Elke verrichting die je in Financiën invoert, wordt ingedeeld en vervolgens automatisch in je boekhouding geboekt, zonder dubbele invoer. Of het bedrag nu van een online gift of van een handmatige invoer komt, het komt in hetzelfde grootboek terecht en werkt je totalen in real time bij. Zo werken categorieën en de opvolging per categorie.
Inkomsten en uitgaven begrijpen
Elke verrichting is eerst een inkomst of een uitgave. Wanneer je een verrichting aanmaakt, kies je eerst deze aard en daarna een passend voorgedefinieerd type:
| Aard | Beschikbare types |
|---|---|
| Inkomst | Tiende, Collecte, Gift, Zending, Bijdrage, Andere inkomst |
| Uitgave | Algemene uitgave, Huur, Onderhoud, Bouw, Andere uitgave |
Opmerking: deze basistypes zijn afgestemd op het leven van een kerk. Ze zijn altijd beschikbaar, dus je hoeft niets in te stellen om te beginnen.
Een boekhoudcategorie toevoegen
Naast het type kun je elke verrichting koppelen aan een fijnere boekhoudcategorie (bijvoorbeeld "Geluid", "Diaconie", "Elektriciteit"). Dit veld is optioneel, maar maakt je rapporten veel leesbaarder.
- Open Financiën.
- Maak een verrichting aan met Nieuwe verrichting.
- Kies na de aard en het type een categorie uit de lijst.
- De lijst past zich aan: inkomstencategorieën bij een inkomst, uitgavencategorieën bij een uitgave.
Tip: een uitgavencategorie kan ook als basis voor een budget dienen. Zo volg je het geplande en het besteedde bedrag op dezelfde plek.
De ene boekhoudmotor
Sanctumel draait op één boekhoudmotor: zodra een verrichting bevestigd is, wordt ze één keer geboekt en overal weerspiegeld.
- Een online gift die via Sanctumel Pay is geïnd, komt automatisch in het grootboek terecht, gemarkeerd als afkomstig van Pay.
- Een handmatige invoer (contant, overschrijving, cheque) komt in hetzelfde grootboek, gemarkeerd als handmatig.
- De totalen (inkomsten, uitgaven, saldo) worden live herberekend.
Waarschuwing: binnenkomend geld is beschermd. Het kan niet zomaar verwijderd worden: het annuleren vereist een schriftelijke verantwoording en blijft traceerbaar in het logboek. Dat is een waarborg voor nauwkeurigheid, geen hindernis.
Activiteit per categorie opvolgen
Het Financiën-dashboard toont overzichtskaarten (inkomsten, uitgaven, saldo, tienden, collectes, giften). Klik op een kaart om het detail van het bijbehorende type te openen.
- Klik op een kaart, bijvoorbeeld Tienden of Uitgaven.
- De lijst met verrichtingen van dat type opent, elk met zijn categorie.
- Gebruik de zoekfunctie om te filteren op lid, omschrijving, categorie of referentie.
- Het totaal van de selectie verschijnt onderaan.
Elke verrichting in de hoofdtabel toont ook haar categorie, zodat je in één oogopslag ziet waar het geld naartoe gaat.
Het standaard categorieënplan
U hoeft uw categorieën niet zelf te bedenken: Sanctumel levert een standaard categorieënplan voor kerken, precies en klaar voor gebruik, in de taal van uw kerk.
- Nieuwe kerk: de standaardcategorieën worden automatisch aangemaakt bij het eerste bezoek (tiende, offerande, giften, dankoffer, zending, huur & lasten, onderhoud, vervoer, sociale hulp, bankkosten...).
- Bestaande kerk: klik in Nieuwe verrichting op Standaard kerkcategorieën om ze met één klik over te nemen. Er wordt nooit iets gedupliceerd: uw bestaande categorieën blijven ongewijzigd.
- U blijft vrij om op elk moment eigen categorieën toe te voegen, te hernoemen of te verwijderen.
Opmerking: onlinebetalingen worden automatisch aan de bron gecategoriseerd: een winkelverkoop komt in 'Winkelverkoop', een evenementticket in 'Evenementtickets', een onlinetiende in 'Tiende'. Geen vage 'Overige'.
Verkoopkanalen en doorstortingen
Het geld van de Winkel, Tickets, Boeken- en Cursusverkoop wordt kanaal per kanaal opgevolgd:
- Open Financiën, dan Rapporten, tabblad Verkoopkanalen.
- Elk kanaal toont het bruto, de kosten en het netto van de periode, plus het netto totaal, het al doorgestorte en het beschikbare bedrag.
- Klik op Doorstorten om met één klik de overdracht van het kanaalgeld te registreren (naar de centrale kas, een verantwoordelijke, een project). Het bedrag is vooraf ingevuld met het beschikbare saldo.
De doorstorting maakt een uitgave 'Doorstorting...' aan met de datum van vandaag: de inkomsten van het kanaal blijven intact, de uitgave is getraceerd en elk rapport (categorieën, periode, fondsen) blijft correct.
Een categorie bepaalt de rekening
Een categorie is geen gewoon ordeningsetiket. Zij bepaalt de boekhoudkundige rekening waarop de verrichting wordt geboekt, en dus de regel waar die in al uw boeken verschijnt.
Het rekeningschema slaat die brug tussen uw taal ('Geluid', 'Diaconie') en de nummers van uw boekhouder. U stelt het één keer in, bij de start. Zie het rekeningschema.
Tip: vraag u af, voor u een nieuwe categorie aanmaakt, of u die regel ooit apart in een rapport wil zien. Is het antwoord nee, dan volstaat een bestaande categorie. Categorieën vermenigvuldigen maakt het rapport per categorie onleesbaar zonder iets bij te dragen.
Wat er van uw invoer wordt
Zodra de verrichting bevestigd is, ontstaat achter u een boeking in dubbel boekhouden: de categorie geeft de resultatenrekening, de betaalwijze geeft de geldrekening.
| Wat u invoert | De afgeleide boeking |
|---|---|
| Tiende, 100, contant | Debet 571 Kas 100 · Credit 7300 Tienden 100 |
| Huur, 850, overschrijving | Debet 6100 Huur 850 · Credit 550 Bank 850 |
U boekt nooit zelf een debet of een credit. Zie het dagboek om deze boekingen te lezen, de gezondheid van het boek na te gaan en te begrijpen hoe een fout wordt rechtgezet.
Opmerking: wijzigt u de categorie van een reeds geregistreerde verrichting, dan volgt de boeking vanzelf: haar resultatenregel verandert van rekening, en de geldrekening beweegt niet, want die was juist.