uitbetalingen heeft de bron «Offerande zondagsschool» een eigen kaskaart: inkomsten, uitgaven en beschikbaar saldo. Een uitgave van de zondagsschool (materiaal, versnaperingen, beloningen...) wordt op die bron geboekt, en het is onmogelijk meer uit te geven dan wat die kas bevat.
4. De rapporten en de algemene PDF tonen de lijn «Offerande zondagsschool» apart van de collectes van de volwassenen.

De historiek blijft ongemoeid: alle reeds ingevoerde collectes blijven meetellen bij de dienst voor volwassenen zolang ze niet de categorie zondagsschool dragen.

Een collecte in enkele seconden invoeren

1. Klik op Collecte invoeren (voorbehouden aan rollen die boekingen mogen aanmaken).
2. Vul de datum, het bedrag en de betaalwijze in, en desgewenst de categorie, het toegewezen fonds en een omschrijving.
3. Sla op: de collecte komt in het grootboek zoals elke boeking (zelfde regels, zelfde auditlogboek) en verschijnt onmiddellijk in de opvolging.

Voor een meer gedetailleerde invoer (gever op naam, bewijsstuk...) gebruikt u «Nieuwe transactie» op de pagina Financiën: elke boeking van het type Collecte verschijnt in deze opvolging, waar ze ook werd ingevoerd.

Betaallink collecte

De knop Betaallink collecte kopieert een rechtstreekse link naar het giftenportaal van uw kerk, met de categorie «Collecte» al geselecteerd. Deel hem op het projectiescherm, in WhatsApp of in het kerkblad: elke online gift komt automatisch in deze opvolging terecht, gemarkeerd «Online».

Afdrukken en exporteren

• Afdrukken (PDF): genummerde lijst van de collectes, briefhoofd van de kerk, verdelingen per betaalwijze en categorie - in de taal van de kerk.
• Excel-export (CSV): dezelfde tabel, klaar om te openen in Excel of Google Sheets.

Let op: deze informatie is gevoelig. Alleen rollen met toegang tot Financiën zien deze pagina.

En het tellen van contant geld?

Voor contante collectes die na de dienst met vier ogen worden geteld, gebruikt u de module Geldtelling: eenmaal gevalideerd, maakt de telling de boekhoudkundige boeking aan, die hier automatisch verschijnt.