Met bijdragen volgt u de vaste giften van uw leden, campagne per campagne: maandelijkse tiende, een bouwproject, een jaarlijkse toezegging. Elke campagne toont het ingezamelde bedrag, de voortgang richting het doel en - lid per lid - wie heeft gegeven en wie achterloopt. Zo werkt het.
Een campagne aanmaken
- Open Financiën en daarna Bijdragen.
- Klik op Nieuwe campagne.
- Vul de naam in (bijvoorbeeld "Maandelijkse bijdrage 2026") en, als u wilt, een omschrijving.
- Voeg een totaaldoel en/of een maanddoel toe, kies de valuta en de startdatum.
- Kies een kleur zodat u de campagne in één oogopslag herkent.
- Vink Fiscaal attest aan als de betalingen recht geven op een attest en bewaar.
Opmerking: het doel is optioneel. Zonder doel blijft de campagne open en toont ze enkel het lopende totaal, zonder voortgangsbalk.
Een betaling registreren
Bijdragen die u contant, per overschrijving of per cheque ontvangt, voert u handmatig in:
- Open de betreffende campagne en klik op Een betaling registreren.
- Kies het lid, vul het bedrag en de datum in.
- Selecteer de betaalwijze: contant, overschrijving, cheque of andere.
- Voeg zo nodig een notitie toe en bewaar.
Tip: gebruik Bewaren en nieuw om meerdere betalingen na elkaar te registreren zonder het venster te sluiten, bijvoorbeeld na een collecte. Het lid en het bedrag worden gewist, de datum blijft behouden.
Zie wie bij is of achterloopt
Klik op een campagne: de detailpagina opent (geen pop-up meer). Daar vindt u:
| Element | Wat het u toont |
|---|---|
| Overzichtskaarten | Totaal opgehaald, aantal bijdragers, betalingen en ingeschrevenen |
| Categorieën en inschrijvingen | Wie zich voor welk bedrag engageerde, en de invordering per categorie |
| Achterstanden | De situatie van elk lid: beloofd, verwacht, betaald, achterstand |
| Klassement | De leden, van grootste naar kleinste bijdrager |
| Tabel maand per lid | Eén cel per maand en per lid, gevuld met het bedrag toegerekend aan die maand |
De maandtabel volgt dezelfde logica als het individuele overzicht: een betaling van 100 op 20/maand vult 5 cellen van 20, van de oudste naar de recentste maand - nooit één globaal blok in de betaalmaand. De kleuren zeggen alles in één oogopslag: groen = betaald, oranje = gedeeltelijk, rood = verschuldigd, grijs = pauze, blauw = voorschot.
Een betaling corrigeren
Elke cel van de maandtabel die een bedrag draagt is klikbaar: ze opent de individuele betalingen van het lid voor die maand. Daar worden invoerfouten hersteld, op het niveau van de precieze boeking - nooit op een samengetelde som. Twee handelingen, voor twee soorten fouten:
- De maand wijzigen waarvoor ze telt: de betaling klopt, ze telt alleen voor de verkeerde maand. De boeking wordt ter plekke aangepast, met een spoor in het auditlogboek - niets wordt geannuleerd, het geld is niet bewogen.
- Het bedrag corrigeren: de ingevoerde som is fout. De oorspronkelijke boeking wordt geannuleerd en blijft zichtbaar, doorgestreept, met de reden die u typt (minstens 10 tekens); een gekoppelde gecorrigeerde boeking vervangt ze. Dat is de boekhoudregel: een bedrag wordt nooit stilzwijgend bijgewerkt.
In beide gevallen worden de verdeling maand per maand, de schulden, de totalen en het rapport per schijf meteen herberekend.
Opmerking: deze handelingen vereisen het bewerkingsrecht in financiën. Een lezer ziet de betalingen, niet de knoppen.
Herinneren met een betaallink
U kunt leden uitnodigen om online bij te dragen via een persoonlijke betaallink, verstuurd per e-mail:
- Klik in het campagnedetail op Link versturen.
- Tabblad Eén lid: kies de persoon en stuur hem of haar de link.
