Met bijdragen volgt u de vaste giften van uw leden, campagne per campagne: maandelijkse tiende, een bouwproject, een jaarlijkse toezegging. Elke campagne toont het ingezamelde bedrag, de voortgang richting het doel en - lid per lid - wie heeft gegeven en wie achterloopt. Zo werkt het.
Een campagne aanmaken
- Open Financiën en daarna Bijdragen.
- Klik op Nieuwe campagne.
- Vul de naam in (bijvoorbeeld "Maandelijkse bijdrage 2026") en, als u wilt, een omschrijving.
- Voeg een totaaldoel en/of een maanddoel toe, kies de valuta en de startdatum.
- Kies een kleur zodat u de campagne in één oogopslag herkent.
- Vink Fiscaal attest aan als de betalingen recht geven op een attest en bewaar.
Opmerking: het doel is optioneel. Zonder doel blijft de campagne open en toont ze enkel het lopende totaal, zonder voortgangsbalk.
Een betaling registreren
Bijdragen die u contant, per overschrijving of per cheque ontvangt, voert u handmatig in:
- Open de betreffende campagne en klik op Een betaling registreren.
- Kies het lid, vul het bedrag en de datum in.
- Selecteer de betaalwijze: contant, overschrijving, cheque of andere.
- Voeg zo nodig een notitie toe en bewaar.
Tip: gebruik Bewaren en nieuw om meerdere betalingen na elkaar te registreren zonder het venster te sluiten, bijvoorbeeld na een collecte. Het lid en het bedrag worden gewist, de datum blijft behouden.
Zie wie bij is of achterloopt
Klik op een campagne: haar detailpagina opent, met de kop, de voortgang, de maandelijkse polsslag en de sectie met de categorieën. Lager toont de tabel de leden. Sinds september 2026 opent ze één maand tegelijk, zoals de tienden: één rij per lid, en meteen het essentiële.
| Kolom | Wat ze toont |
|---|---|
| Lid | De naam - klik erop om de fiche te openen |
| Toezegging | De categorie en het beloofde bedrag per maand (of "Niet ingeschreven", "Toezegging gestopt") |
| De getoonde maand | De status van de maand: betaald, gedeeltelijk ("60 € van 100 €"), verschuldigd, gepauzeerd, vooruitbetaald |
| Betaald | Het bedrag waarmee die maand gedekt is |
| Achterstand | Wat vandaag nog in te halen is, alle maanden samen, en het aantal maanden |
| Laatste 12 maanden | Een kleine gekleurde strook: het jaar in één oogopslag |
Door de tijd bewegen:
- de pijlen ‹ › wisselen van maand; de pagina opent op de huidige maand (of op de laatste maand van een afgesloten campagne) en schuift elke maand vanzelf door;
- Naar maand… springt meteen naar elke gewenste maand, van de eerste activiteit van de campagne tot de laatste maand die een lid al vooruit heeft betaald;
- niets gaat verloren als de maand omslaat: de kolom Achterstand telt alle verstreken maanden op. Een verstreken maand verschijnt zoals ze er vandaag voor staat: een late betaling in oktober kleurt september groen;
- een komende maand toont alleen de vooruitbetalingen.
Werken zoals in Excel:
- klik op een rij om ze te kiezen (ze krijgt een gouden rand en is tot het einde te volgen), Shift om een reeks te kiezen, Ctrl (of Cmd) om er een toe te voegen; de pijltjestoetsen gaan op en neer, Enter opent de fiche, Escape wist de selectie;
- filter met één klik: Alle · In orde · Achterstand · Gepauzeerd · Niet ingeschreven, met tellers; zoek een naam;
- sorteer op naam, toezegging, betaald of achterstand met één klik op een kop;
- stuur de geselecteerden hun pdf-overzicht per e-mail in één gebaar; Excel exporteert de maand (of de selectie);
- de knop op elke rij voert een betaling in voor wie achterloopt, of opent zijn fiche.
Liever de twaalf maanden naast elkaar? De knop 12 maanden, boven de tabel, toont het Register zoals u het kent (cellen per maand, vastgezette kolommen, dichtheden, volledig scherm, vier pijlen om door de tijd te reizen). De kleuren zeggen alles in één oogopslag: groen = betaald, oranje = gedeeltelijk, rood = verschuldigd, grijs = pauze, blauw = voorschot.
De fiche van een lid
Een klik op een naam opent zijn fiche, in een venster:
- zijn volledige geschiedenis, jaar per jaar (pijlen ‹ 2025 · 2026 ›), van de eerste maand van zijn toezegging tot de laatste vooruitbetaalde maand - niet alleen twaalf maanden. Elk vak toont wat gedekt is van wat verschuldigd was; een potlood markeert de maanden waarin een betaling werd ingevoerd;
- zijn betalingen voor deze campagne, met bij elke betaling de maanden die ze dekt. Klik op een vak van de geschiedenis: de lijst houdt alleen de betalingen over die die maand dekken - u corrigeert de juiste, zonder te raden;
- zijn overzicht (afdrukken of e-mail), zijn betaallink, en zijn toezegging: de geschiedenis van de bedragen, het bedrag wijzigen, pauzeren, hervatten, stoppen.
Een betaling corrigeren
Vanuit de fiche van een lid heeft elke betaling twee knoppen. Twee handelingen, voor twee soorten fouten:
- De maand wijzigen: de betaling klopt, ze is alleen aan de verkeerde maand gekoppeld. De boeking wordt ter plekke aangepast, met een spoor in het auditlogboek. De achterstand verandert niet: betalingen vullen altijd eerst de oudste verschuldigde maanden - de fiche herinnert eraan, zodat niemand een betaling verplaatst in de veronderstelling dat hij zo een bepaalde maand aanzuivert.
