Categorieën en boekhouding
Deel je inkomsten en uitgaven in per categorie en laat de boekhoudmotor elke verrichting automatisch registreren.
Elke verrichting die je in Financiën invoert, wordt ingedeeld en vervolgens automatisch in je boekhouding geboekt, zonder dubbele invoer. Of het bedrag nu van een online gift of van een handmatige invoer komt, het komt in hetzelfde grootboek terecht en werkt je totalen in real time bij. Zo werken categorieën en de opvolging per categorie.
Inkomsten en uitgaven begrijpen
Elke verrichting is eerst een inkomst of een uitgave. Wanneer je een verrichting aanmaakt, kies je eerst deze aard en daarna een passend voorgedefinieerd type:
| Aard | Beschikbare types |
|---|---|
| Inkomst | Tiende, Collecte, Gift, Zending, Bijdrage, Andere inkomst |
| Uitgave | Algemene uitgave, Huur, Onderhoud, Bouw, Andere uitgave |
Opmerking: deze basistypes zijn afgestemd op het leven van een kerk. Ze zijn altijd beschikbaar, dus je hoeft niets in te stellen om te beginnen.
Een boekhoudcategorie toevoegen
Naast het type kun je elke verrichting koppelen aan een fijnere boekhoudcategorie (bijvoorbeeld "Geluid", "Diaconie", "Elektriciteit"). Dit veld is optioneel, maar maakt je rapporten veel leesbaarder.
- Open Financiën.
- Maak een verrichting aan met Nieuwe verrichting.
- Kies na de aard en het type een categorie uit de lijst.
- De lijst past zich aan: inkomstencategorieën bij een inkomst, uitgavencategorieën bij een uitgave.
Tip: een uitgavencategorie kan ook als basis voor een budget dienen. Zo volg je het geplande en het besteedde bedrag op dezelfde plek.
De ene boekhoudmotor
Sanctumel draait op één boekhoudmotor: zodra een verrichting bevestigd is, wordt ze één keer geboekt en overal weerspiegeld.
- Een online gift die via Sanctumel Pay is geïnd, komt automatisch in het grootboek terecht, gemarkeerd als afkomstig van Pay.
- Een handmatige invoer (contant, overschrijving, cheque) komt in hetzelfde grootboek, gemarkeerd als handmatig.
- De totalen (inkomsten, uitgaven, saldo) worden live herberekend.
Waarschuwing: binnenkomend geld is beschermd. Het kan niet zomaar verwijderd worden: het annuleren vereist een schriftelijke verantwoording en blijft traceerbaar in het logboek. Dat is een waarborg voor nauwkeurigheid, geen hindernis.
Activiteit per categorie opvolgen
Het Financiën-dashboard toont overzichtskaarten (inkomsten, uitgaven, saldo, tienden, collectes, giften). Klik op een kaart om het detail van het bijbehorende type te openen.
- Klik op een kaart, bijvoorbeeld Tienden of Uitgaven.
- De lijst met verrichtingen van dat type opent, elk met zijn categorie.
- Gebruik de zoekfunctie om te filteren op lid, omschrijving, categorie of referentie.
- Het totaal van de selectie verschijnt onderaan.
Elke verrichting in de hoofdtabel toont ook haar categorie, zodat je in één oogopslag ziet waar het geld naartoe gaat.