- Tabblad Abonnees: voeg de leden toe die zich hebben geëngageerd (met een optioneel toegezegd bedrag) en stuur de link naar de hele groep met één klik.
Waarschuwing: een lid zonder e-mailadres kan geen link ontvangen. De abonneelijst markeert deze gevallen zodat u ze op een andere manier kunt behandelen (een handmatig geregistreerde betaling).
Herinneringen automatisch versturen
Een campagne kan haar betaallink zelf versturen, op een vast interval:
- Zet bij het aanmaken of bewerken van de campagne het automatisch versturen aan.
- Kies de frequentie (maandelijks of wekelijks) en de dag van verzending.
Zodra dit aan staat, ontvangt elke abonnee zijn link op de geplande dag, zonder verdere tussenkomst van u.
Het rapport afdrukken
Vanuit het detail van een campagne genereert de knop Rapport een document op het briefpapier van uw kerk: totaal ingezameld, voortgang en detail per lid. Ideaal voor een ledenvergadering of een raad.
Achterstanden en inhalen (automatische toerekening)
Wanneer een campagne een maandbedrag heeft (belofte van het lid of maanddoel), berekent Sanctumel automatisch ieders situatie: beloofd bedrag × verstreken maanden − totaal betaald, alle kanalen samen (contant, overschrijving, online).
- Minder betalen: 10 € betalen op een bijdrage van 20 € laat een achterstand van 10 € - zichtbaar in de sectie «Achterstanden» van het campagnedetail.
- Meer betalen: 100 € betalen bij 20 €/maand wist de achterstand en dekt de volgende maanden (5 maanden in totaal). Betalingen worden altijd toegerekend van de oudste naar de recentste maand.
- Meerdere kanalen, dezelfde maand: 10 € contant + 10 € online voor dezelfde maand vullen die maand gewoon aan - alleen de som telt.
- Op zijn persoonlijke link ziet het lid zijn situatie («Achterstand: 3 maanden - 60 €») met knoppen «1 maand betalen» en «Alles inhalen», plus een voorbeeld van wat het ingevoerde bedrag dekt.
- Bij een handmatige betaling geeft de penningmeester de betrokken maand aan (informatief: het saldo wordt altijd op de som berekend).
Categorieën en inschrijvingen
Sommige kerken organiseren de bijdrage per categorie: sommigen geven 100 €, anderen 50 €, anderen 10 €. Sanctumel beheert dit met categorieën:
- Maak de categorieën aan in het campagnedetail (bv. «Bouwer 100 €», «Steun 50 €», «Lid 10 €»). Een vrij bedrag blijft altijd mogelijk.
- Schrijf leden in: elk lid schrijft zich in op een categorie (of een vrij bedrag) vanaf een startmaand - ook in het verleden om een bestaande opvolging over te nemen.
- Van categorie veranderen: het nieuwe bedrag geldt vanaf de gekozen ingangsmaand. Het verleden wordt nooit herschreven: de achterstand van maart wordt altijd berekend met het bedrag beloofd in maart.
- Pauze en stopzetting: een gepauzeerde inschrijving is niets verschuldigd tijdens de pauze; een stopgezette inschrijving is niets meer verschuldigd voor de toekomst, maar de achterstand uit het verleden blijft zichtbaar.
- Rapport per categorie: ingeschrevenen, verwacht, opgehaald, achterstand en invorderingspercentage per categorie - rechtstreeks in het campagnedetail.
- Individueel overzicht: voor elk lid een maandelijkse tabel (betaald / deels / verschuldigd / pauze / vooruit) met PDF-afdruk met briefhoofd van de kerk.
- Overzicht per e-mail: stuur elk lid zijn pdf-overzicht (knop op het individuele overzicht, of gegroepeerde verzending «naar iedereen» / «alleen met achterstand»). Heeft het lid een achterstand en is Sanctumel Pay actief, dan bevat de e-mail een knop «Mijn resterende bijdrage betalen» (bedrag vooraf ingevuld) en de pdf een betaal-QR-code - een persoonlijke eenmalige link. Elke verzending wordt gelogd in Leden, Communicatie.