- Het bedrag corrigeren: de ingevoerde som is fout. Vóór het bevestigen toont de fiche de achterstand die zal overblijven ("Achterstand na correctie: 40 € (vandaag 90 €)"). De oorspronkelijke boeking wordt geannuleerd en blijft zichtbaar, doorgestreept, met de reden die u typt (minstens 10 tekens); een gekoppelde gecorrigeerde boeking vervangt ze, met dezelfde referentie en dezelfde omschrijving.
Een online betaling wordt hier niet gecorrigeerd (ze komt van de betaalprovider). In het Register (12 maanden) opent een cel met een bedrag nog altijd haar betalingen, met dezelfde twee handelingen. In beide gevallen worden de verdeling, de achterstanden, de totalen en het rapport per categorie meteen herberekend.
Opmerking: deze handelingen vereisen het bewerkingsrecht in financiën. Een lezer ziet de betalingen, niet de knoppen.
Herinneren met een betaallink
U kunt leden uitnodigen om online bij te dragen via een persoonlijke betaallink, verstuurd per e-mail:
- Klik in het campagnedetail op Link versturen.
- Tabblad Eén lid: kies de persoon en stuur hem of haar de link.
- Tabblad Abonnees: voeg de leden toe die zich hebben geëngageerd (met een optioneel toegezegd bedrag) en stuur de link naar de hele groep met één klik.
Waarschuwing: een lid zonder e-mailadres kan geen link ontvangen. De abonneelijst markeert deze gevallen zodat u ze op een andere manier kunt behandelen (een handmatig geregistreerde betaling).
Herinneringen automatisch versturen
Een campagne kan haar betaallink zelf versturen, op een vast interval:
- Zet bij het aanmaken of bewerken van de campagne het automatisch versturen aan.
- Kies de frequentie (maandelijks of wekelijks) en de dag van verzending.
Zodra dit aan staat, ontvangt elke abonnee zijn link op de geplande dag, zonder verdere tussenkomst van u.
Het rapport afdrukken
Vanuit het detail van een campagne genereert de knop Rapport een document op het briefpapier van uw kerk: totaal ingezameld, voortgang en detail per lid. Ideaal voor een ledenvergadering of een raad.
Achterstanden en inhalen (automatische toerekening)
Wanneer een campagne een maandbedrag heeft (belofte van het lid of maanddoel), berekent Sanctumel automatisch ieders situatie: beloofd bedrag × verstreken maanden − totaal betaald, alle kanalen samen (contant, overschrijving, online).
- Minder betalen: 10 € betalen op een bijdrage van 20 € laat een achterstand van 10 € - zichtbaar in de kolom Achterstand van de tabel en in de fiche van het lid.
- Meer betalen: 100 € betalen bij 20 €/maand wist de achterstand en dekt de volgende maanden (5 maanden in totaal). Betalingen worden altijd toegerekend van de oudste naar de recentste maand.
- Meerdere kanalen, dezelfde maand: 10 € contant + 10 € online voor dezelfde maand vullen die maand gewoon aan - alleen de som telt.
- Op zijn persoonlijke link ziet het lid zijn situatie («Achterstand: 3 maanden - 60 €») met knoppen «1 maand betalen» en «Alles inhalen», plus een voorbeeld van wat het ingevoerde bedrag dekt.
- Bij een handmatige betaling geeft de penningmeester de betrokken maand aan (informatief: het saldo wordt altijd op de som berekend).
Categorieën en inschrijvingen
Sommige kerken organiseren de bijdrage per categorie: sommigen geven 100 €, anderen 50 €, anderen 10 €. Sanctumel beheert dit met categorieën:
- Maak de categorieën aan in het campagnedetail (bv. «Bouwer 100 €», «Steun 50 €», «Lid 10 €»). Een vrij bedrag blijft altijd mogelijk.
- Schrijf leden in: elk lid schrijft zich in op een categorie (of een vrij bedrag) vanaf een startmaand - ook in het verleden om een bestaande opvolging over te nemen.
- Van categorie veranderen: het nieuwe bedrag geldt vanaf de gekozen ingangsmaand. Het verleden wordt nooit herschreven: de achterstand van maart wordt altijd berekend met het bedrag beloofd in maart.
- Pauze en stopzetting: een gepauzeerde inschrijving is niets verschuldigd tijdens de pauze; een stopgezette inschrijving is niets meer verschuldigd voor de toekomst, maar de achterstand uit het verleden blijft zichtbaar.
- Rapport per categorie: ingeschrevenen, verwacht, opgehaald, achterstand en invorderingspercentage per categorie - rechtstreeks in het campagnedetail.
- Individueel overzicht: voor elk lid een maandelijkse tabel (betaald / deels / verschuldigd / pauze / vooruit) met PDF-afdruk met briefhoofd van de kerk.
- Overzicht per e-mail: stuur elk lid zijn pdf-overzicht (knop op het individuele overzicht, of gegroepeerde verzending «naar iedereen» / «alleen met achterstand»). Heeft het lid een achterstand en is Sanctumel Pay actief, dan bevat de e-mail een knop «Mijn resterende bijdrage betalen» (bedrag vooraf ingevuld) en de pdf een betaal-QR-code - een persoonlijke eenmalige link. Elke verzending wordt gelogd in Leden, Communicatie.